Les instructions correspondent à l’ensemble des règles et de la logique qu’Assistant IA utilise pour générer ses suggestions. Cet article explique comment créer, modifier et analyser les instructions, que vous soyez un cabinet gérant plusieurs clients ou une entreprise utilisant Dext directement.
Les Administrateurs et Chefs d'équipe, y compris les experts-comptables accédant aux comptes clients, peuvent consulter, créer, modifier et gérer les instructions, ainsi que contrôler le mode d'application des suggestions.
Les Utilisateurs standards peuvent consulter et appliquer les suggestions à leurs propres documents, mais ne peuvent pas gérer les instructions.
Note : Assistant IA est prioritaire sur les autres fonctionnalités d’automatisation, comme les règles fournisseurs, l’affectation automatique des comptes de charges et l’extraction standard.
Instructions générales
Les instructions générales sont une bibliothèque d'instructions préconfigurées créées par Dext, conçues autour des activités commerciales standard et fondées sur les réglementations et normes de conformité régionales - par exemple, les obligations fiscales françaises. Elles sont gratuites et en lecture seule. Seul Dext peut créer ou modifier les instructions générales.
Important : Les instructions générales sont disponibles pour la France. Elles seront prochainement disponibles au Canada.
Comment fonctionnent les instructions générales pour les cabinets
Note : Les instructions générales sont accessibles à tous les Administrateurs et Chefs d'équipe disposant de l'autorisation Gérer le dossier du cabinet, depuis Paramètres du cabinet > Assistant IA > Instructions générales. Elles n'apparaissent pas dans les comptes clients tant qu'un Administrateur ou un Chef d'équipe ne les a pas explicitement activées et assignées.
Pour ajouter une instruction générale à votre cabinet :
Accédez à Paramètres du cabinet, puis sélectionnez Assistant IA.
Sélectionnez Instructions générales dans le menu latéral.
Repérez l'instruction à activer et sélectionnez Activer l'instruction.
4. Choisissez le mode d'Application des suggestions : Validation manuelle ou
Application automatique.
5. Sélectionnez Suivant pour passer à l'étape Appliquer aux clients.
6. Activez Tous les clients pour appliquer l'instruction à l'ensemble de votre
portefeuille, ou recherchez un client spécifique et activez le bouton
correspondant dans la colonne Appliquer ?.
7. Sélectionnez Activer l'instruction pour confirmer.
Une fois confirmée, l'instruction apparaît dans la liste des Instructions partagées avec l’étiquette Général. Vous pouvez modifier son mode d'application ou mettre à jour les clients concernés depuis le menu Actions situé à côté de l'instruction dans la liste des Instructions partagées.
Vous pouvez également gérer une instruction générale active directement depuis la page Instructions générales :
Sélectionnez Gérer à côté de l'instruction pour accéder à la liste des Instructions partagées.
Sélectionnez ensuite Actions > Modifier pour mettre à jour le mode d'application ou les clients concernés.
Pour désactiver une instruction générale pour tous les clients simultanément, désactivez le bouton Active ? à côté de l'instruction dans la liste des Instructions partagées.
Note : Si vous supprimez une instruction générale depuis la liste des Instructions partagées, elle est retirée de tous les comptes clients auxquels elle était assignée et n'apparaît plus dans leurs Paramètres du dossier > Assistant IA. L'instruction reste disponible dans Paramètres du cabinet > Assistant IA > Instructions générales et peut être réactivée à tout moment via le bouton Activer l'instruction.
Comment fonctionnent les instructions générales pour les clients
Lorsqu'un Administrateur ou un Chef d'équipe du cabinet active une instruction générale et l'assigne à un client, elle apparaît dans le compte de ce client sous Paramètres du dossier > Assistant IA en lecture seule. Les clients n'ont pas besoin d'un abonnement ou d'un essai gratuit à Assistant IA pour que les instructions générales s'affichent.
Les clients ne peuvent pas modifier les instructions générales. Si un client souhaite une modification, il doit contacter son cabinet directement. Le cabinet peut alors désactiver l'instruction générale pour ce client, ou créer une nouvelle instruction - soit comme instruction partagée dans ses Paramètres du cabinet pour l'appliquer à plusieurs clients, soit directement dans les paramètres du dossier du client pour n'affecter que ce compte.
Instructions partagées
Les instructions partagées sont uniquement disponibles pour les experts-comptables disposant d'un compte cabinet dans Dext. Elles sont gérées de manière centralisée depuis Paramètres du cabinet et peuvent être activées pour tous les clients du cabinet ou seulement pour certains d’entre eux.
Les modifications sont automatiquement prises en compte pour les clients concernés et ne s’appliquent qu’aux nouveaux documents.
