Guide : Démarrer sur Dext avec Quadra en 6 Étapes (Cabinets)

Bienvenue ! Ce guide a pour but de vous aider dans vos premiers pas sur Dext avec Quadra, en vous indiquant étape par étape les actions à suivre dès votre première connexion à la plateforme.

• 1. Création des Collaborateurs
• 2. Création du Dossier Client
• 3. Import du Plan Comptabe
  • Avec le FEC N-1
  • Procédure Manuelle
• 4. Dépôt des Factures
  • Depuis l’ordinateur
  • Depuis l’application mobile
  • Avec l’adresse e-mail dédiée
  • Grâce aux connecteurs marchands
• 5. Traitement et Automatisation
• 6. Export des Écritures

1. Création des Collaborateurs

Cette action n’est réalisable que par les Administrateurs de l’espace Cabinet.

À partir du dossier du cabinet, dans la barre latérale, cliquez sur l’onglet Mon équipe puis sur le bouton Ajouter un collaborateur.

Saisissez les informations de l’utilisateur et sélectionnez le rôle adapté :

• Si vous êtes référent Dext au cabinet, si vous encadrez le déploiement de la solution, chef de mission ou décisionnaire, sélectionnez le rôle Administrateur.

• Si vous êtes collaborateur et que vous comptez utiliser Dext pour gérer votre portefeuille, le niveau Utilisateur standard avec la possibilité de créer vos dossiers vous-même est adapté.

• Si vous gérez les notes de frais en interne au cabinet, le rôle d’Approbateur de dépenses vous donnera la visibilité sur tous les documents déposés sur le dossier du cabinet.

Le niveau de permissions sélectionné n’a d’impact que sur le dossier du cabinet. Un collaborateur, peu importe son rôle, aura tous les droits d’utilisation Administrateur sur les dossiers clients auxquels il aura accès. En apprendre plus sur les rôles et autorisations des accès collaborateurs

Sélectionnez ensuite les dossiers existants auxquels le collaborateur doit avoir accès, et envoyez le mail d’invitation pour qu’il se connecte à la plateforme.

2. Création du Dossier Client

1. À partir du dossier du cabinet, aller dans l’onglet Mes clients du menu latéral puis cliquez sur le bouton Ajouter un client.

2. Renseignez les informations générales du dossier. Laissez les paramètres de TVA sur Par défaut.

3. Vous êtes ensuite invité à sélectionner les utilisateurs du cabinet qui auront accès au dossier. Vous pouvez permettre à l’ensemble des collaborateurs d’y accéder où sélectionner certaines personnes dans la liste.

De manière générale, les cabinets ont tendance à donner un accès au collaborateur responsable, ainsi qu’aux chefs de mission et décisionnaires du cabinet.

4. Avant de finaliser la création du dossier, Dext vous propose d’inviter le client sur la plateforme :

• Pour les clients digitaux, en attente des outils de dématérialisation, vous pouvez renseigner leurs informations de contact car la prise en main est très intuitive.
• Pour les clients plus traditionnels qui demanderont plus d’accompagnement dans la prise en main, cliquez sur Ignorer l’invitation. Vous pourrez les réinviter à posteriori une fois sur le dossier.

3. Import du Plan Comptable

A. Import du FEC N-1

Vous pouvez importer un fichier FEC N-1 sur Dext afin de récupérer automatiquement les éléments suivants du plan comptable :

• Les comptes généraux commençant par 2, 6 et 7
• Les comptes fournisseurs
• Les comptes clients
• Les libellés fournisseurs
• Les libellés clients
• Les contreparties les plus récurrentes pour chaque compte fournisseur et chaque compte client

L’import FEC permet à Dext de créer les règles fournisseurs et clients automatiquement, en observant la récurrence des affectations par compte dans les écritures du dernier exercice.

1. Tout d’abord, récupérez les écritures de l’exercice précédent au format FEC, depuis Quadra. Enregistrez le FEC N-1 sur votre ordinateur.

