Les instructions correspondent à l'ensemble des règles et de la logique qu'Assistant IA utilise pour générer ses suggestions. Les Instructions du compte sont créées et gérées au niveau du dossier individuel, depuis les Paramètres du dossier. Vous pouvez générer, créer et gérer des instructions ici, que vous utilisiez Dext en tant qu'entreprise autonome ou en tant que compte client au sein d'un cabinet.
Les Instructions du compte s'appliquent uniquement au dossier concerné. Elles sont indépendantes des Instructions générales et des Instructions partagées, qui sont gérées au niveau du cabinet.
Les Administrateurs et Chefs d'équipe peuvent consulter, créer, modifier et gérer les instructions, ainsi que contrôler le mode d'application des suggestions. Les Utilisateurs standards peuvent consulter et appliquer les suggestions à leurs propres documents, mais ne peuvent pas gérer les instructions.
Note : Assistant IA est prioritaire sur les autres fonctionnalités d'automatisation, comme les règles fournisseurs, l'affectation automatique des comptes de charges et l'extraction standard.
Accéder aux Instructions du compte
Pour accéder aux Instructions du compte :
Accédez à Paramètres du dossier.
Sélectionnez Assistant IA dans le menu latéral.
3. Si vous utilisez Dext en tant qu'entreprise autonome, sélectionnez Instructions
du compte.
Vue d'ensemble des instructions
Les instructions existantes s'affichent sous forme de liste. Chaque instruction indique :
le nom et la description de l'instruction
l'utilisateur ayant créé l'instruction
les suggestions proposées, appliquées et rejetées
le mode d'application : Validation manuelle ou Application automatique
le statut : activé ou désactivé
Depuis cette vue, les Administrateurs et les Chefs d'équipe peuvent modifier, changer le mode d'application, activer ou désactiver, et supprimer une instruction.
Générer des instructions automatiquement
Si aucune instruction n'existe encore dans le dossier, vous pouvez laisser Assistant IA en créer automatiquement à partir de vos données et de vos pratiques actuelles. Sélectionnez Générer des instructions pour lancer cette génération.
Note : L'option Générer des instructions ne peut être utilisée qu'une seule fois. Après la création initiale, elle n'est plus disponible. Une fonctionnalité de régénération est prévue dans une prochaine mise à jour.
Créer une instruction manuellement
Pour créer une instruction manuellement :
Accédez à Paramètres du dossier > Assistant IA.
Si vous utilisez Dext en tant qu'entreprise autonome, sélectionnez Instructions du compte.
Sélectionnez Créer une instruction.
Consultez les conseils affichés en haut de la fenêtre.
5. Saisissez un nom et une description clairs expliquant la logique de l'instruction.
6. Choisissez le mode d'application : Validation manuelle ou Application
automatique.
7. Sélectionnez Créer une instruction pour enregistrer.
Utiliser le contenu des e-mails dans les instructions
Si des documents sont envoyés vers Dext par e-mail via les adresses e-mail d'envoi, Assistant IA peut lire le corps de l'e-mail et utiliser les informations qu'il contient pour mettre à jour les champs du document.
Pour utiliser cette fonctionnalité, rédigez une instruction qui indique explicitement à Assistant IA de lire l'e-mail. Il ne le fait pas automatiquement — uniquement si l'instruction le précise.
Par exemple : « Si le corps de l'e-mail contient un axe analytique, définis-le comme axe analytique du document. »
Lorsqu'Assistant IA trouve un contenu correspondant dans l'e-mail, il suggère ou applique automatiquement la valeur, selon le mode d'application défini pour cette instruction.
Note : Assistant IA lit actuellement uniquement le corps de l'e-mail. La prise en charge de l'objet de l'e-mail est prévue dans une prochaine mise à jour.
Pour en savoir plus sur l'envoi de documents par e-mail, accédez à Comment transférer des documents vers Dext avec les adresses e-mail d'envoi.
Modifier une instruction
Pour modifier une instruction existante :
Dans la liste des instructions, sélectionnez Modifier à côté de l'instruction concernée.
2. Mettez à jour la description ou le mode d'application.
3. Sélectionnez Enregistrer.
Note : Les modifications s'appliquent uniquement aux nouveaux documents.
Consulter l'historique des instructions
L'historique des instructions vous permet de suivre les modifications apportées à une instruction : ce qui a changé, quand et par qui.
Note : L'historique est uniquement disponible pour les Instructions du compte dans les Paramètres du dossier. Il n'est pas disponible pour les Instructions générales ou les Instructions partagées gérées au niveau du cabinet.
Pour consulter l'historique d'une instruction :
Accédez à Paramètres du dossier > Assistant IA.
Si vous utilisez Dext en tant qu'entreprise autonome, sélectionnez Instructions du compte.
Dans la liste, repérez l'instruction concernée.
Sélectionnez l'icône Historique au début de la ligne de l'instruction.
Le panneau d'historique affiche la liste des modifications avec la date et le nom de l'utilisateur.
Supprimer une instruction
Pour supprimer une instruction :
Dans la liste des instructions, sélectionnez l'icône Corbeille sur la ligne de l'instruction concernée.
2. Dans la fenêtre de confirmation, sélectionnez Supprimer.
Note : La suppression est définitive et entraîne la suppression de toutes les suggestions associées à cette instruction.