L'Espace Documents se connecte directement à votre stockage cloud existant. Une fois que vous avez lié Dropbox, Google Drive ou OneDrive, vos fichiers et dossiers se synchronisent automatiquement dans les deux sens — vous n'avez pas à choisir entre l'Espace Documents et le stockage que vous utilisez déjà.
Important :
Seuls les Administrateurs et les Chefs d'équipe peuvent connecter un service de stockage cloud. Si vous n'avez pas ce niveau d'accès, demandez à votre administrateur de compte ou à votre expert-comptable de configurer la connexion.
Vous pouvez connecter un seul service de stockage cloud par compte Dext.
Avant de commencer
Avant de vous connecter à votre stockage cloud, vérifiez les points suivants :
Vous disposez d'un compte Dropbox, Google Drive ou OneDrive avec le dossier que vous souhaitez synchroniser
Le dossier que vous prévoyez de connecter ne contient pas de données sensibles — c'est-à-dire des données révélant l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses, l'état de santé, ou des données biométriques et génétiques
Les fichiers du dossier font chacun moins de 100 Mo, et la bibliothèque totale ne dépasse pas 5 Go — les fichiers et bibliothèques dépassant ces limites ne seront pas synchronisés
Connecter un service de stockage cloud
Pour connecter l'Espace Documents à un stockage cloud, allez dans Paramètres du dossier, sélectionnez Espace Documents, puis choisissez Synchronisation Cloud.
Allez dans Paramètres du dossier et sélectionnez Espace Documents.
Choisissez Synchronisation Cloud dans le menu.
Choisissez votre service de stockage cloud : Dropbox, Google Drive ou OneDrive.
Sélectionnez Connecter.
5. Une fenêtre d'autorisation s'ouvre. Connectez-vous à votre compte de stockage
cloud et autorisez Dext à afficher, modifier, créer et supprimer des fichiers et
dossiers.
6. Une fois l'autorisation accordée, choisissez le dossier à synchroniser avec
l'Espace Documents. Tous les fichiers et sous-dossiers qu'il contient seront
disponibles dans l'Espace Documents.
7. Cochez la case pour confirmer que le dossier sélectionné ne contient pas de
données à caractère personnel.
8. Sélectionnez Synchroniser.
L'Espace Documents commence la synchronisation automatiquement. La structure des dossiers est créée en premier, puis les fichiers sont importés. Les fichiers déjà présents dans l'Espace Documents sont également copiés vers votre stockage cloud lors de la synchronisation initiale. Attendez quelques minutes pour que la synchronisation initiale se termine.
Droits d'accès aux fichiers synchronisés
Lorsque des fichiers sont synchronisés depuis votre stockage cloud vers l'Espace Documents, seuls les administrateurs et les chefs d'équipe peuvent y accéder par défaut. Les droits d'accès de l'Espace Documents sont gérés indépendamment de votre stockage cloud — les paramètres de partage de Dropbox, Google Drive ou OneDrive ne sont pas transférés dans l'Espace Documents.
Pour donner accès à un utilisateur standard sur un fichier ou un dossier synchronisé, ouvrez-le dans l'Espace Documents et sélectionnez Actions > Gérer l'accès.
Note : Les droits d'accès de l'Espace Documents sont distincts de ceux de votre stockage cloud. Les modifications effectuées dans l'Espace Documents n'affectent pas votre stockage cloud, et inversement.