Le fichier doit être au format .TXT, et contenir à minima les colonnes suivantes :

• JournalCode – Attention vos journaux d’achats doivent être AC, ACH ou AH et vos journaux de ventes V, VTE, VT
• JournalLib
• EcritureNum – Attention parfois les écritures ne sont pas bien incrémentées en une seule série
• CompteNum
• CompteLib – Attention parfois certains logiciels exportent le FEC sans ces données.
• CompteAuxNum
• CompteAuxLib

2. Rendez-vous sur le dossier à paramétrer. Depuis la barre latérale, rejoignez la section Listes, cliquez sur Afficher plus puis cliquez sur Import FEC.

3. Cliquez sur Importer un FEC, sélectionnez le fichier sur votre ordinateur puis cliquez sur Importer.

Le traitement peut être instantané ou durer quelques secondes, en fonction du volume d’écritures. La colonne Statut indique lorsque le fichier a bien été importé. Dext affiche alors le nombre de comptes, de clients et de fournisseurs récupérés à partir du FEC N-1.

Vérifiez le bon paramétrage de vos listes depuis les onglets :

• Comptes généraux
• Fournisseurs
• Clients

B. Import Manuel du Plan Comptable

Si l’import à partir du FEC N-1 n’a pas fonctionné, vous pouvez importer vos listes manuellement. Si votre plan comptable est déjà importé, passez à l’étape suivante.

L’import des Comptes Généraux

Rendez-vous sur le dossier dans le menu déroulant, partie Listes > Comptes Généraux.

Téléchargez le plan comptable du dossier depuis Quadra. À partir de votre plan comptable, créez un tableau avec deux colonnes titrées. Une colonne pour les numéros de compte, l’autre pour les libellés des comptes, comme ci-dessous :

Sur Quadra

1. Depuis votre compte Quadra, cliquez sur Outils > Listes des comptes.

2. Exportez sur un Excel Brut et mettez en forme le fichier pour ne garder que 2 colonnes :

• 1 colonne titrée avec les numéros des comptes
• 1 colonne titrée avec les libellés

Si votre fichier comporte des clients ou des fournisseurs, supprimez-les afin de ne garder que les comptes qui serviront à imputer un compte de charge ou un compte de produit.

3. Enregistrez sous format CSV séparateur point virgule.

Pour importer le fichier, cliquez sur Gérer les plans comptables > Importer une nouvelle liste. Dans la fenêtre qui s’ouvre, importez le fichier au format CSV et faîtes correspondre les colonnes de votre document avec les éléments sur Dext afin de finaliser l’import.

Le fichier sera refusé si une cellule vide est présente dans le fichier importé.

Votre liste sera ajoutée à Dext et accessible via le menu déroulant. Vous pouvez facilement modifier le plan en ajoutant ou supprimant librement des comptes.

L’import des Fournisseurs

L’import de la liste des fournisseurs suit le même principe que pour les comptes généraux. Rendez-vous dans le menu déroulant, partie Listes > Fournisseurs. Cliquez sur Importer via CSV.

Le fichier CSV doit contenir minimum 2 colonnes titrées :

• Libellé du fournisseur (obligatoire)
• Compte fournisseur (obligatoire)
• Compte de charge
• Compte de TVA
• Code devise

Le plus important ici c’est d’importer les libellés et les comptes fournisseurs. Pourquoi ? Car ainsi, quand vous déposerez une facture, Dext reconnaîtra le libellé du fournisseur et pourra directement affecter le compte fournisseur qui lui est lié. Les autres colonnes sont facultatives.

Sur Quadra

1. Cliquez sur Paramétrage > Contrepartie par défaut, afin d’avoir toutes les affectations des fournisseurs sur votre CSV.

2. Exportez sur un Excel Brut et mettez en forme le fichier en supprimant la colonne Clé et ne gardez que les colonnes Numéro, Intitulé et Contrepartie.

Mettez sur un fichier les fournisseurs et sur un autre fichier les clients.

3. Enregistrez sous format CSV séparateur point virgule.

Après avoir sélectionné votre fichier, on vous demandera à nouveau de faire correspondre les colonnes du document avec les champs sur Dext.

Pour tous les nouveaux fournisseurs, vous pourrez ajouter les comptes facilement depuis une facture

L’import des Clients

L’import de la liste des clients est identique à celle des fournisseurs. Rendez-vous dans le menu déroulant, partie Listes, puis dans l’onglet Clients. Cliquez sur Importer via CSV.

