Vous pouvez envoyer automatiquement vos factures et reçus vers Dext en configurant une règle de transfert dans votre messagerie à l’aide des adresses e-mail d’envoi.
Ce paramétrage permet d’ajouter vos documents dans Dext sans importation manuelle.
Avant de commencer
Pour configurer le transfert automatique, vous avez besoin de :
Une adresse e-mail d’envoi Dext
Un accès aux paramètres de transfert ou de règles de votre messagerie
Choisir la bonne adresse e-mail d’envoi Dext
Le choix de l’adresse e-mail détermine comment vos documents sont importés et à qui ils sont attribués.
Choisir le mode de traitement des documents
Le mode de traitement dépend du format de vos fichiers :
Une adresse se terminant par @dext.cc importe chaque fichier comme un seul document, même s’il contient plusieurs pages
Une adresse se terminant par @multiple.dext.cc importe chaque page comme un document séparé, ce qui est utile si un fichier contient plusieurs documents (par exemple, plusieurs reçus dans un même PDF)
Choisir le type d’attribution
Le type d’adresse détermine à qui les documents sont attribués :
Adresse e-mail d’envoi d’un utilisateur : le document est attribué à cet utilisateur
Adresse e-mail d’envoi du compte Dext : le document n’est attribué à aucun utilisateur
Note : Les documents envoyés à l’une des adresses e-mail du compte restent sans propriétaire assigné et sont visibles uniquement par les utilisateurs ayant accès à tous les documents du compte.
Cas spécifique : utilisation d’une adresse e-mail d’envoi du compte Dext
Chaque compte Dext dispose d’adresses e-mail d’envoi du compte que tous les utilisateurs peuvent utiliser pour envoyer des documents. Vous pouvez consulter ces adresses dans Paramètres du dossier > Extraction > Adresse e-mail d’envoi.
Ces adresses sont distinctes des adresses e-mail d’envoi propres à chaque utilisateur.
Si vous utilisez une adresse e-mail d’envoi du compte Dext pour configurer un transfert automatique, vous devrez configurer les notifications par e-mail.
Certains fournisseurs de messagerie demandent un code ou un lien de validation avant d’activer la règle de transfert. Cette validation est envoyée uniquement si un utilisateur est défini pour recevoir les notifications des documents sans propriétaire.
Pour vous assurer de recevoir l’e-mail de validation :
Accédez à Paramètres du dossier > Extraction.
Ouvrez Notifications par e-mail.
Sélectionnez un utilisateur pour les documents sans propriétaire.
Mettre en place un transfert automatique
Pour envoyer automatiquement vos factures vers Dext, créez une règle de transfert dans votre messagerie en utilisant l’une des adresses e-mail d’envoi Dext comme destination.
Les étapes varient selon votre fournisseur. Consultez le guide correspondant pour les fournisseurs de messagerie les plus populaires :
Important : Utilisez uniquement votre adresse e-mail d’envoi Dext. Si une autre adresse est utilisée, les documents ne seront pas envoyés vers Dext.
Confirmer le transfert automatique
Certains fournisseurs de messagerie demandent une validation avant d’autoriser le transfert vers une nouvelle adresse :
Si vous utilisez une adresse e-mail d’envoi d’un utilisateur, le code ou le lien de validation est envoyé à l’adresse e-mail de connexion de cet utilisateur à Dext
Si vous utilisez une adresse e-mail d’envoi du compte, l’e-mail de validation est envoyé à l’utilisateur sélectionné dans Paramètres du dossier > Extraction > Notifications par e-mail
Validez cette étape pour activer le transfert.
Conseil : Gmail envoie généralement un lien de validation plutôt qu’un code. Cliquez sur ce lien pour confirmer le transfert.
Tester et optimiser le transfert automatique
Une fois le transfert automatique configuré, il est recommandé de le tester pour vérifier qu’il fonctionne correctement. Vous pouvez également appliquer quelques bonnes pratiques pour améliorer sa fiabilité au quotidien.
Tester le transfert
Après configuration :
Envoyez un e-mail test avec une pièce jointe (PDF, JPG ou PNG).
Vérifiez que le document apparaît dans Dext.
Bonnes pratiques pour un transfert fiable
Ajoutez les adresses e-mail de vos fournisseurs dans vos règles
Ajoutez des mots-clés (facture, reçu, relevé)
Vérifiez les formats acceptés (PDF, JPG, PNG)
Conservez une copie des e-mails (optionnel)
Points à vérifier si le transfert automatique ne fonctionne pas
Aucun document reçu dans Dext
Vérifiez que la règle est activée
Vérifiez que l’adresse e-mail d’envoi utilisée est correcte
E-mail de validation non reçu
Vérifiez vos courriers indésirables
Relancez la validation
Si vous utilisez une adresse e-mail d’envoi du compte, vérifiez qu’un utilisateur est sélectionné dans Notifications par e-mail
Documents séparés de façon inattendue
Vous utilisez une adresse en @multiple.dext.cc, qui sépare chaque page
Le transfert s’arrête
Validez à nouveau la règle si nécessaire
Vérifiez que votre boîte e-mail n’est pas pleine
Besoin d’aide ?
Si le transfert automatique ne fonctionne toujours pas après ces vérifications, contactez l'équipe d’assistance en précisant :
votre adresse e-mail d’envoi Dext
un exemple avec la date et l’heure d’un e-mail de test
Questions fréquentes
Puis-je transférer depuis plusieurs adresses e-mail ?
Puis-je transférer depuis plusieurs adresses e-mail ?
Oui. Toute boîte e-mail peut transférer vers votre adresse e-mail d’envoi Dext.
Puis-je utiliser CC ou CCI ?
Puis-je utiliser CC ou CCI ?
Oui, mais le transfert automatique direct est plus fiable.
Puis-je modifier mon adresse e-mail d’envoi Dext ?
Puis-je modifier mon adresse e-mail d’envoi Dext ?
Oui. Vous pouvez modifier la partie personnalisée avant @dext.cc.
Si vous modifiez cette adresse, mettez à jour vos règles de transfert en conséquence.