Une facture électronique devra reprendre les mentions déjà exigées sur une facture classique et intégrer quatre nouvelles informations : le SIREN du client, la catégorie de l'opération, l'adresse de livraison lorsqu'elle diffère de l'adresse de facturation et, le cas échéant, la mention « Option pour le paiement de la taxe d'après les débits ».
Ces informations devront être renseignées dans les champs structurés de la facture afin de pouvoir être lues et traitées automatiquement.
Les mentions obligatoires d'une facture électronique
Les mentions obligatoires d'une facture électronique se répartissent en trois points : les nouvelles mentions à intégrer, les mentions déjà exigées qui restent en vigueur, et les règles de format liées aux données structurées.
Les quatre nouvelles mentions obligatoires
À partir de la réforme, quatre nouvelles informations devront figurer sur les factures électroniques, en plus des mentions déjà exigées.
Le numéro SIREN du client
La facture devra comporter le SIREN de l'entreprise cliente. Cet identifiant à neuf chiffres permet d'identifier juridiquement le destinataire.
Il ne doit pas être confondu avec le SIRET, qui identifie un établissement particulier, ni avec le numéro de TVA intracommunautaire.
La catégorie de l'opération
La catégorie de l'opération précise la nature de ce qui est facturé. La facture devra l'indiquer si elle concerne :
uniquement une livraison de biens ;
uniquement une prestation de services ;
ou une combinaison distincte de biens et de services.
Cette information permet notamment de déterminer les règles de TVA et les éventuelles obligations de transmission des données de paiement.
L'adresse complète de livraison
L'adresse de livraison devra être renseignée lorsqu'elle est différente de l'adresse de facturation du client.
Cette mention concerne l'adresse à laquelle le bien est effectivement livré. Lorsque l'adresse de livraison et l'adresse de facturation sont identiques, aucune adresse supplémentaire n'est nécessaire à ce titre.
L'option pour le paiement de la TVA sur les débits
Lorsqu'un prestataire a opté pour le paiement de la TVA d'après les débits, la facture devra comporter la mention « Option pour le paiement de la taxe d'après les débits ».
Cette information permet de distinguer les opérations pour lesquelles la TVA devient exigible dès la facturation de celles pour lesquelles elle devient normalement exigible lors de l'encaissement.
Les mentions obligatoires maintenues sur toutes les factures
Le passage à la facturation électronique ne supprime pas les règles actuelles. Une facture devra toujours comporter notamment :
sa date d'émission ;
un numéro unique reposant sur une séquence chronologique et continue ;
la date de la vente, de la prestation ou du versement de l'acompte ;
l'identité et l'adresse du vendeur ou du prestataire ;
l'identité et l'adresse du client ;
le numéro d'identification de l'entreprise émettrice ;
les numéros de TVA intracommunautaire lorsque leur présence est requise ;
le numéro du bon de commande lorsqu'il a été préalablement établi ;
la désignation, la quantité et le prix unitaire hors taxes des biens ou services ;
les taux et montants de TVA applicables ;
les éventuelles réductions de prix ;
les montants totaux hors taxes et toutes taxes comprises ;
la date ou le délai de paiement ;
les conditions d'escompte ;
le taux des pénalités de retard ;
l'indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement.
Des mentions particulières continuent également de s'appliquer selon la situation, par exemple « TVA non applicable, article 293 B du CGI » pour une entreprise en franchise en base, ou « Autoliquidation » lorsque le client est redevable de la TVA.
Les mentions doivent figurer dans les données structurées, pas seulement sur le PDF
Les mentions obligatoires ne doivent pas apparaître uniquement sur le PDF d'une facture électronique : une facture électronique contient des données structurées, par exemple dans un fichier Factur-X, UBL ou CII.
Les informations obligatoires devront être placées dans les champs correspondants. Il ne suffira donc pas de les ajouter visuellement dans une zone de texte ou dans un PDF ordinaire si le logiciel ne les transmet pas également sous forme structurée.
Comment préparer ses données avant la réforme
La préparation consiste à vérifier que chaque donnée requise est correctement enregistrée avant d'émettre des factures électroniques. Vérifiez :
que le SIREN et les coordonnées de chaque client sont correctement renseignés ;
que les produits et services sont bien distingués ;
que les adresses de livraison sont enregistrées lorsqu'elles diffèrent ;
que le régime d'exigibilité de TVA est correctement paramétré ;
que le logiciel de facturation et la plateforme agréée prennent en charge les champs requis.
En cas de doute sur l'option pour les débits ou sur une mention particulière liée à l'activité, rapprochez-vous d'un expert-comptable.
Questions fréquentes
Le SIRET du client peut-il remplacer son SIREN ?
Le SIRET du client peut-il remplacer son SIREN ?
Non. Le SIREN identifie l'entreprise tandis que le SIRET identifie un établissement. Les deux peuvent être utiles, mais la nouvelle mention vise expressément le SIREN du client.
Une facture mixte doit-elle détailler les biens et les services ?
Une facture mixte doit-elle détailler les biens et les services ?
Oui. Les lignes doivent permettre de distinguer les biens livrés des prestations réalisées et la facture doit indiquer qu'elle regroupe les deux catégories.
Comment savoir si l'entreprise a opté pour la TVA sur les débits ?
Comment savoir si l'entreprise a opté pour la TVA sur les débits ?
L'option peut être vérifiée dans les paramètres comptables, les déclarations de TVA ou auprès de l'expert-comptable. Elle concerne principalement les prestataires de services.