Dext vous permet de créer des règles bancaires pour appliquer automatiquement un traitement aux transactions selon plusieurs critères. Une règle peut désormais s'appliquer à un compte bancaire, à plusieurs comptes sélectionnés, ou à l'ensemble des comptes bancaires du dossier client.
Créer une règle bancaire
Pour créer une règle bancaire, allez dans l'onglet Règles bancaires du module Banque.
Assurez-vous d'avoir sélectionné le bon dossier client.
Cliquez sur Règles, dans le module Banque.
Cliquez sur Créer une règle.
4. Renseignez un nom dans le champ Nom de la règle.
5. Renseignez le texte à rechercher dans le champ Mot clé dans le libellé.
6. Activez Correspondance exacte si vous voulez que la règle ne corresponde qu'à
ce texte exact. Désactivée, la règle correspond à toute transaction dont le libellé
contient partiellement ce texte.
7. Cochez les comptes concernés dans le champ Comptes bancaires, si vous
voulez limiter la règle à des comptes précis.
8. Choisissez une option dans le champ Débit/crédit pour filtrer selon le sens de la
transaction.
9. Renseignez une période dans les champs Date, ou une fourchette dans les
champs Montant, pour affiner davantage les critères.
10. Renseignez les comptes à affecter aux transactions correspondantes sous
SÉLECTIONNEZ UN COMPTE ET/OU UNE TVA.
11. Vérifiez l'aperçu des transactions à gauche pour confirmer que les critères
ciblent les bonnes transactions.
12. Cliquez sur Créer.
La règle est active immédiatement et s'applique aux nouvelles transactions correspondant aux critères.
Conseil : Vous pouvez également créer une règle depuis l'onglet Transactions, en sélectionnant une ou plusieurs transactions puis en cliquant sur Actions > Créer une règle.
Sélectionner les comptes bancaires concernés par la règle
Le champ Comptes bancaires détermine sur quels comptes la règle s'applique. Par défaut, ce champ affiche Tous les comptes bancaires : la règle est alors globale et s'applique à l'ensemble des comptes bancaires du dossier client.
Pour limiter la règle à un ou plusieurs comptes précis, ouvrez le menu déroulant Comptes bancaires et cochez les comptes concernés. La règle ne s'appliquera alors qu'aux transactions de ces comptes.
Dans le tableau des règles bancaires, la colonne Comptes bancaires affiche les comptes associés à chaque règle. Si la liste est trop longue pour s'afficher entièrement, survolez le nom de la règle pour la voir en entier.
Modifier une règle bancaire
Pour modifier une règle bancaire, allez dans le tableau des règles bancaires et cliquez sur Modifier, à côté de la règle concernée.
Ajustez les critères de correspondance, le compte à affecter, ou les comptes bancaires concernés.
Cliquez sur Confirmer.
Les modifications s'appliquent aux nouvelles transactions. Pour les appliquer aussi aux transactions déjà enregistrées, cochez la case Appliquer aux transactions existantes avant de cliquer sur Confirmer — cette étape est détaillée plus bas.
Supprimer une règle bancaire
Pour supprimer une règle bancaire, cochez la case correspondant à la règle dans le tableau des règles bancaires, puis cliquez sur Supprimer.
Appliquer une règle bancaire aux transactions existantes
Une règle bancaire ne s'applique pas rétroactivement aux transactions déjà enregistrées, sauf si vous cochez la case Appliquer aux transactions existantes.
Cette case est disponible à trois moments : à la création d'une règle, lors de sa modification, ou après coup depuis le tableau des règles bancaires.
À la création ou lors de la modification d'une règle :
Dans la fenêtre Créer une règle bancaire ou Modifier la règle bancaire, cochez la case Appliquer aux transactions existantes, en bas de la fenêtre.
Cliquez sur Créer ou Confirmer.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, renseignez une date dans le champ À partir du si vous voulez limiter l'application à des transactions récentes. Laissez ce champ vide pour appliquer la règle sans limite de date.
Cliquez sur Appliquer.
Après coup, depuis le tableau des règles bancaires :
Cochez la case correspondant à la ou aux règles concernées.
Cliquez sur Appliquer aux transactions existantes.
Suivez les mêmes étapes que ci-dessus pour choisir une date de départ et confirmer.
Dans tous les cas, la règle s'applique automatiquement aux transactions correspondantes des comptes bancaires concernés.
Modifier plusieurs transactions à la fois
Pour modifier des transactions déjà affectées par une règle bancaire, utilisez la modification en masse depuis l'onglet Transactions.
Allez dans Transactions, dans le module Banque.
Cochez les transactions à modifier.
Cliquez sur Actions, puis sur Modifier la sélection.
Dans la fenêtre Modifier des transactions, renseignez les champs Compte, Compte fournisseur, Compte client, ou Taux TVA que vous voulez changer.
Cliquez sur Modifier en masse.
Seuls les champs renseignés sont modifiés ; les autres restent inchangés.
Interaction entre une règle bancaire et un rapprochement bancaire
Si une transaction affectée par une règle bancaire est ensuite rapprochée avec une facture, le rapprochement prend le dessus : Dext applique à la transaction le compte, le compte fournisseur ou client, et la TVA de la facture rapprochée, à la place des valeurs appliquées par la règle.
Pour changer cette affectation, modifiez-la directement sur la facture rapprochée.
Pour en savoir plus sur le rapprochement bancaire, allez dans Rapprocher une transaction avec une ou plusieurs factures dans Dext.
Personnaliser les colonnes du tableau des règles bancaires
Pour personnaliser les colonnes affichées dans le tableau des règles bancaires, utilisez le bouton Paramètres tableau.
Par défaut, seules les colonnes principales s'affichent : Nom de la règle, Comptes bancaires, Active ?, Transactions, Compte, Compte fournisseur, Compte client, et TVA. Les critères de correspondance (Description, Correspondance exacte, Débit/Crédit, Montant, Date) sont désormais masqués par défaut pour alléger le tableau.
Pour afficher ces colonnes additionnelles :
Cliquez sur l'icône d'engrenage Paramètres tableau, en haut à droite du tableau.
Cochez les colonnes que vous souhaitez afficher, sous Colonnes additionnelles.
Cliquez sur Appliquer.