Avec Zapier, vous pouvez envoyer automatiquement les factures de l'onglet Prêt de Dext vers Libeo. Cet article explique comment créer le Zap qui réalise cet envoi.
Pour en savoir plus sur la connexion de Dext à Zapier, consultez Connecter Dext et un autre logiciel avec Zapier
Avant de commencer
Avant de créer le Zap, vérifiez que vous disposez des éléments suivants :
Un compte Zapier
Votre compte Libeo, où se trouve la clé API dans Configuration > Intégrations
Le partage d'image activé dans Dext
Pour afficher les images des factures dans Libeo, activez le partage d'image dans Dext. Allez à Paramètres du dossier > Exports. Dans la section Partage d'images, activez Permettre le partage d'images lors des exports.
Créer le déclencheur Dext dans Zapier
Le déclencheur Dext lance le Zap chaque fois qu'une facture est déplacée dans l'onglet Prêt.
Pour le créer dans Zapier :
Rendez-vous sur Zapier et connectez-vous.
Sur la page d'accueil de Zapier, sélectionnez + Create > Zaps.
Sur la page du nouveau Zap, sélectionnez Trigger.
Dans la liste des applications, choisissez Dext.
Sur la page Setup du déclencheur, dans Trigger event, choisissez Export Receipts When Ready. Ce déclencheur exporte les factures révisées et déplacées dans l'onglet Prêt de Dext.
Dans Account, choisissez votre compte Dext, puis sélectionnez Continue.
Sur la page Configure, choisissez si les factures exportées vers Libeo sont archivées après l’export. Dans Archive Receipts, choisissez True pour les archiver, ou False pour ne pas les archiver.
Dans Client Filter, choisissez le compte client concerné par l'export, puis sélectionnez Continue. Si vous n'avez qu'un seul compte Dext, laissez ce champ vide.
Sur la page Test, sélectionnez Test trigger pour tester le déclencheur. Pour passer le test, sélectionnez Skip test.
Si vous testez le déclencheur, Zapier charge jusqu'à trois factures récentes de l'onglet Prêt, sauf celles déjà exportées. Choisissez une facture, puis sélectionnez Continue with selected record.
Conseil : si Zapier affiche No receipt found, déplacez une facture dans l'onglet Prêt de Dext, puis sélectionnez de nouveau Test trigger.
Créer l'action Libeo dans Zapier
L’action Libeo crée une facture dans Libeo à partir des informations de la facture exportée par Dext. Pour la créer, connectez d’abord votre compte Libeo, puis renseignez les champs de l’action. Testez ensuite l’action et publiez le Zap.
Connecter le compte Libeo
Pour connecter votre compte Libeo à Zapier, utilisez la clé API de votre compte Libeo :
Dans la liste des applications, choisissez Libeo.
Sur la page Setup de l’action, dans Action event, choisissez Create Invoice.
Dans Account, sélectionnez Sign in. La fenêtre Connect to Zapier s'ouvre.
Dans Apikey, collez la clé API de votre compte Libeo, puis sélectionnez Connect.
De retour dans Zapier, vérifiez que votre compte Libeo apparaît dans Account, puis sélectionnez Continue.
Renseigner les champs de l'action
Sur la page Configure de l'action, renseignez chaque champ avec l'information de la facture Dext correspondante. Deux champs sont obligatoires : Invoice ID et Integration.
Champ Libeo | Information à choisir |
Integration | Dext |
Invoice ID | Item ID |
Supplier Name | Supplier |
Invoice Date | Date |
Due Date | Due date |
Total Amount | Total amount |
Total Without Tax | Net Amount |
Currency | Currency |
Invoice is paid | Onglet Custom, puis Paid |
Link to invoice's image | Image |
Invoice Number | Invoice Number |
Invoice Label | Description |
Une fois les champs renseignés, sélectionnez Continue.
Tester l'action et publier le Zap
Pour terminer, testez l'action ou passez le test, puis publiez le Zap :
Sur la page Test de l'action, sélectionnez Test step pour tester l'action. Pour passer le test, sélectionnez Skip test.
Si vous testez l'action, la facture arrive dans l'onglet Payer de Libeo sous quelques minutes.
Sélectionnez Publish.
Fonctionnement de l'envoi vers Libeo
Une fois le Zap publié, Zapier envoie vers Libeo chaque facture que vous déplacez dans l'onglet Prêt de Dext. Dans Libeo, retrouvez ces factures dans l'onglet Documents, ou dans Réception s'il manque des informations.
Important : seules les factures déplacées dans l'onglet Prêt après la publication du Zap sont envoyées vers Libeo.
Pour en savoir plus, consultez l'article du Centre d'aide Libeo, Connecter Dext et Libeo