Note : L'accès à Assistant IA dans les paramètres du cabinet est limité aux Administrateurs et aux Chefs d'équipe disposant de l'autorisation Gérer le dossier du cabinet.
Créer et assigner des instructions partagées
Accédez à Paramètres du cabinet.
Sélectionnez Assistant IA > Instructions partagées.
Sélectionnez Créer une instruction.
4. Saisissez un Nom et une Description.
5. Choisissez le mode d'Application des suggestions : Application automatique
ou Validation manuelle.
6. Choisissez les clients et/ou le compte du cabinet à activer en activant le bouton
correspondant dans la colonne Appliquer ?.
7. Sélectionnez Créer une instruction pour confirmer.
Les instructions partagées sont visibles dans les comptes clients, mais ne peuvent pas y être modifiées. Les clients peuvent les utiliser, mais seul le cabinet peut les gérer.
Instructions au niveau du dossier
Les instructions au niveau du dossier s’appliquent uniquement à ce dossier spécifique, qu’il s’agisse d’un dossier client dans un compte cabinet ou d’un compte entreprise autonome.
Dans un compte cabinet, elles sont créées et gérées au niveau de chaque dossier client, indépendamment des instructions définies au niveau du cabinet.
Important : L’accès à Assistant IA dans les paramètres du dossier est limité aux Administrateurs et aux Chefs d’équipe.
Accéder aux instructions
Pour accéder aux instructions dans les Paramètres du dossier :
Accédez à Paramètres du dossier.
Sélectionnez Assistant IA dans le menu latéral.
Vue d'ensemble des instructions
Les instructions existantes s'affichent sous forme de liste. Chaque instruction indique :
le nom et la description
l’utilisateur ayant créé l’instruction
les suggestions proposées, appliquées et rejetées
le mode d’application (Validation manuelle ou Application automatique)
le statut (activé ou désactivé)
Depuis cette vue, les Administrateurs et les Chefs d'équipe peuvent modifier, changer le mode d'application, activer ou désactiver, et supprimer une instruction.
Consulter l’historique des instructions
Vous pouvez consulter l’historique des modifications apportées à une instruction depuis les paramètres du dossier. Cela vous permet de suivre les changements effectués, la date de modification et l’utilisateur à l’origine de la mise à jour.
Note : L’historique des instructions est uniquement disponible pour les instructions au niveau du dossier (compte entreprise). Il n’est pas disponible pour les instructions au niveau du cabinet.
Pour consulter l’historique d’une instruction :
Accédez à Paramètres du dossier.
Sélectionnez Assistant IA dans le menu latéral.
Dans la liste des instructions, repérez l’instruction concernée.
Sélectionnez l'icône Historique au début de la ligne de l'instruction.
Le panneau d’historique affiche la liste des modifications avec la date et le nom de l’utilisateur.
Générer des instructions automatiquement
Si aucune instruction n’existe encore, sélectionnez Générer des instructions pour permettre à Assistant IA de créer automatiquement des règles à partir de vos données et de vos pratiques actuelles.
Note : L’option Générer des instructions ne peut être utilisée qu’une seule fois. Après la création initiale, elle n’est plus disponible. Une fonctionnalité de régénération est prévue dans une prochaine mise à jour.
Créer une instruction manuellement
Pour créer une instruction :
Sélectionnez Créer une instruction.
Consultez les conseils affichés en haut de la page.
3. Saisissez un nom et une description clairs.
4. Choisissez le mode d’application (Validation manuelle ou Application
automatique).
5. Sélectionnez Créer une instruction pour enregistrer.
Modifier une instruction
Pour modifier une instruction existante :
Dans la liste des instructions, sélectionnez Modifier à côté de l'instruction concernée.
2. Mettez à jour la description ou le mode d'application.
3. Sélectionnez Enregistrer.
Note : Les modifications s’appliquent uniquement aux nouveaux documents.
Supprimer une instruction
Dans la liste des instructions, sélectionnez l'icône Corbeille sur la ligne de l'instruction concernée.
2. Dans la fenêtre de confirmation, sélectionnez Supprimer.
Note : La suppression est définitive et entraîne la suppression de toutes les suggestions associées à cette instruction.
Analyser les performances des suggestions
Vous pouvez analyser les performances des instructions directement depuis la liste dans Paramètres du dossier > Assistant IA.
Chaque instruction affiche le nombre de suggestions proposées, appliquées et rejetées.
Pour voir les documents concernés :
Dans la liste des instructions, repérez les colonnes Suggestions proposées, Suggestions appliquées ou Suggestions rejetées.
Sélectionnez un chiffre pour afficher les documents correspondants.
Depuis cet aperçu, vous pouvez :
ouvrir un document via Voir le document ;
consulter le type de document, la date et le fournisseur ;
utiliser la Recherche avancée pour filtrer par fournisseur ou période.