Zapier est un outil qui connecte des applications entre elles sans code, à l'aide d'automatisations appelées Zaps. Chaque Zap envoie des informations d'une application vers une autre grâce à un déclencheur et une ou plusieurs actions.
Cet article explique comment créer un Zap qui envoie automatiquement vos factures d'achat ou de vente ajoutées dans Google Drive vers Dext.
Avant de commencer
Vous avez besoin des éléments suivants pour commencer :
Un compte Dext
Un compte Zapier
Un compte Google Drive où sont stockées vos factures
Créer un Zap
Pour importer vos factures, créez un Zap dans Zapier avec Google Drive comme déclencheur et Dext comme action.
Depuis le tableau de bord, cliquez sur Create, puis sélectionnez Zaps.
Zapier propose de décrire votre automatisation en langage naturel à Copilot, ou de construire le Zap manuellement à l'aide des cartes Trigger et Action. Les étapes ci-dessous suivent la méthode manuelle, qui donne un contrôle complet sur chaque champ.
Configurer le déclencheur Google Drive
Choisissez le déclencheur Google Drive, connectez votre compte, définissez le dossier à surveiller et tester le résultat.
Sélectionner l'application et l'événement
Pour définir le déclencheur, sélectionnez Google Drive comme application et choisissez l'événement à utiliser.
Cliquez sur la carte Trigger et sélectionnez Google Drive.
Choisissez l'un des événements suivants :
New File si le dossier Google Drive ne contient que des factures.
New File in Folder si les factures partagent le dossier avec d'autres documents.
3. Sous Account, cliquez sur Sign in pour connecter le compte Google Drive à
utiliser, puis autorisez l'accès.
4. Cliquez sur Continue.
Sélectionner le dossier à surveiller
Une fois le compte Google Drive connecté, indiquez quel dossier Zapier doit surveiller.
Dans l'onglet Configure, définissez les champs suivants :
Drive : choisissez My Google Drive.
Folder : sélectionnez dans la liste le dossier contenant les factures à importer.
Include Subfolders? : choisissez True ou False selon que les sous-dossiers du dossier sélectionné doivent aussi être surveillés.
Include Deleted Files? : ce champ est réglé par défaut sur Only return non-deleted files.
2. Cliquez sur Continue.
Tester le déclencheur
Dans l'onglet Test, cliquez sur Test trigger. Zapier recherche jusqu'à trois documents récents dans le dossier connecté et les affiche sous forme de liste. Sélectionnez l'un des documents trouvés, puis cliquez sur Continue with selected record.
Configurer l'action Dext
Pour configurer l'action, sélectionnez Dext et choisissez le type de facture à envoyer.
Choisir l'action et connecter votre compte
Pour définir l'action, sélectionnez Dext et connectez le compte qui recevra les factures.
Cliquez sur la carte Action et sélectionnez Dext.
Choisissez une des options suivantes comme Action event :
Submit Receipts (pour les factures d'achats)
Submit Sales Invoices (pour les factures de ventes)
Note : Vous ne pouvez pas sélectionner les deux actions dans le même Zap. Créez un Zap distinct pour chaque type de facture.
3. Sous Account, connectez votre compte Dext.
4. Autorisez l'accès lorsque Zapier vous y invite.
5. Cliquez sur Continue.
Renseigner les champs Photo et Client Filter
Une fois le compte Dext connecté, mappez le champ Photo et, si besoin, le champ Client Filter.
Dans le champ Photo, sélectionnez le champ File: (Exists but not shown).
Si vous gérez plusieurs dossiers clients depuis un compte cabinet, sélectionnez le dossier client correspondant dans le champ Client Filter.
Cliquez sur Continue une fois les champs renseignés.
Tester l'action et publier le Zap
Pour finaliser le Zap, testez l'action, puis publiez-le pour l'activer.
1. Cliquez sur Test step : Zapier envoie une facture de test à Dext. Une fois le test
terminé, l'onglet Data out affiche l'ID de la pièce créée dans Dext.
2. Cliquez sur Publish.
3. Modifiez le nom proposé si besoin, ou sélectionnez Regenerate pour en générer
un autre.
4. Sélectionnez Publish pour confirmer et activer le Zap.
Vérifier l'import dans Dext
Pour confirmer que l'import fonctionne, vérifiez la facture envoyée pendant le test dans Dext.
Dans Dext, ouvrez Achats ou Ventes.
cliquez sur Avancé et filtrez par Méthode d'envoi : Via Zapier pour retrouver la facture importée pendant le test.
Ouvrez le document et consultez l'onglet Historique : l'entrée « Cette facture a été importée Via Zapier par Dext » confirme que l'import a fonctionné.
Une fois le Zap actif, chaque nouveau fichier ajouté au dossier Google Drive est envoyé automatiquement à Dext.
Pour connecter Dext à d'autres applications via Zapier, allez à l'article Connecter Dext et un autre logiciel avec Zapier.