Vous pouvez rendre certains champs obligatoires avant la publication, pour que les documents soient correctement codés avant d'arriver dans votre logiciel comptable. Vous les retrouvez dans les paramètres de votre logiciel comptable, dans la section Champs obligatoires pour la publication.
Avant de commencer
Vérifiez votre rôle et la connexion de Dext à votre logiciel comptable :
Seuls les Administrateurs Principaux et les Chefs d'équipe peuvent activer ou désactiver les champs obligatoires. Les utilisateurs d'un cabinet qui accèdent à un dossier client agissent en tant qu'administrateurs et peuvent mettre en place les champs obligatoires pour la publication.
Dext doit être connecté à votre logiciel comptable. Pour savoir comment le connecter, consultez les articles de la collection Logiciels comptables
Mettre en place les champs obligatoires
Pour activer les champs obligatoires, ouvrez les paramètres de votre logiciel comptable :
Allez dans Paramètres du dossier > Connexions.
Cliquez sur Gérer à côté de votre logiciel comptable, puis sur Paramètres.
Cliquez sur Champs obligatoires pour la publication.
Activez chaque champ que vous souhaitez rendre obligatoire en le passant sur Oui.
Chaque champ s'enregistre dès que vous l'activez et s'applique immédiatement à l'ensemble du dossier.
Quels champs puis-je exiger avant la publication ?
Les champs que vous pouvez activer dépendent de votre logiciel comptable. Quand un champ obligatoire est vide, le document passe au statut À Réviser et ne peut pas être publié tant qu'il n'est pas complété.
Champs du document
Ces champs s'appliquent au document dans son ensemble. Vous pouvez activer :
Compte obligatoire pour tous les documents de vente : les documents de vente sans compte ne sont pas publiés.
Client obligatoire pour les documents d'achat : les documents d'achat sans client ne sont pas publiés. Les documents de vente nécessitent toujours un client.
Analytique obligatoire : les documents sans analytique ne sont pas publiés.
Analytique 2 obligatoire : les documents sans analytique 2 ne sont pas publiés.
Moyen de paiement obligatoire : les documents sans moyen de paiement ne sont pas publiés.
Compte obligatoire pour tous les documents d'achat : les factures d'achat sans compte fournisseur ne sont pas publiées.
Compte client obligatoire pour les factures de vente : les documents sans compte client ne sont pas publiés.
Le moyen de paiement doit être lié à un compte bancaire. Pour savoir comment le lier, consultez Utiliser les moyens de paiement dans Dext
Pour en savoir plus sur les axes analytiques, consultez Utiliser les Axes analytiques dans Dext (cabinets) ou Utiliser les Axes analytiques dans Dext (entreprises)
Champs de chaque ligne comptable
Les mêmes contrôles peuvent s'appliquer à chaque ligne comptable d'un document.
Vous pouvez activer :
Compte obligatoire pour chaque ligne : les documents dont les lignes comptables n'ont pas de compte ne sont pas publiés.
Analytique obligatoire pour chaque ligne : les documents dont les lignes comptables n'ont pas d'analytique ne sont pas publiés.
Analytique 2 obligatoire pour chaque ligne : les documents dont les lignes comptables n'ont pas d'analytique 2 ne sont pas publiés.
Que se passe-t-il quand un champ obligatoire est vide ?
Quand un champ obligatoire est vide, le document ne peut pas être publié et le bouton Publier est grisé. Le document passe au statut À Réviser, avec le nombre d'erreurs à corriger.
Ouvrez le document : les champs manquants sont listés sous le message Veuillez résoudre ces erreurs avant de publier. Chaque champ concerné est aussi signalé par un point d'exclamation et par un message qui commence par Veuillez indiquer. Une fois ces champs complétés, le document repasse au statut Prêt.
Questions fréquentes
Cette section répond aux questions fréquentes sur les champs obligatoires pour la publication.
Ces paramètres s'appliquent-ils à tous les utilisateurs du dossier ?
Ces paramètres s'appliquent-ils à tous les utilisateurs du dossier ?
Oui. Dès qu'un champ est obligatoire, tous les utilisateurs autorisés à publier voient les mêmes contrôles.
Pourquoi un document affiche-t-il un message qui commence par « Veuillez indiquer » ?
Pourquoi un document affiche-t-il un message qui commence par « Veuillez indiquer » ?
Un message comme Veuillez indiquer un compte s'affiche quand un champ défini comme obligatoire est encore vide. Il est listé sous Veuillez résoudre ces erreurs avant de publier et apparaît aussi sous le champ concerné. Ouvrez le document, complétez chaque champ listé, puis publiez-le. Si un champ obligatoire ne vous semble pas nécessaire, rapprochez-vous d’un administrateur du dossier ou de votre expert-comptable.