Welyb automatise la collecte des factures, mais ne fait pas de saisie comptable. En connectant Welyb à Dext, les factures déposées dans Welyb sont envoyées automatiquement à Dext pour l'extraction des écritures comptables.
Avant de commencer
Avant de connecter Welyb à Dext, vérifiez les prérequis suivants.
Vous devez être client Dext et client Welyb.
Vous devez disposer du rôle Administrateur sur Welyb pour ajouter une application partenaire.
Récupérer les adresses e-mail d'envoi Dext
Pour connecter Welyb à Dext, récupérez d'abord les adresses e-mail d'envoi dans Dext.
Dans Dext, allez dans Paramètres du dossier.
Cliquez sur Extraction.
Ouvrez l'onglet Adresses e-mail d'envoi.
Notez l'adresse Une facture par fichier de la section Achats.
Notez l'adresse Une facture par fichier de la section Ventes.
Note : vous pouvez personnaliser le préfixe de ces adresses e-mail dans le champ en haut de la page. Pour en savoir plus sur les modes de traitement et l'envoi de documents par e-mail, consultez Comment transférer des documents vers Dext avec les adresses e-mail d'envoi
Ajouter Dext aux applications partenaires de Welyb
Pour connecter Welyb à Dext, ajoutez d'abord Dext parmi les applications partenaires de Welyb. Le store de Welyb propose trois applications Dext :
Dext Accueil : affiche un raccourci vers Dext sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb.
Automatiser Dext Achats : relie la GED (gestion électronique des documents) de Welyb à l'adresse e-mail d'envoi des achats de Dext.
Automatiser Dext Ventes : relie la GED de Welyb à l'adresse e-mail d'envoi des ventes de Dext.
Si ces applications n'apparaissent pas sur Welyb, contactez l'assistance technique de Welyb pour les ajouter.
Note : pour la procédure détaillée côté Welyb, consultez cet article de Welyb sur la connexion à Dext
Connecter les achats
Pour connecter les achats, sélectionnez d'abord le répertoire Achats à connecter, puis sélectionnez les dossiers clients concernés.
Dans Welyb, cliquez sur la roue crantée.
Cliquez sur Applications.
Sur la ligne Automatiser Dext Achats, cliquez sur la roue crantée.
Sélectionnez le répertoire Achats à connecter.
Enregistrez, puis cliquez sur Suivant.
Recherchez le dossier client concerné.
Cochez Autoriser l'accès.
Collez l'adresse e-mail Une facture par fichier des achats.
Enregistrez la modification.
Note : pour connecter plusieurs dossiers clients en une fois, importez un fichier CSV avec les informations demandées plutôt que de rechercher chaque dossier individuellement. Pour éviter d'envoyer des documents non souhaités vers Dext, connectez uniquement le répertoire Achats du dossier comptable annuel. Pour la procédure complète de connexion d'un dossier, consultez cet article de Welyb sur la connexion d'une application d'automatisation
Connecter les ventes
Pour connecter les ventes, sélectionnez d'abord le répertoire Ventes à connecter, puis sélectionnez les dossiers clients concernés.
Dans Welyb, cliquez sur la roue crantée.
Cliquez sur Applications.
Sur la ligne Automatiser Dext Ventes, cliquez sur la roue crantée.
Sélectionnez le répertoire Ventes à connecter.
Enregistrez, puis cliquez sur Suivant.
Recherchez le dossier client concerné.
Cochez Autoriser l'accès.
Collez l'adresse e-mail Une facture par fichier des ventes.
Enregistrez la modification.
Note : pour connecter plusieurs dossiers clients en une fois, importez un fichier CSV avec les informations demandées plutôt que de rechercher chaque dossier individuellement. Pour éviter d'envoyer des documents non souhaités vers Dext, connectez uniquement le répertoire Ventes du dossier comptable annuel.
Ce qui se passe après la connexion
Une fois la connexion active, Dext reçoit et traite automatiquement les documents déposés dans les dossiers connectés.
Tous les documents déposés dans ces dossiers, et leurs sous-dossiers, sont envoyés à Dext, quel que soit leur mode de dépôt.
Welyb marque ces documents comme validés une fois envoyés.
La connexion est instantanée, mais elle n'est pas rétroactive : les documents déjà présents avant l'activation ne sont pas envoyés.
Vos clients ne voient jamais la connexion ni l'historique d'envoi dans leur Espace Client.
Note : la taille des documents envoyés à Dext ne doit pas dépasser 6 Mo pour les images et 10 Mo pour les autres fichiers. Dext accepte le dépôt d'archives ZIP jusqu'à 100 Mo, mais leur contenu n'est pas envoyé à Dext. Si un envoi échoue, ouvrez l'historique du document concerné pour en connaître la raison.