L'Espace Documents vous permet de centraliser tous les documents professionnels importants qui ne relèvent pas des Achats ou des Ventes. Chaque document importé est analysé automatiquement par Dext, qui en extrait un résumé et les dates d'échéance. Vous pouvez également configurer des tags pour classer vos documents automatiquement ou manuellement.
Pour une vue d'ensemble des fonctionnalités de l'Espace Documents, regardez notre vidéo de présentation.
Ce que vous pouvez stocker dans l'Espace Documents
L'Espace Documents est idéal pour stocker en sécurité vos documents professionnels importants, notamment :
Documents d'assurance
Déclarations fiscales
Lettres de mission
Documents financiers ou de financement
Documents liés aux véhicules (contrôle technique, carte grise)
Baux et contrats de location
Documents RH et bulletins de paie
Relevés bancaires de fin d'année
Tout autre document important qui ne relève pas des Achats ou des Ventes
Accéder à l'Espace Documents
Pour ouvrir l'Espace Documents, sélectionnez Documents dans le menu latéral.
L'Espace Documents comprend trois zones principales :
Documents - où tous vos fichiers et dossiers sont stockés et gérés
Tags - où vous créez et gérez les tags pour classer et filtrer vos documents
Téléchargements - où apparaissent les archives ZIP des fichiers ou dossiers téléchargés en groupe
La page Documents est divisée en trois onglets :
Dossiers - créez et gérez des dossiers pour organiser vos documents
Tous les documents - consultez tous les fichiers importés dans l'Espace Documents, quel que soit le dossier dans lequel ils sont enregistrés
À réviser - accédez aux éléments nécessitant une attention particulière : documents arrivant à échéance dans les deux semaines, documents expirés la semaine précédente, et documents marqués par un drapeau de marquage
Créer et gérer des dossiers
Depuis l'onglet Dossiers, vous pouvez créer et gérer des dossiers pour structurer vos documents.
Créer un dossier
Cliquez sur Créer un dossier en haut de la page.
Saisissez un nom de dossier, puis cliquez sur Créer un dossier.
Renommer un dossier
Cliquez sur Actions à côté du dossier concerné.
Sélectionnez Renommer le dossier.
Ajouter des documents
Vous pouvez importer des documents directement dans l'Espace Documents, ou y déplacer des éléments depuis les espaces Achats ou Ventes.
Importer de nouveaux documents
Cliquez sur Ajouter des documents depuis l'onglet Documents.
Si vous importez depuis Achats ou Ventes, basculez sur l'onglet Documents avant de continuer.
Vérifiez que le Dossier de destination est correct. Cliquez sur Modifier pour choisir ou créer un autre dossier.
Glissez-déposez votre fichier dans la zone d'import, ou cliquez sur Sélectionner des fichiers pour parcourir vos fichiers. La taille maximale par fichier est de 100 Mo.
5. Une fois importé, le document apparaît dans le dossier sélectionné. Sélectionnez
le fichier pour consulter ses détails.
Note : Pour consulter votre quota de stockage ou augmenter votre espace et vos crédits IA, consultez Utiliser l’Espace Documents : augmenter le stockage et les crédits IA.
Gérer les documents
Depuis la page de détails d'un document dans l'Espace Documents, vous pouvez :
Modifier le nom du fichier, la description, le résumé, la date d'échéance ou les notes
Ajouter ou modifier des tags en cliquant sur Modifier à côté de Tags
Changer le dossier du document ou le dupliquer vers Achats ou Ventes via les boutons Dupliquer vers Achats et Dupliquer vers Ventes en haut de la page
Gérer les droits d'accès en cliquant sur Gérer l'accès en haut de la page - pour plus de détails, consultez Gérer les accès
Marquer le document par un drapeau de marquage ou le supprimer
Gérer et attribuer des tags
Les tags vous permettent de classer et de retrouver vos fichiers plus rapidement.
Créer un tag
Cliquez sur Ajouter des tags sur la page Tags.
2. Saisissez un nom dans le champ Nom du tag.
3. Ajoutez une description concise (1 à 3 phrases) dans le champ Règle(s) pour
indiquer à Dext quand appliquer ce tag.
