Zapier est un outil qui connecte des logiciels entre eux sans code. Chaque connexion s'appelle un Zap : un déclencheur lance le Zap, puis une action produit le résultat souhaité.
Avec Dext, vous pouvez envoyer des factures vers un autre logiciel, recevoir des notifications, importer des factures et créer des dossiers clients. Zapier étant disponible uniquement en anglais, les déclencheurs, les actions et les champs de Zapier sont mentionnés en anglais.
Comment fonctionne un Zap avec Dext
Un Zap relie Dext à un autre logiciel grâce à un déclencheur et à une action. Le déclencheur est l'événement qui lance le Zap, et l'action est ce que Zapier fait ensuite.
Dext peut jouer l'un ou l'autre de ces rôles. Dans un Zap qui exporte des factures vers Google Sheets, Dext est le déclencheur. Dans un Zap qui importe des factures depuis Google Drive, Dext est l'action.
Pour créer un Zap, vous avez besoin d'un compte Dext, d'un compte sur Zapier et d'un compte sur le logiciel à connecter à Dext.
Pour consulter la liste complète des intégrations et des modèles de Zap disponibles, allez à Dext sur Zapier
Créer un Zap : les étapes principales
Pour créer un Zap entre Dext et un autre logiciel, suivez ces étapes principales dans Zapier :
Connectez-vous à Zapier. Sur la page d'accueil, cliquez sur + Create, puis sur Zaps. Vous pouvez aussi cliquer sur Zap dans la section Start from scratch.
Choisissez l'application et l'événement du déclencheur, puis cliquez sur Continue.
Connectez votre compte pour l'application du déclencheur, puis renseignez les champs demandés par Zapier.
Testez le déclencheur pour vérifier qu'il fonctionne.
Choisissez l'application et l'événement de l'action, puis cliquez sur Continue.
Connectez votre compte pour l'application de l'action, puis renseignez les champs demandés par Zapier.
Testez l'action, puis cliquez sur Publish pour activer le Zap.
Les champs à renseigner varient selon le logiciel. Pour en savoir plus sur la création de Zaps, consultez la documentation d'aide de Zapier (en anglais)
Envoyer des factures de Dext vers un autre logiciel
Pour envoyer des factures de Dext vers un autre logiciel, utilisez un déclencheur d'export Dext.
Le déclencheur Export Receipts When Ready exporte une facture lorsque son statut passe à Prêt. Dans Archive Receipts, vous choisissez d'archiver ou non les factures exportées. Dans Client Filter, vous choisissez le dossier client concerné par l'export.
Le déclencheur Export New Processed Receipt Data exporte les champs choisis dès qu'une facture est importée dans Dext et que Dext en a extrait les informations. Vous pouvez exporter jusqu'à 20 champs par facture.
Choisissez Export Receipts When Ready pour exporter uniquement les factures au statut Prêt. Choisissez Export New Processed Receipt Data pour exporter chaque facture dès l'extraction de ses informations, sans attendre le statut Prêt.
Par exemple, vous pouvez exporter vers Google Sheets le fournisseur, le compte de charge, le montant total, le montant HT et le montant de TVA de chaque facture.
Pour créer le Zap avec votre logiciel, allez à l'article correspondant :
Recevoir une notification après l'extraction de factures
Pour recevoir une notification quand Dext a extrait les informations de nouvelles factures, utilisez le déclencheur New Processed Receipt Notification.
Dans Threshold, vous choisissez le nombre de factures qui déclenche la notification. Dans Client Filter, vous choisissez le dossier client concerné. Zapier envoie ensuite la notification dans le logiciel de votre choix.
Par exemple, vous pouvez recevoir un message dans Slack ou Microsoft Teams après l'extraction de dix factures.
L'action Check Number of Processed Receipts vérifie si de nouvelles factures ont été traitées pour vos clients.
Pour créer le Zap, allez à l'article qui prend Google Calendar comme exemple : Comment mettre en place des notifications avec Zapier
Importer des factures dans Dext
Pour importer des factures dans Dext depuis un autre logiciel, utilisez une action Dext.
L'action Submit Receipts importe des factures d'achat, et l'action Submit Sales Invoices importe des factures de vente. Un Zap utilise une seule de ces actions : créez un Zap distinct pour chaque type de facture.
Par exemple, vous pouvez connecter un dossier Google Drive, Dropbox, OneDrive ou Box à Dext. Chaque fichier ajouté au dossier est alors envoyé automatiquement à Dext.
Pour créer le Zap, allez à l'article correspondant : Comment importer des factures de Google Drive dans Dext avec Zapier
Créer un dossier client depuis un autre logiciel
Pour créer un dossier client depuis un autre logiciel, utilisez l'action Create New Client Account.
Dext crée le dossier client et envoie un e-mail d'invitation au client. Le Zap a besoin du prénom, du nom et de l'adresse e-mail du client.
Par exemple, vous pouvez créer un dossier client pour chaque nouvelle ligne ajoutée à un Google Sheet.