Le fichier CSV doit contenir au minimum 2 colonnes titrées :

• Libellé du client (obligatoire)
• Compte client (obligatoire)

Les autres colonnes sont facultatives, sauf si vous souhaitez utiliser le module de facturation de Dext et importer une base de données avec les informations des clients.

4. Dépôt des Factures

Sur Dext, vous pouvez facilement déposer vos factures d’achats et de ventes avec plusieurs méthodes adaptées au format des documents. Choisissez la ou les méthodes les plus adaptées à votre manière de fonctionner.

Au départ, vous allez déposer les factures en interne au cabinet. À terme, l’objectif est d’inviter votre client sur Dext afin qu’il dépose directement les pièces comptables de manière autonome.

A. Depuis l’ordinateur

À partir de la plateforme web, il suffit de cliquer sur le bouton Ajouter des documents en haut à droite.

Choisissez le mode de découpage adapté au document :

• Une facture par fichier : pour tous les fichiers de factures uniques.
  Cela peut être un petit ticket ou une facture au format A4 qui s’étale sur plusieurs pages, l’important est qu’il n’y ait qu’une facture dans ce fichier, peu importe la longueur.
  
• Une facture par page : pour tous les fichiers PDF regroupant des factures uniquement monopages
  
• Découpage automatique : pour tous les fichiers PDF où il y a plusieurs factures à l’intérieur.
  Dext s’occupe de découper automatiquement les pièces au bon endroit en comprenant quand une facture débute et quand elle s’arrête dans le document.

Le découpage automatique ne fonctionne qu’avec les factures d’achats et ne fonctionne pas s’il y a plusieurs factures sur une même page. Par exemple si vous avez l’habitude de recevoir plusieurs petits tickets sur une feuille A4, ça ne marchera pas

En savoir plus sur le dépôt depuis l’ordinateur…

B. Depuis l’application mobile

Téléchargeable gratuitement depuis iOS ou Android, installez l’app puis connectez-vous grâce à vos identifiants Dext. Accédez au dossier concerné et tapez sur le bouton vert + en bas de votre écran pour rentrer dans l’appareil photo Dext.

Dext propose 3 modes de prise des factures :

• Simple/Unique : pour prendre en photo une facture en un seul cliché
• Multiple : pour prendre en photo jusqu’à 50 factures à la suite
  Super pratique pour enchaîner les petits tickets à prendre en rafale
• Multipage : pour prendre en photo une facture de plusieurs pages, qui nécessite donc plusieurs clichés

Après avoir pris la facture en photo, un message peut être laissé, qui apparaîtra dans l’encart Description sur Dext. Cliquez sur Envoyer lorsque vous êtes prêt.

En savoir plus sur l’application mobile…

C. Avec l’adresse e-mail dédiée

Une adresse e-mail dédiée est une adresse mail de dépôt générée automatiquement, finissant par @dext.cc, liée à un dossier client, qui permet de récupérer par email une ou plusieurs factures.

Transférer un mail contenant des factures à l’une de ces adresses enverra automatiquement ces factures à Dext pour extraction. Une fois les données extraites, chaque facture sera affichée dans la boîte de réception des achats ou des ventes !

Récupérez les différentes dans le volet Ajouter des documents depuis le web ou dans l’onglet Paramètres de l’appli mobile.

✅ Pour envoyer un ou plusieurs documents contenant une seule facture chacun : 

• nom@dext.cc : pour les achats
• nom+ventes@dext.cc : pour les ventes

✅ Pour envoyer un ou plusieurs documents contenant plusieurs factures chacun : 

• nom@multiple.dext.cc : pour les achats
• nom+ventes@multiple.dext.cc : pour les ventes

Vos factures peuvent être soit intégrées dans le corps de l’e-mail, soit en pièces jointes.

En savoir plus l’adresse e-mail dédiée…

D. Grâce aux connecteurs marchands

Récupérer des factures via les connecteurs permet de télécharger automatiquement les factures d’achats depuis les sites fournisseurs sans que vous ayez besoin d’intervenir. Une fois tous les 7 jours, Dext vérifie si de nouvelles factures sont disponibles sur les sites connectés et récupère toute nouvelle facture. Vous les retrouverez extraites dans votre boîte de réception Achats.