4. Si vous souhaitez que Dext applique ce tag automatiquement lorsqu'il
correspond à un document, activez Appliquer les règles automatiquement. Une
description est requise pour activer ce paramètre.
5. Cliquez sur Ajouter des tags.
Note : L'application automatique des tags utilise 1 crédit IA par document. Si vous n'avez plus de crédits IA disponibles, les tags seront uniquement suggérés.
Modifier un tag ou consulter son historique
Accédez à la page Tags et sélectionnez un tag dans la liste.
2. Modifiez le nom, la description ou les paramètres d'application automatique dans
l'onglet Détails.
3. Sélectionnez l'onglet Historique pour consulter le journal de toutes les
modifications apportées au tag.
Appliquer un tag à un document
Vous pouvez appliquer des tags à un document depuis ses détails.
Ouvrez le document et faites défiler jusqu'à Tags dans l’onglet Détails.
Cliquez sur Modifier à côté de Tags.
3. Dans la fenêtre Modifier les tags, choisissez parmi :
les tags déjà appliqués au fichier, affichés sous Tags du fichier,
les suggestions de l'IA, affichées sous Suggestion de l'intelligence artificielle,
les tags fréquemment utilisés, affichés sous Fréquemment utilisées,
tous les tags disponibles via le champ Ajouter un tag.
4. Cliquez sur Appliquer pour valider votre sélection.
Pour consulter les documents auxquels un tag a été appliqué, accédez à la page Tags et cliquez sur Voir les documents dans la colonne Documents taggés.
Gérer les accès
Les administrateurs et les chefs d'équipe peuvent consulter et modifier tous les documents et dossiers de l'Espace Documents. Les utilisateurs standard ne voient par défaut que leurs propres documents.
Pour les utilisateurs du cabinet, l'accès complet s'applique également à l'ensemble des dossiers clients.
Tout le monde peut importer des documents dans l'Espace Documents.
Les accès peuvent être ajustés au niveau d'un dossier ou d'un document. Lorsqu'ils sont définis au niveau d'un dossier, ils s'appliquent automatiquement à tous les sous-dossiers et documents qu'il contient.
Pour gérer les accès, cliquez sur Actions à côté du dossier ou du document concerné, puis sélectionnez Gérer l'accès.
Dans la fenêtre Gérer l'accès, vous pouvez :
Définir l'Accès général via le menu déroulant - choisissez entre l'accès par défaut, Tout le monde peut voir ou Tout le monde peut modifier
Ajuster les droits individuellement pour chaque utilisateur standard - Aucun accès, Peut consulter ou Peut modifier
Important : L'accès des administrateurs est défini sur Peut modifier par défaut et ne peut pas être modifié.
Utiliser les modèles d'Espace Documents
Les modèles d'Espace Documents vous permettent de créer des structures de dossiers et des listes de tags réutilisables, que vous pouvez appliquer aux dossiers clients en un seul clic.
Important : Les modèles d'Espace Documents sont disponibles uniquement pour les experts-comptables gérant des dossiers clients.
Créer un modèle d'Espace Documents
Pour créer un modèle, accédez aux paramètres du cabinet et configurez la structure de dossiers et les tags à réutiliser.
Accédez aux Paramètres du cabinet dans le menu latéral, puis sélectionnez Espace Documents.
Saisissez un nom de modèle, puis cliquez sur Ajouter ce modèle.
3. Pour appliquer le modèle automatiquement aux nouveaux dossiers clients,
activez Modèle par défaut ?.
4. Ajoutez des dossiers en cliquant sur Ajouter dans la colonne Dossiers.
Cliquez sur + pour créer des dossiers ou des sous-dossiers.
Cliquez sur × pour supprimer des dossiers.
Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.
5. Ajoutez des tags en cliquant sur Ajouter dans la colonne Tags. Configurez-les de
la même façon que les tags standard, avec une description et des règles
d'application automatique si nécessaire.
6. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.
7. Cliquez sur Appliquer pour choisir les dossiers clients auxquels appliquer le
modèle. Vous pouvez l'activer pour tous les clients ou pour des clients spécifiques.
Les modèles peuvent être modifiés à tout moment depuis la page Espace Documents. Pour supprimer un modèle, cliquez sur × à droite du modèle concerné.