Dext permet de créer ses factures de ventes facilement depuis la plateforme web.
- Destinataire
- Date de Facturation
- Date d’Échéance
- Numérotation de la Facture
- Création des Lignes de Facturation
- Informations Supplémentaires
- Enregistrer le Brouillon / Finaliser la Facture
1. Rendez-vous dans l’espace ‘Ventes’ depuis la barre latérale.
2. Cliquez sur le bouton ‘Créer une facture’.
Si vous avez déjà passé l’étape de configuration initiale permettant de renseigner les mentions obligatoires, vous serez immédiatement redirigé sur une facture brouillon.
Destinataire
Sélectionnez un de vos clients dans la liste déroulante. S’il s’agit d’un nouveau client, vous pouvez le créer directement en saisissant son nom et en cliquant sur ‘+ Ajouter’. Une fenêtre s’ouvrira pour vous permettre de renseigner le reste des informations.
Vous pouvez importer votre base de données clients via un fichier CSV depuis l’onglet ‘Listes des clients’.
L’adresse de facturation et l’adresse de livraison du client apparaîtront automatiquement.
Date de Facturation
Par défaut, la date de facturation est à la date du jour, mais vous pouvez la modifier en cliquant sur le symbole Calendrier 
Date d’Échéance
La date d’échéance peut être sélectionnée manuellement en cliquant sur le symbole Calendrier . Si vous l’avez configuré lors du paramétrage initial du module de facturation, la date d’échéance est calculée par défaut.
Ce paramètre est modifiable en vous rendant dans l’espace ‘Paramètres du dossier’ en bas à gauche de l’écran.
Dans l’onglet ‘Informations générales’, descendez dans la section ‘Création de factures de ventes’ puis modifiez selon vos besoins.
Numéro de la Facture
L’incrémentation du numéro des factures est automatique, permettant de respecter la chronologie de création des factures.
Elle peut être établie par séries distinctes, avec un système de numérotation propre à chaque série. Cela peut être le cas lorsque :
- Vous avez plusieurs sites de facturation.
- Différentes catégories de clients avec des règles de facturation différentes.
- En cas de sous-traitance de facturation.
Pour établir une nouvelle série, cliquez sur ‘Modifier’ à côté de ‘N° de facture’. Changez ou ajoutez un préfixe puis définissez le numéro de la première facture. Cliquez sur ‘Enregistrer’. La modification s’appliquera automatiquement sur le brouillon en cours de création.
Création des Lignes de Facturation
Ajoutez les articles en renseignant :
- La Description
- La Quantité
- Le Prix Unitaire (HT)
- Le Taux de TVA (%)
S’il s’agit d’un article fréquent, vous pouvez l’ajouter au catalogue pour aller plus vite avec les prochaines factures, en le saisissant dans la colonne ‘Produit / service’ puis en cliquant sur ‘+ Ajouter’.
Importez sous CSV ou modifiez le catalogue pour automatiser le traitement en allant dans ‘Paramètres du dossier’ section ‘Plan comptable’ puis dans ‘Produits et services’. Les montants des articles restent modifiables une fois sur la facture.
Informations Supplémentaires
- L’encart ‘Conditions de paiement’ peut être modifié individuellement sur une facture, même s’il a été paramétré lors du processus de configuration initiale.
Vous pouvez modifier ce qui est écrit par défaut en allant dans l’espace ‘Paramètres du dossier’ en bas à gauche de l’écran.
Dans l’onglet ‘Informations générales’, descendez dans la section ‘Création de factures de ventes’ puis modifiez selon vos besoins dans l’encart ‘Conditions de paiement’.
- L’encart ‘Notes / Mentions particulières’ est libre, utile pour tout commentaire ou mentions particulières qui pourraient s’appliquer.
Enregistrer le Brouillon / Finaliser la Facture
Pour sauvegarder votre avancée, cliquez sur le bouton ‘Sauvegarder le brouillon’ en haut à droite. Vous retrouverez les brouillons là où vous les avez laissés, dans l’onglet ‘Brouillons de factures’ du module Ventes.
Si vous souhaitez valider la facture, vous pouvez cliquer en haut sur ‘Prévisualiser’ pour avoir un aperçu du document qui sera créé.
Veuillez vérifier que toutes les informations soient exactes avant de finaliser la facture. Une fois la facture finalisée, celle-ci est définitive. Pour la modifier, vous devrez l’annuler et émettre un avoir.
Pour finaliser la facture, cliquez sur le bouton ‘Finaliser la facture’ en haut à droite. Dext propose trois options pour envoyer la facture au client :
- Ne pas envoyer pour l’instant
La facture sera créée et le document restera sur Dext, téléchargeable à tout moment. - Télécharger la facture au format PDF
Une fois votre facture finalisée, elle se retrouvera dans la Boîte de Réception des Ventes. - Envoyer via Dext
Laisser Dext envoyer un mail personnalisable à votre client
Les différents articles ajoutés sont automatiquement enregistrés comme lignes ventilées avec leur contrepartie respective si vous l’avez paramétré dans le catalogue.