Important : Cet article concerne la fonctionnalité Ventilation Automatique, actuellement disponible en version bêta. Cette fonctionnalité est en cours de développement et peut évoluer.
La Ventilation Automatique permet d’extraire et d’analyser automatiquement les lignes des documents pris en charge, y compris les factures longues ou complexes. Elle simplifie la ventilation comptable, la gestion de la TVA et l’affectation des comptes de charge, sans traitement manuel.
Pour chaque ligne extraite, Dext récupère :
La description
Le montant total
Le code TVA
Les comptes et les taux de TVA ne sont pas extraits.
Si certaines parties du document sont floues ou illisibles, certains champs peuvent rester vides.
Important :
Seuls les utilisateurs disposant du rôle Administrateur peuvent gérer la ventilation automatique.
Lorsque la Ventilation Automatique est activée, il n’est pas possible de définir des règles de ventilation.
Ventilation Automatique pour les Achats
Pour les documents d’Achats, la Ventilation Automatique peut être utilisée de deux manières :
Automatiquement, pour tous les futurs documents d’un fournisseur
Manuellement, pour des factures individuelles uniquement
Ventilation Automatique au niveau du fournisseur
La Ventilation Automatique fonctionne au niveau du fournisseur. Lorsqu’elle est activée, les lignes comptables de tous les futurs documents de ce fournisseur sont automatiquement extraites.
Vous pouvez activer cette option à plusieurs endroits.
Depuis la page des règles fournisseur
Ouvrez un fournisseur depuis l’onglet Achats > Liste des fournisseurs.
Activez l’option Ventilation Automatique.
Depuis la page de détails d’un document
Ouvrez la page Détails d’un document depuis la Boîte de réception des Achats.
Cliquez sur Créer ou modifier une règle fournisseur sous le champ Fournisseur.
3. Activez la Ventilation Automatique.
Une fois activées, les lignes extraites apparaissent en bas de la page Détails du document.
Ventilation Automatique pour un achat ponctuel
Si vous ne souhaitez pas activer la Ventilation Automatique pour tous les documents d’un fournisseur, vous pouvez extraire les lignes pour un document d’achats individuel.
Cette option est particulièrement utile pour des achats ponctuels ou des exceptions.
Pour ventiler une facture unique :
Ouvrez la page Détails du document.
Cliquez sur Ventiler automatiquement.
Types de documents pris en charge (Achats)
La Ventilation Automatique est disponible pour les documents d’achats suivants :
Factures
Reçus
Avoirs
Bons de livraison
La Ventilation Automatique n’est pas prise en charge pour :
Relevés
Avis de remise
Ces documents sont traités normalement et n’utilisent pas de crédits.
Ventilation automatique pour les Ventes
La Ventilation Automatique est également disponible pour les documents de vente, avec une différence importante.
Pour les documents de vente :
Les mêmes informations sont extraites que pour les achats (description, montant total, montant TVA).
L’extraction est uniquement manuelle. Il n’est pas possible de créer des règles client ou d’activer la Ventilation automatique.
Ouvrez un document depuis la Boîte de réception des Ventes.
Faites défiler jusqu’en bas de la page Détails.
Cliquez sur Ventiler automatiquement.
Regrouper les lignes extraites
Le regroupement des lignes permet d’assembler automatiquement les lignes extraites selon :
Leur description
Leur taux de TVA
Ou les deux
Le regroupement s’appuie sur les règles fournisseur et les groupes de lignes, qui définissent comment les lignes doivent être regroupées.
Cela permet d’obtenir des écritures plus claires dans votre logiciel comptable et de simplifier la revue des documents.
Définir des règles de regroupement pour un fournisseur
Allez dans Achats > Liste des fournisseurs.
Ouvrez un fournisseur avec la ventilation automatique activée.
Sous Regrouper les lignes par, choisissez l’une des options suivantes :
Groupe de produits/services
Taux de TVA
Groupe de produits et TVA
Ces options sont également accessibles depuis Créer ou modifier une règle fournisseur sur la page Détails d’un document.
Créer des groupes de lignes
Après avoir sélectionné une méthode de regroupement :
Allez dans Paramètres du dossier > Plan comptable.
Sous Ventilation personnalisée, choisissez l’une des options suivantes :
Copier les groupes par défaut – Utiliser un modèle prédéfini pour votre région.
Importer le CSV – Importer vos groupes depuis un fichier CSV.
Ajouter un groupe – Créer un groupe manuellement.
Lors du traitement d’une facture, Dext utilise ces groupes pour suggérer automatiquement le bon compte de charge.
Important : Vous pouvez ajouter jusqu’à 32 groupes de lignes.
Vérifier les lignes regroupées
Lorsque les lignes sont automatiquement regroupées, une icône en forme de cerveau apparaît à côté des lignes sur la page Détails du document.
Pour vérifier le regroupement :
Sur la page Détails, cliquez sur Éditer lignes comptables.
Les lignes regroupées apparaissent ensemble, avec une icône indiquant le nombre de lignes incluses.
Cliquez sur un groupe pour afficher le détail des lignes individuelles.
Si le regroupement n’est pas correct, sélectionnez le groupe et cliquez sur Retirer du groupe pour revenir à des lignes individuelles.
Une fois les modifications terminées, cliquez sur Terminer.
Ajouter automatiquement une ligne d’équilibrage
Vous pouvez activer l’option Ajuster automatiquement le solde restant depuis la page d’une règle fournisseur.
Lorsque cette option est activée, Dext ajoute automatiquement une ligne pour tout montant restant non affecté. Cela évite d’avoir à équilibrer le document manuellement.
Cette option est également accessible depuis Créer ou modifier une règle fournisseur sur la page Détails d’un document.