Les règles Fournisseurs et Clients vous permettent d’automatiser la saisie des données dans Dext pour les documents provenant de fournisseurs ou de clients spécifiques. Elles réduisent la saisie manuelle, améliorent la cohérence des données et accélèrent la validation des factures et reçus.
Important : Seuls les Administrateurs peuvent créer et gérer les règles fournisseurs et clients.
À quoi servent les règles fournisseurs et clients ?
Les règles sont particulièrement utiles lorsque les documents d’un fournisseur ou d’un client suivent toujours le même format ou les mêmes logiques comptables.
Par exemple :
Les reçus Uber sont toujours catégorisés en Déplacements
Les factures Adobe, Google ou Apple sont catégorisées en Frais informatiques
Les factures de services publics sont catégorisées en Charges
Les règles fournisseur et client remplacent l’affectation automatique par défaut pour les factures récurrentes provenant d’un fournisseur ou d’un client donné.
Champs que vous pouvez automatiser
Avec les règles fournisseurs ou clients, vous pouvez définir des valeurs par défaut pour les champs suivants :
Compte de charge
Date d’échéance de la facture
Taux de TVA
Moyen de paiement
Statut payé / non payé
Description
Devise
Créer une règle fournisseur ou client
Vous pouvez créer des règles depuis la vue détaillée d’un document ou depuis la liste des fournisseurs ou des clients.
Depuis la page Détails d’un document
Ouvrez un document du fournisseur ou du client concerné.
Cliquez sur Créer ou modifier une règle fournisseur ou Définir des règles pour les clients.
3. Renseignez les champs que vous souhaitez automatiser.
4. Cliquez sur Appliquer.
Note : Lors de la création d’une règle depuis la vue détaillée du document, cochez Appliquer à toutes les factures du fournisseur / client de la Boîte de réception pour appliquer la règle aux documents existants.
Depuis la Liste des fournisseurs ou des clients
Allez dans Achats > Liste des fournisseurs ou Ventes > Liste des clients.
Cliquez sur le nom d’un fournisseur ou d’un client.
Utilisez les champs modifiables dans la section Règles pour ajouter ou modifier des règles.
Note : Les modifications effectuées sur la page des règles fournisseur ou client s’appliquent par défaut à tous les documents du fournisseur ou du client présents dans la Boîte de réception.
Ajouter une note de rappel pour un fournisseur
Vous pouvez ajouter une note de rappel afin d’harmoniser le traitement des documents provenant d’un fournisseur spécifique.
Cette note s’affiche en haut de la vue détaillée de chaque nouveau document et rappelle à votre équipe les informations à vérifier ou à compléter.
Comment ajouter une note de rappel
Accédez à la page Règles fournisseur en utilisant l’une des méthodes suivantes :
Depuis Achats > Liste des fournisseurs, cliquez sur un fournisseur.
Depuis un document de la Boîte de réception des Achats, cliquez sur Définir des règles fournisseur.
2. Renseignez le champ Informations sur ce fournisseur avec une note courte, par
exemple : Toujours renseigner le numéro de facture.
3. Enregistrez la modification.
Une fois enregistrée, la note s’affiche automatiquement sur tous les nouveaux documents de ce fournisseur.
Important : Cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les fournisseurs.
Définir des règles en masse
Vous pouvez appliquer des règles à plusieurs fournisseurs ou clients en une seule action.
Pour les fournisseurs
Allez dans Achats > Liste des fournisseurs.
Cochez les fournisseurs à mettre à jour.
Cliquez sur Modifier la sélection.
4. Sélectionnez et appliquez les règles souhaitées.
Pour les clients
Allez dans Ventes > Liste des clients.
Cochez les clients concernés.
Cliquez sur Actions > Modifier la sélection.
4. Sélectionnez et appliquez les règles souhaitées.
Note : Il est possible que certains champs, notamment ceux synchronisés avec votre logiciel comptable, ne soient pas modifiables en masse.
Priorité des règles et publication automatique
Les règles de publication automatique s’appliquent uniquement aux documents importés après la création de la règle, et se déclenchent automatiquement après l’extraction des données.
Les règles de moyen de paiement, les règles utilisateur et les exceptions de publication automatique remplacent les règles fournisseurs ou clients si elles concernent le même champ.
Les règles fournisseurs et clients remplacent les paramètres par défaut du compte pour un même champ (par exemple la date d’échéance par défaut).
Foire aux questions
Les règles s’appliquent-elles par défaut aux documents existants ?
Les règles s’appliquent-elles par défaut aux documents existants ?
Non, uniquement aux nouveaux documents. Pour les appliquer aux documents déjà présents dans la Boîte de réception, modifiez-les directement depuis la page des règles ou cliquez sur la case Appliquer à toutes les factures du fournisseur / client de la Boîte de réception depuis la vue détaillée facture.
Important : Les règles telles que la publication automatique ou l’extraction des données ne peuvent pas être appliquées aux documents déjà présents dans la Boîte de réception.
Puis-je modifier tous les champs en masse ?
Puis-je modifier tous les champs en masse ?
Non. Certains champs liés aux intégrations comptables peuvent ne pas être disponibles en modification de masse.
Pourquoi mes règles fournisseurs ou clients ne s’appliquent-elles pas ?
Pourquoi mes règles fournisseurs ou clients ne s’appliquent-elles pas ?
Si votre compte est connecté à un logiciel comptable, les règles d’affectation déjà créées dans Dext (manuellement ou via l’import du FEC N-1) doivent être transférées afin d’être conservées avec l’intégration.
Allez dans Paramètres du dossier > Connexions > Logiciels disponibles > Transférer les règles.