Une règle de ventilation vous permet d’automatiser le traitement comptable des factures de vente de vos clients. Dès qu’une nouvelle facture est déposée dans votre compte, les lignes comptables sont générées automatiquement selon les paramètres définis : montant fixe, pourcentage du total ou combinaison des deux.
Cette fonctionnalité est particulièrement utile si vous facturez des abonnements récurrents, si vous appliquez une clé de répartition fixe ou si la ventilation comptable est répétitive pour certains clients.
Visionnez cette courte vidéo pour découvrir comment créer et appliquer une règle de ventilation pour un client.
Important :
Seuls les Administrateurs et les Chefs d’équipe peuvent créer et gérer les règles clients dans votre compte.
Les règles de ventilation clients ne sont pas rétroactives. Elles s’appliquent uniquement aux nouvelles factures de vente importées.
Types de règles de ventilation disponibles
Une règle de ventilation peut être configurée de deux façons : avec un montant fixe ou avec un pourcentage du total de la facture.
Règle avec un montant fixe
Une règle avec montant fixe applique le même montant à chaque facture de votre client.
Cette option est adaptée si :
Le montant est identique sur chaque facture
Vous facturez un abonnement mensuel fixe
Les frais ne varient pas
Vous utilisez un masque de saisie pour appliquer les mêmes montants
Règle avec un pourcentage du total
Une règle avec pourcentage affecte automatiquement un pourcentage du total de la facture à chaque ligne comptable.
Cette option est adaptée si :
Le montant varie d’une facture à l’autre
Vous répartissez les charges selon une clé fixe (exemple : 70 % / 30 %)
Créer une règle de ventilation
L’activation d’une règle de ventilation permet de séparer automatiquement chaque nouvelle facture de votre client en plusieurs lignes comptables, selon un montant fixe, un pourcentage défini ou une combinaison des deux.
Depuis les détails d’une facture
Allez dans Ventes > Factures importées.
Ouvrez une facture du client concerné.
Sous le champ Client, cliquez sur Définir des règles pour les clients.
4. Dans la fiche client, faites défiler la page puis cliquez sur + Créer des règles de
ventilation.
5. Sélectionnez le type de règle :
Ajouter une règle avec un montant fixe, ou
Ajouter une règle avec un pourcentage.
Chaque clic sur l’un de ces boutons ajoute une nouvelle ligne comptable à configurer.
6. Renseignez les informations requises : compte comptable, taux de TVA, montant
ou pourcentage.
7. Cliquez sur Terminer, puis sur Appliquer pour enregistrer la règle.
Depuis la liste des clients
Allez dans Ventes > Liste des clients.
Accédez à la fiche du client concerné.
Dans la section Règle de ventilation, cliquez sur Ajouter une règle de ventilation.
4. Sélectionnez le type de règle :
+ Ajouter une règle avec un montant fixe, ou
+ Ajouter une règle avec un pourcentage.
5. Renseignez les informations requises : compte comptable, taux de TVA, montant
ou pourcentage.
6. Cliquez sur Appliquer pour enregistrer la règle.
Modifier une règle de ventilation
Vous pouvez modifier une règle de ventilation à tout moment depuis les détails d’une facture ou depuis la liste des clients.
Depuis les détails d’une facture
Ouvrez une facture du client concerné.
Dans l’onglet Détails, cliquez sur Définir des règles pour les clients.
Faites défiler jusqu’à la section Activer une règle de ventilation.
Cliquez sur Modifier les règles de ventilation.
5. Apportez les modifications souhaitées.
Vous pouvez supprimer une ligne individuelle en cliquant sur l’icône X.
6. Cliquez sur Terminer, puis sur Appliquer pour enregistrer les changements.
Note : Les modifications s’appliquent à la facture depuis laquelle la règle est modifiée, ainsi qu’aux nouvelles factures déposées pour ce client.
Depuis la liste des clients
Allez dans Ventes > Liste des clients.
Ouvrez la fiche du client concerné.
Faites défiler la page puis cliquez sur Modifier les règles de ventilation.
4. Apportez les modifications souhaitées.
Vous pouvez supprimer une ligne individuelle en cliquant sur l’icône X.
5. Cliquez sur Appliquer.
Note : Les modifications s’appliquent uniquement aux nouvelles factures déposées pour ce client.
Modifier les lignes comptables générées par une règle
Vous pouvez ajuster les lignes comptables d’une facture spécifique sans modifier la règle de ventilation du client.
Ouvrez la facture concernée depuis Ventes > Factures importées.
Dans l’onglet Détails, faites défiler la page puis cliquez sur Éditer lignes comptables.
3. Apportez les modifications nécessaires aux lignes comptables.
4. Cliquez sur Terminer pour enregistrer les changements.
Note : Cette modification concerne uniquement la facture sélectionnée et ne modifie pas la règle de ventilation enregistrée pour le client.