Dext vous permet de gérer l'ensemble du cycle de vie de vos devis depuis votre téléphone, de leur création à leur conversion en facture. Vous pouvez créer un devis, le compléter avec vos articles, l'envoyer directement à votre client et, une fois accepté, le transformer en facture.
Avant de créer votre premier devis depuis l'application mobile, assurez-vous que le module de facturation est configuré. Si ce n'est pas encore fait, suivez les étapes décrites dans Configurer le module de facturation dans l'application mobile Dext.
Important : l’application affiche des écrans différents selon la version du module Ventes de votre compte, l’ancienne ou la nouvelle expérience de facturation (bêta). Vous pouvez passer de l’une à l’autre depuis l’application web Dext.
Pour en savoir plus, consultez Utiliser le module Ventes dans Dext
Créer un devis
Pour créer un devis dans l'application mobile Dext, ouvrez l'écran Nouveau devis, puis ajoutez un client et les articles à facturer.
Ouvrir l'écran Nouveau devis
Selon la version du module Ventes de votre compte, ouvrez l'écran Nouveau devis par l'un des deux chemins suivants :
Nouvelle version du module Ventes : appuyez sur Ventes dans la barre de navigation, puis sur Créer. Dans le menu Créer, appuyez sur Devis.
Ancienne version du module Ventes : appuyez sur Devis dans la barre de navigation, puis sur Créer.
Les dates du devis et d'expiration sont préremplies. Pour les modifier, appuyez sur Date du devis ou Date d'expiration, puis choisissez la date dans le calendrier.
Note : La date d'expiration définit jusqu'à quand votre devis peut être accepté. Une fois cette date dépassée, le statut du devis passe automatiquement à Expiré.
Ajouter un client
Pour ajouter un client au devis :
Appuyez sur Client.
Appuyez sur le nom d'un client existant pour le sélectionner.
Pour créer un client :
Appuyez sur + en haut de l'écran. Si la barre de recherche est ouverte, appuyez d'abord sur × pour la fermer. Vous pouvez aussi saisir son nom dans la recherche, puis appuyer sur + Ajouter. Si la liste est vide, appuyez sur Ajouter un client.
Dans l'écran Informations sur le client, renseignez les informations du client.
Appuyez sur Créer.
Note : Pour importer et gérer votre liste de clients, utilisez l'application web Dext.
Ajouter un produit ou un service
Pour ajouter un article au devis :
Appuyez sur Ajouter un article dans la section Articles. L'écran Ligne comptable s'ouvre.
Appuyez sur Produit/service, puis sur le nom d'un produit ou d'un service existant pour le sélectionner.
Complétez les champs de la ligne : Description, Quantité, Prix unitaire (HT), TVA (%), Remise (%) (facultatif).
Appuyez sur Enregistrer.
Pour créer un produit ou un service :
Appuyez sur + en haut de l'écran. Si la barre de recherche est ouverte, appuyez d'abord sur × pour la fermer. Vous pouvez aussi saisir son nom dans la recherche, puis appuyer sur + Ajouter. Si la liste est vide, appuyez sur Ajouter un Produit/Service.
Renseignez la Référence, le Nom, le Type (Vente de marchandises ou Prestation de service), la Description, le Prix unitaire, la TVA et le Compte de produits.
Appuyez sur Créer.
Appuyez de nouveau sur Ajouter un article pour ajouter d'autres lignes.
Note : Pour gérer votre catalogue de produits et services, utilisez l'application web Dext.
Ajouter des notes ou mentions particulières
Pour ajouter des précisions ou des conditions particulières, saisissez-les dans l'encart Notes / commentaires.
Pour que des notes ou des mentions apparaissent sur tous vos documents de vente, configurez-les dans les paramètres de facturation de l'application web Dext. Pour en savoir plus, consultez Configurer les mentions obligatoires et particulières des factures de vente
Enregistrer ou envoyer un devis
Un devis complété peut être enregistré en brouillon ou partagé avec votre client.
Enregistrer un brouillon
Pour enregistrer un devis sans l'envoyer, appuyez sur Enregistrer. Le devis passe alors au statut Brouillon. Vous pouvez le retrouver et le modifier à tout moment depuis l'onglet Devis.
Partager un devis
Pour partager un devis avec votre client, ouvrez l'écran Partager un devis, puis choisissez comment l'envoyer.
Appuyez sur Partager depuis l'écran Nouveau devis. Pour un brouillon existant, ouvrez-le, appuyez sur ⋮ en haut à droite, puis sur Partager.
Choisissez l'une des deux options proposées :
Envoyer via Dext : Dext envoie le devis par e-mail à l'adresse de votre choix.
