Les statuts d’une facture électronique suivent son parcours depuis son dépôt jusqu’à son traitement complet et, dans certains cas, son encaissement.
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Quatre statuts doivent obligatoirement pouvoir être transmis dans le cadre de la réforme :

D’autres statuts, comme « mise à disposition », « approuvée » ou « paiement transmis », complètent ce suivi sans avoir la même portée juridique.

Les statuts donnent une visibilité sur le parcours d’une facture électronique que l’envoi d’une facture par e-mail ne permet pas. Avec un e-mail classique, le fournisseur sait généralement que son message est parti, mais pas toujours si le document a été correctement acheminé, contrôlé ou traité.

Les statuts de cycle de vie permettent de savoir :

Ces informations circulent entre les entreprises, leurs logiciels et leurs plateformes agréées.

Quatre statuts doivent obligatoirement pouvoir être transmis dans le cadre de la réforme : « déposée », « rejetée », « refusée » et « encaissée ».

Le statut « déposée » signifie que la plateforme agréée de l’émetteur a accepté la facture. Le dépôt est horodaté, ce qui confirme que la facture a franchi les premiers contrôles réalisés par la plateforme du fournisseur.

Ce statut ne signifie pas encore :

Il confirme principalement l’entrée de la facture dans le circuit de transmission.

Le statut « rejetée » correspond à un problème technique qui empêche la facture de poursuivre son parcours. Le rejet peut intervenir lors des contrôles de la plateforme de l’émetteur ou de celle du destinataire.

Le rejet peut notamment être causé par :

Le fournisseur doit consulter le motif, corriger l’erreur et retransmettre la facture selon la procédure applicable.

Le statut « refusée » correspond à une décision du destinataire, motivée par la facture elle-même ou par la relation commerciale.
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Le client peut notamment refuser une facture en cas de mauvais destinataire, de doublon, d’erreur de prix ou de quantité, de prestation non réalisée, de commande inexistante, de désaccord contractuel, ou de facture ne correspondant pas aux biens reçus.

Le refus est donc différent du rejet :

Le statut « encaissée » signifie que le fournisseur a effectivement reçu tout ou partie du paiement. Il peut comprendre la date d’encaissement, le montant encaissé et la référence de la facture concernée.

Ce statut joue un rôle fiscal particulier pour les prestations de services dont la TVA est exigible lors de l’encaissement. Il ne doit pas être confondu avec une simple promesse de paiement ou avec l’envoi d’un ordre de virement.

Les plateformes peuvent utiliser des statuts standardisés supplémentaires pour apporter davantage de visibilité sur le parcours d’une facture.

Le statut « émise par la plateforme » indique que la plateforme du fournisseur a pris en charge la facture et l’a envoyée vers le circuit de transmission.

Le statut « reçue par la plateforme » indique que la plateforme agréée du client a reçu la facture, mais que celle-ci n’est pas encore nécessairement accessible à l’acheteur.

Le statut « mise à disposition » indique que la facture est désormais accessible au destinataire dans sa plateforme ou son logiciel connecté. Il confirme que la facture a été acheminée, mais pas qu’elle a été contrôlée ou approuvée.

Le statut « prise en charge » indique que l’acheteur a intégré la facture dans son processus de traitement. Elle peut, par exemple, avoir été affectée à un collaborateur ou intégrée dans un circuit interne de validation.

Le statut « approuvée » indique que la facture a été entièrement validée par l’acheteur. Cette approbation ne signifie pas nécessairement que le paiement a déjà été exécuté.

Le statut « approuvée partiellement » indique que le client valide une partie seulement de la facture. Cette situation peut concerner certaines lignes, certaines quantités, une partie du montant ou une partie des prestations. Une régularisation, un avoir ou une facture rectificative peut ensuite être nécessaire.

Le statut « en litige » s’applique lorsqu’un désaccord a été identifié, mais que le client n’a pas encore pris de décision définitive. Il peut ensuite aboutir à une approbation, une approbation partielle, un refus ou une correction de la facture.

Le statut « suspendue » indique que le traitement est temporairement interrompu, par exemple parce qu’une pièce justificative ou une information complémentaire est manquante. La facture n’est pas nécessairement « refusée » : le fournisseur doit examiner le motif et fournir l’élément attendu.

Le statut « complétée » s’applique lorsque le fournisseur a ajouté un commentaire ou une pièce jointe à une facture suspendue. Il ne permet pas de modifier librement les données de la facture originale. Une erreur portant sur le contenu fiscal ou commercial peut nécessiter une correction formelle.

Le statut « paiement transmis » indique que l’acheteur a lancé un ordre ou un flux de paiement vers le fournisseur. Il ne garantit pas encore que les fonds ont été crédités sur le compte du vendeur.

La documentation de référence identifie cinq statuts complémentaires comme recommandés : « mise à disposition », « prise en charge », « approuvée », « approuvée partiellement » et « paiement transmis ».

D’autres statuts peuvent être utilisés librement pour améliorer le suivi, comme « émise par la plateforme », « reçue par la plateforme », « en litige », « suspendue » et « complétée ». Toutes les plateformes ne présentent donc pas nécessairement exactement le même niveau de détail dans leur interface.

La mise à jour d’un statut dépend de sa nature technique, commerciale ou fiscale.

Les plateformes produisent généralement automatiquement les statuts liés au dépôt, à l’émission, à la réception, à la « mise à disposition » et au rejet technique.

L’entreprise destinataire peut être à l’origine des statuts « prise en charge », « approuvée », « approuvée partiellement », « en litige », « suspendue », « refusée » et « paiement transmis ». Ces statuts peuvent être générés automatiquement par un logiciel ou nécessiter une action de l’utilisateur.

Le vendeur est responsable de l’information confirmant la réception effective du paiement. Une connexion bancaire ou un rapprochement automatique peut faciliter cette mise à jour, mais l’entreprise doit vérifier que le montant et la facture concernés sont correctement identifiés.

Le statut « encaissée » n’est pas obligatoire pour toutes les factures. Il est principalement nécessaire lorsque les données de paiement doivent être transmises à l’administration afin de déterminer l’exigibilité de la TVA.

Cela concerne notamment les prestations de services soumises à la TVA sur les encaissements, sauf lorsque :

Pour une facture réglée en plusieurs fois, plusieurs encaissements peuvent devoir être remontés avec leurs dates et leurs montants respectifs.

L’action à mener dépend du statut concerné. Certains statuts exigent une action comptable, commerciale ou fiscale et ne doivent pas être traités comme de simples notifications.

Un suivi structuré des statuts limite les erreurs de traitement et les retards de paiement.

Avant l’entrée en vigueur de la réforme, il convient de définir :

Une plateforme ou un logiciel adapté doit permettre de filtrer les factures par statut, d’afficher le motif précis d’un rejet ou d’un refus, d’attribuer une action à un utilisateur, de recevoir des alertes, de traiter plusieurs factures à la fois et de conserver l’historique des changements.