Mettre en place un connecteur est possible que depuis la version web, en allant dans l’onglet Connexions du menu latéral. Vous pouvez ajouter et gérer toutes les connexions aux sites fournisseurs depuis cet espace.

Cliquez sur Ajouter une connexion pour accéder à la lise des connecteurs disponibles et utilisez la barre de recherche.

Une fois le fournisseur choisi, cliquez sur Connecter puis suivez la procédure de connexion. Vous pouvez indiquer à Dext de récupérer un historique de facture à cet instant.

La vérification des accréditations peut prendre du temps. Si un message apparaît expliquant que la connexion sera plus longue que prévu, cliquez sur Terminer en arrière-plan.

En savoir plus sur les connecteurs marchands…

5.0 Traitement et Automatisation

Pour traiter les factures, allez dans la boîte de réception pour retrouver les pièces déposées et cliquez sur l’une des lignes pour rentrer dans le détail d’une facture.

Avec l’extraction des données faîte par notre OCR, Dext saisit automatiquement les données suivantes :

• Le type de document
• La date
• La date d’échéance
• Le numéro de la facture
• Les montants TTC, HT et TVA
• Lelibellé du fournisseur

S’il s’agit d’un nouveau fournisseur qui n’est pas présent dans votre liste, vous allez tout d’abord devoir imputer le compte fournisseur. Dext se souviendra que ce compte fournisseur est lié à ce libellé fournisseur et imputera directement le compte pour les prochaines factures.

Cela vous permet d’ajouter un nouveau compte fournisseur au plan comptable directement depuis le détail de la facture.

Même s’il n’y a pas de règle préétablie pour ce fournisseur, Dext suggère un compte parmi les comptes de charges présents dans le plan comptable. Le petit sigle en gris vous indique qu’il s’agit de l’affectation automatique.

Dans l’objectif de gagner du temps, même si Dext propose le bon compte, il est toujours important de cliquer sur Créer une règle fournisseur afin de créer vous-même la règle d’affectation.

En cliquant sur ce bouton, vous allez accéder dans une fenêtre supplémentaire à la fiche du fournisseur, avec tous les paramètres de traitement qui lui sont propres

• Ici, le principal est de sélectionner le compte de charges le plus récurrent, afin que le traitement soit automatisé pour les prochaines factures.
• Laissez le compte de TVA sur le Montant extrait, sauf si un taux spécifique doit être appliqué.
• Vous pouvez modifier le compte fournisseur et d’autres éléments de traitement
• Cliquez sur Appliquer pour enregistrer

Cochez Appliquer à toutes les factures du fournisseur dans la Boîte de Réception pour que la règle s’applique sur l’ensemble des factures du fournisseur déjà présentes et non archivées.

En savoir plus sur les règles de ventilation…

En savoir plus sur les règles pour gérer l’autoliquidation…

Après avoir traité la facture, cliquez sur Déplacer vers Prêt en haut à gauche. Vous pourrez ensuite exporter vos écritures vers votre logiciel comptable.

6.0 Export des Écritures

1. Après avoir traité vos factures d’achats et de ventes sur Dext, vous pouvez récupérer les écritures en les exportant en un clic.

• Rendez-vous dans les Achats ou les Ventes
• Allez dans l’onglet Prêt
• Cochez les factures à exporter ou cliquez sur le bouton Tout exporter

• Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez le format Quadra ASCII + numéro de pièce, ventilation et images pour vos achats. Ensuite, cliquez sur Exporter pour télécharger vos données.
• Cochez Archiver les pièces après l’export afin que les données des pièces soient conservées dans les Archives, une fois les écritures récupérées.

2. Vous retrouverez alors un fichier ZIP dans vos Téléchargements, contenant les écritures au format ASCII, et les images individuelles de vos factures avec la référence facture comme nom de la pièce, au format PDF. Décompressez le fichier dans un dossier.

3. Dans Quadra, cliquez sur Outils > Suivi des dossiers > Import ASCII (Compta) puis sélectionnez votre fichier.

Les images seront attachées directement aux écritures, depuis votre GED, grâce au nom des pièces.

Attention : les images doivent être dans le même dossier au moment de l’import.

Les fonctionnalités supportées par l’export Quadra