Ce qui se synchronise entre l'Espace Documents et votre stockage cloud
Une fois connecté, les modifications apportées dans l'un ou l'autre système sont automatiquement répercutées dans l'autre. L'Espace Documents synchronise les éléments suivants :
Les fichiers et dossiers de votre stockage cloud apparaissent dans l'Espace Documents
Les fichiers ajoutés ou importés dans l'Espace Documents sont répercutés dans votre stockage cloud
Les renommages se synchronisent dans les deux sens — renommez un dossier dans l'Espace Documents, et il est mis à jour dans votre stockage cloud, et vice versa
Les déplacements se synchronisent dans les deux sens
La structure des dossiers et les noms de fichiers sont conservés — aucune migration ni restructuration n'est nécessaire
Si une synchronisation est interrompue, elle reprend sans ignorer ni dupliquer les fichiers
Note : OneDrive et Dropbox n'autorisent pas les doublons de noms de fichiers. En cas de conflit, les deux fichiers sont automatiquement renommés pour éviter le doublon.
Suppressions
Lorsque vous supprimez un fichier ou un dossier dans l'Espace Documents, il est également supprimé de votre stockage cloud — et inversement. Les suppressions se synchronisent dans les deux sens, quel que soit l'endroit où elles ont été effectuées.
Pour retirer un fichier de l'Espace Documents sans le supprimer de votre stockage cloud, déplacez-le dans un dossier de votre stockage cloud auquel Dext n'a pas accès.
Fichiers synchronisés et espace de stockage
Les fichiers synchronisés comptent dans votre espace de stockage Espace Documents de la même façon que les fichiers importés manuellement. Tout le contenu de l'Espace Documents est comptabilisé, qu'il ait été importé directement ou synchronisé depuis un stockage cloud.
Synchroniser manuellement
L'Espace Documents se synchronise automatiquement via webhook — toute modification dans votre stockage cloud est répercutée dans l'Espace Documents sans que vous ayez besoin de la déclencher. La date et l'heure de la dernière synchronisation s'affichent dans la barre d'outils de l'Espace Documents.
Pour déclencher une synchronisation manuelle à tout moment :
Allez dans Paramètres du dossier et sélectionnez Espace Documents.
Choisissez Synchronisation Cloud.
Sélectionnez Synchroniser.
Erreurs de synchronisation
Si certains fichiers ou dossiers n'ont pas pu être synchronisés, une icône d'avertissement s'affiche à côté du Statut de la synchronisation. Sélectionnez Voir les erreurs pour ouvrir la fenêtre Erreurs de synchronisation, qui liste les éléments concernés avec la cause du problème et l'action à effectuer.
Les deux erreurs les plus courantes sont :
Nom trop long — le nom du fichier ou du dossier dépasse 255 caractères. Renommez-le dans votre espace de stockage cloud : Dext le synchronisera automatiquement lors de la prochaine synchronisation.
Fichier trop volumineux — le fichier dépasse la taille maximale de 100 Mo. Réduisez sa taille dans votre espace de stockage cloud : Dext le synchronisera automatiquement lors de la prochaine synchronisation.
Les éléments en erreur ont le statut À vérifier.
Note : seuls les utilisateurs Administrateurs peuvent voir les erreurs de synchronisation, même si un utilisateur Standard a accès au fichier ou au dossier concerné.
Limites et cas non pris en charge
Taille maximale des fichiers : les fichiers de plus de 100 Mo ne sont pas synchronisés.
Taille maximale de la bibliothèque : les bibliothèques de plus de 5 Go ne sont pas synchronisées.
Fournisseurs pris en charge uniquement : la synchronisation de l'Espace Documents est limitée à Dropbox, Google Drive et OneDrive. Les autres services de stockage cloud ne sont pas pris en charge.
Grandes bibliothèques : la synchronisation initiale d'une bibliothèque très volumineuse peut prendre plus de temps, le temps que Dext traite les fichiers en arrière-plan. La synchronisation se terminera — elle n'est pas immédiate.
Déconnexion d'un service : vous pouvez déconnecter votre service de stockage cloud et en connecter un autre à tout moment depuis Paramètres du dossier >
Espace Documents > Synchronisation Cloud. La déconnexion ne supprime aucun fichier — les fichiers déjà synchronisés dans votre stockage cloud y restent, et les fichiers de l'Espace Documents sont inchangés.