Télécharger la facture au format PDF : vous téléchargez le PDF et le partagez avec votre client par un autre moyen.
Un message vous rappelle que le statut du devis passera à En attente après l'envoi, et indique la date limite de réponse du client.
Pour envoyer le devis par e-mail, sélectionnez Envoyer via Dext, puis appuyez sur Partager pour ouvrir l'écran Envoyer un devis. Renseignez les champs suivants :
Adresse e-mail : l'adresse du destinataire.
Objet : l'objet de l'e-mail, prérempli automatiquement.
Envoyez-moi une copie : activez cette option pour recevoir une copie à votre propre adresse e-mail.
L'Aperçu de l'e-mail affiche le message envoyé au client. Appuyez sur Envoyer un devis pour envoyer le devis. Le statut du devis passe automatiquement à En attente.
Le client reçoit un e-mail avec le bouton Voir le devis. Il ouvre le devis en ligne, sans se connecter à Dext, puis peut :
Accepter le devis : le statut passe à Accepté dans Dext.
Rejeter le devis : le client peut indiquer le Motif du rejet dans la fenêtre qui s'ouvre (facultatif), puis appuie sur Rejeter. Le statut passe à Rejeté dans Dext.
Le commentaire du client est visible dans l'onglet Historique du devis, et vous recevez une notification par e-mail à l'adresse associée à votre compte Dext.
Suivre le statut d'un devis
Le statut d'un devis reflète son avancement. Dext le met à jour automatiquement, mais vous pouvez aussi le modifier manuellement.
Statuts disponibles
Un devis peut avoir les statuts suivants :
Brouillon : le devis a été créé, mais pas encore envoyé.
En attente : le devis a été envoyé par e-mail ou téléchargé au format PDF.
Accepté : le client a validé le devis.
Rejeté : le client a refusé le devis.
Expiré : la date d'expiration est dépassée sans réponse.
Mettre à jour le statut manuellement
Pour mettre à jour manuellement le statut d'un devis, par exemple si le client répond hors de Dext :
Ouvrez le devis concerné.
Appuyez sur ⋮ en haut à droite.
Appuyez sur Marquer comme en attente, Marquer comme accepté ou Marquer comme rejeté.
Confirmez dans la fenêtre qui s'ouvre.
Les options disponibles dépendent du statut du devis.
Consulter l'historique
L'onglet Historique d'un devis retrace sa création, les changements de statut et les commentaires du client. Pour le consulter, ouvrez le devis, puis appuyez sur Historique.
Si le client rejette le devis et laisse un commentaire, celui-ci apparaît dans l'onglet Historique.
Modifier un devis
Pour modifier un devis dans l'application mobile Dext, ouvrez-le, puis appuyez sur Modifier.
Important : Seuls les devis au statut Brouillon, En attente ou Rejeté peuvent être modifiés. Un devis accepté ou archivé ne peut plus être modifié.
Ouvrez le devis concerné.
Appuyez sur ⋮ en haut à droite, puis sur Modifier.
Apportez les modifications nécessaires.
Appuyez sur Enregistrer ou Partager.
Convertir un devis en facture de vente
Pour convertir un devis en facture de vente, le devis doit avoir le statut Accepté. Sinon, le bouton Convertir en Facture est indisponible.
Ouvrez le devis concerné.
Appuyez sur Convertir en Facture en bas de l'écran.
L'écran Nouvelle facture s'ouvre, prérempli avec les informations du devis. Renseignez la Date d'échéance, obligatoire, puis enregistrez ou finalisez la facture de vente. Pour la marche à suivre complète, consultez Créer une facture de vente dans l'application mobile Dext
Archiver, retrouver ou supprimer un devis
Vous pouvez archiver un devis pour le retirer de la liste, le retrouver plus tard, ou le supprimer s'il est encore au statut Brouillon.
Archiver un devis
Ouvrez le devis concerné.
Appuyez sur ⋮ en haut à droite.
Appuyez sur Archiver.
Retrouver les devis archivés
Pour retrouver vos devis archivés, ouvrez l'écran Devis archivés. Le chemin dépend de la version du module Ventes :
Nouvelle version du module Ventes : appuyez sur ⋮ en haut à droite de l'onglet Devis, puis sur Devis archivés.
Ancienne version du module Ventes : appuyez sur l'icône d'archives en haut à droite de la page Devis.
Supprimer un devis
Seuls les devis au statut Brouillon peuvent être supprimés.
Important : La suppression est définitive. Un devis supprimé ne peut pas être restauré.
Ouvrez le devis concerné.
Appuyez sur ⋮ en haut à droite, puis sur Supprimer.