La boîte de réception Achats de Dext est l'espace central où sont rassemblés et traités tous vos justificatifs d'achat, comme les reçus, les factures et les notes de frais. Lors de l'import d'un document d'achat, Dext commence par en extraire automatiquement les données clés avant de le rendre visible dans votre boîte de réception.
Le module Achats est distinct du module Ventes, où vous pouvez importer ou créer vos documents de vente.
Note : Si vous avez choisi Dext comme Plateforme Agréée (PA) dans le cadre de la réforme de la facturation électronique en France, vos factures électroniques d'achat reçues s'affichent également dans votre espace Achats. Pour découvrir comment gérer ces documents, consultez Comment traiter les factures électroniques dans Dext.
Les onglets de la boîte de réception Achats
La boîte de réception Achats de Dext se divise en plusieurs onglets qui vous permettent de suivre chaque étape du traitement de vos documents d'achat.
Les quatre onglets principaux sont :
Boîte de réception : contient les documents prêts à être publiés ou exportés, ainsi que ceux nécessitant une révision si des informations obligatoires sont manquantes.
En cours : affiche les documents en cours d'extraction par Dext, avec une estimation du temps d'attente restant.
À valider : regroupe les justificatifs en attente de validation si vous avez configuré des circuits de validation pour votre équipe.
Archives : conserve l'historique de tous vos justificatifs d'achat déjà publiés, exportés ou archivés manuellement.
Vous pouvez également activer deux onglets supplémentaires pour mieux organiser votre flux de travail :
À réviser : regroupe les documents auxquels il manque des données obligatoires (comme le compte de charge ou le fournisseur). Vous devez compléter ces informations avant de pouvoir publier les documents.
Prêt : regroupe tous les documents qui ont passé avec succès toutes les vérifications de Dext et qui sont prêts à être publiés ou exportés.
Pour activer les onglets facultatifs À réviser et Prêt :
Allez dans les Paramètres du dossier dans le menu latéral gauche.
Ouvrez l'onglet Extraction.
Allez à la section Affichage des statuts.
Faites glisser le bouton de l'option Afficher les onglets "À réviser" et "Prêt" sur Oui.
Conseil : Vous ne trouvez pas un document ? Consultez L’Historique d’envoi dans Dext pour vérifier s'il a bien été transmis.
L'organisation des données de vos documents d'achat
Le tableau de la boîte de réception Achats organise automatiquement les données extraites de vos justificatifs d'achat sous forme de colonnes claires.
Par défaut, les colonnes principales affichent les informations suivantes :
Statut : indique si le document a été modifié, s'il nécessite une révision ou s'il est prêt à être publié.
Utilisateur : affiche le nom de la personne qui a importé le document dans Dext.
Date : affiche la date de facturation ou d'émission extraite du document. Si aucune date n'est détectée, Dext utilise la date d'importation par défaut.
Fournisseur : affiche le nom du fournisseur extrait du document ou défini manuellement.
Compte de charge : indique la catégorie comptable attribuée au document dans votre plan comptable. Vous pouvez la modifier directement à l'aide du menu déroulant.
Montant total : affiche la somme totale TTC et la devise détectées sur le justificatif.
TVA : indique le montant de la taxe sur la valeur ajoutée extrait du justificatif.
Vous pouvez personnaliser l'affichage de ces colonnes depuis les Paramètres du tableau pour ajouter d'autres champs (comme la date d'échéance ou le numéro de facture) selon vos besoins.
Pour savoir comment modifier ces colonnes, consultez Comment personnaliser l'affichage de vos tableaux dans Dext.
Déplacer des documents entre les modules Achats et Ventes
Si vous importez par erreur un document de vente dans votre boîte de réception Achats, Dext vous permet de le déplacer facilement vers l'espace Ventes.
Pour déplacer un document vers un autre module :
Allez dans la Boîte de réception du module Achats.
Sélectionnez la case à cocher à gauche du document que vous souhaitez déplacer.
Dans la barre d'outils supérieure, cliquez sur Déplacer vers.
Choisissez Ventes dans le menu déroulant pour transférer immédiatement le document.