Utilisez une règle de ventilation pour un fournisseur afin de générer automatiquement des lignes comptables sur vos factures.
Une règle de ventilation vous permet d’appliquer :
Un montant fixe, ou
Un pourcentage du total de la facture
Cette automatisation vous fait gagner du temps et assure une répartition cohérente de vos charges.
Visionnez cette courte vidéo pour découvrir comment créer et appliquer une règle de ventilation pour un fournisseur.
Important : Seuls les Administrateurs et les Chefs d’équipe peuvent créer et gérer les règles fournisseurs dans votre compte.
Types de règles de ventilation disponibles
Vous pouvez configurer une règle de ventilation de deux façons : avec un montant fixe ou avec un pourcentage du total.
Règle avec un montant fixe
Une règle avec montant fixe génère automatiquement le même montant sur chaque facture de ce fournisseur.
Cette option est adaptée si :
Le montant est identique sur chaque facture
Il s’agit d’un abonnement mensuel fixe
Les frais ne varient pas
Vous utilisez un masque de saisie pour appliquer les mêmes montants
Règle avec un pourcentage du total
Une règle avec pourcentage génère automatiquement des lignes comptables selon un pourcentage du montant total de la facture.
Cette option est adaptée si :
Le montant varie d’une facture à l’autre
Vous répartissez vos charges selon une clé fixe (exemple : 70 % / 30 %)
Créer une règle de ventilation
Pour créer une règle de ventilation, accédez à la fiche fournisseur depuis une facture ou depuis la liste des fournisseurs.
Depuis les détails d’une facture
Ouvrez une facture du fournisseur concerné.
Sous le champ Fournisseur, cliquez sur Créer ou modifier une règle fournisseur.
3. La fiche fournisseur s’ouvre. Faites défiler la page, puis cliquez sur + Créer des
règles de ventilation.
4. Sélectionnez le type de règle à créer :
+ Ajouter une règle avec un montant fixe, ou
+ Ajouter une règle avec un pourcentage.
5. Renseignez les informations requises (compte comptable, taux de TVA, montant
ou pourcentage, etc.).
6. Cliquez sur Fait, puis sur Appliquer.
La règle sera appliquée :
Aux factures déjà présentes dans votre Boîte de réception
Aux nouvelles factures importées pour ce fournisseur, dès qu’il est reconnu lors de l’extraction
Note : L’option Appliquer à toutes les factures du fournisseur dans la Boîte de réception est activée par défaut. Décochez-la pour limiter l’application aux nouvelles factures importées.
Depuis la liste des fournisseurs
Accédez à Achats > Liste des fournisseurs.
Ouvrez la fiche du fournisseur concerné.
Dans la section Règle de ventilation, cliquez sur Ajouter une règle de ventilation.
4. Sélectionnez le type de règle à créer :
+ Ajouter une règle avec un montant fixe, ou
+ Ajouter une règle avec un pourcentage.
5. Renseignez les informations requises.
6. Cliquez sur Appliquer.
Note : Les modifications s’appliquent aux factures déjà présentes dans la Boîte de réception ainsi qu’aux nouvelles factures importées pour ce fournisseur, dès qu’il est reconnu lors de l’extraction.
Modifier une règle de ventilation
Pour modifier une règle de ventilation existante, accédez à la fiche fournisseur depuis une facture ou depuis la liste des fournisseurs.
Modifier depuis les détails d’une facture
Ouvrez une facture du fournisseur concerné.
Depuis l’onglet Détails, cliquez sur Créer ou modifier une règle fournisseur.
Faites défiler jusqu’à la section Activer une règle de ventilation.
Cliquez sur Modifier les règles de ventilation.
5. Apportez les modifications souhaitées.
6. Cliquez sur Fait, puis sur Appliquer.
Modifier depuis la liste des fournisseurs
Accédez à Achats > Liste des fournisseurs.
Ouvrez la fiche du fournisseur concerné.
Faites défiler la page, puis cliquez sur Modifier les règles de ventilation.
4. Apportez vos modifications.
5. Cliquez sur Appliquer.
Modifier les lignes comptables générées par une règle
Vous pouvez ajuster les lignes comptables d’une facture spécifique sans modifier la règle.
Ouvrez la facture depuis votre Boîte de réception des achats.
Depuis l’onglet Détails, faites défiler la page, puis cliquez sur Éditer lignes comptables.
3. Apportez les modifications nécessaires.
4. Cliquez sur Terminer.
Ces modifications s’appliquent uniquement à la facture en cours.
Pourquoi je ne peux pas créer une règle de ventilation ?
Vous ne pouvez pas créer de règle de ventilation si la Ventilation Automatique est activée sur la fiche du fournisseur.
Pour créer une règle de ventilation, désactivez d’abord la Ventilation Automatique dans la fiche du fournisseur.