La Ventilation Automatique permet d'extraire et d'analyser automatiquement les lignes des documents pris en charge, y compris les factures longues ou complexes. Elle simplifie la ventilation comptable, la gestion de la TVA et l'affectation des comptes comptables, sans traitement manuel.
Pour chaque ligne extraite, Dext récupère :
La description
Le montant total
Le code TVA
Notre outil reconnaît et traite facilement les factures présentant une structure standardisée, comme les factures Metro.
Les comptes et les taux de TVA ne sont pas extraits. Si le document est partiellement flou ou illisible, certains champs peuvent rester vides.
Important :
Seuls les Administrateurs et Chefs d'équipe, y compris les experts-comptables et comptables accédant à un dossier client.
Lorsque la Ventilation Automatique est activée, il n’est pas possible de définir des règles de ventilation.
Pour découvrir la Ventilation Automatique en action, suivez cette démonstration interactive de la fonctionnalité.
Ventilation Automatique pour les Achats
Pour les documents d’Achats, la Ventilation Automatique peut être utilisée de deux manières :
Automatiquement, pour tous les futurs documents d’un fournisseur
Manuellement, pour des factures individuelles uniquement
Ventilation Automatique au niveau du fournisseur
La Ventilation Automatique fonctionne au niveau du fournisseur. Lorsqu’elle est activée, les lignes comptables de tous les futurs documents de ce fournisseur sont automatiquement extraites.
Vous pouvez activer cette option à plusieurs endroits.
Depuis la page des règles fournisseur
Ouvrez un fournisseur depuis l’onglet Achats > Liste des fournisseurs.
Activez l’option Ventilation Automatique.
Depuis la page de détails d’un document
Ouvrez la page Détails d’un document depuis la Boîte de réception des Achats.
Cliquez sur Créer ou modifier une règle fournisseur sous le champ Fournisseur.
3. Activez la Ventilation Automatique.
Une fois la Ventilation Automatique activée, les lignes extraites apparaissent en bas de la page Détails du document.
Ventilation Automatique pour un achat ponctuel
Si vous ne souhaitez pas activer la Ventilation Automatique pour tous les documents d’un fournisseur, vous pouvez extraire les lignes pour un document d’achats individuel.
Cette option est particulièrement utile pour des achats ponctuels ou des exceptions.
Pour ventiler une facture unique :
Ouvrez la page Détails du document.
Cliquez sur Ventiler automatiquement.
Types de documents pris en charge (Achats)
La Ventilation Automatique est disponible pour les documents d’achats suivants :
Factures
Reçus
Avoirs
Bons de livraison
La Ventilation Automatique n’est pas prise en charge pour :
Relevés
Avis de remise
Ces documents sont traités normalement et n’utilisent pas de crédits.
Ventilation automatique pour les Ventes
La Ventilation Automatique est également disponible pour les documents de vente. Elle fonctionne de la même manière que pour les achats et permet d’extraire automatiquement les lignes comptables des documents d’un client.
Vous pouvez activer cette fonctionnalité directement depuis un document ou depuis les règles du client.
Ventilation Automatique au niveau du client
Depuis la page des règles client
Ouvrez un client depuis l’onglet Ventes > Liste des clients.
Activez l’option Ventilation.
Depuis la page de détails d’un document
Ouvrez la page Détails d’un document depuis l’onglet Ventes.
Cliquez sur Définir des règles pour les clients sous le champ Client.
3. Activez la Ventilation.
Une fois la Ventilation activée, les lignes comptables extraites s’affichent automatiquement dans la section Ventilation en bas de la page Détails du document.
Ventilation Automatique pour une vente ponctuelle
Ouvrez un document depuis l’onglet Ventes.
Faites défiler jusqu’en bas de la page Détails.
Cliquez sur Ventiler automatiquement.
Regrouper vos lignes comptables
Dext vous permet de regrouper automatiquement les lignes comptables extraites selon leur taux de TVA, leur description ou ces deux critères combinés. Pour savoir comment procéder, consultez Comment regrouper les lignes comptables dans Dext.
Quel est le tarif de la Ventilation Automatique ?
La Ventilation Automatique inclut un quota mensuel dans l'abonnement, avec un coût par extraction au-delà de ce quota. Le tarif est identique pour les cabinets et les entreprises
Une ventilation automatique correspond à un document dont les lignes comptables ont été extraites automatiquement, quel que soit le nombre de lignes qu'il contient.
Le quota fonctionne ainsi, par dossier client facturé (cabinets) ou par compte Entreprise (entreprises) :
Période | Ventilations automatiques incluses |
Jusqu'au 31 octobre | 5 par mois, par dossier client facturé ou compte Entreprise |
Après le 31 octobre | 1 par mois, par dossier client facturé ou compte Entreprise |
Au-delà de ce quota, chaque ventilation supplémentaire coûte 0,50 € par document traité, quel que soit le nombre de lignes comptables extraites.
Exemple : Pour un cabinet avec 50 dossiers clients facturés, cela représente 250 ventilations automatiques par mois, réparties librement entre ces dossiers.
Les cabinets qui ont besoin d'un quota plus élevé peuvent contacter leur responsable du compte Dext.
Pour ne pas être facturé au-delà du quota, vous pouvez désactiver la Ventilation Automatique pour les fournisseurs ou les clients concernés.