Dext peut détecter et empêcher qu'un même document d'achat soit traité plusieurs fois. Selon les paramètres choisis, un doublon détecté peut être supprimé automatiquement ou signalé pour vérification avant d'être exporté vers votre logiciel comptable.
Important : La détection des doublons s'applique uniquement aux Achats (pas aux Ventes). La vérification a lieu pendant le traitement du document.
Comment fonctionne la détection des doublons
Pour identifier un doublon, Dext compare certaines informations extraites d'un nouveau document avec celles des documents déjà présents sur le compte.
Pour les reçus
Pour les reçus, Dext considère qu'il s'agit d'un doublon lorsque les éléments suivants sont identiques :
Fournisseur
Date
Montant total
Propriétaire du document (y compris lorsqu'aucun des deux documents n'a de propriétaire)
Pour les factures et les avoirs
Pour les factures et les avoirs, Dext considère qu'il s'agit d'un doublon lorsque les éléments suivants sont identiques :
Fournisseur
Montant total
Numéro de facture
Si une information clé, comme le numéro de facture ou la date, est manquante sur l'un des deux documents, Dext peut ne pas reconnaître le doublon.
Les modes de gestion des doublons
Vous pouvez choisir comment Dext traite les doublons potentiels parmi trois modes. Ces modes peuvent s'appliquer par défaut à l'ensemble du compte, à un fournisseur en particulier, ou en masse à plusieurs fournisseurs.
Fusion automatique (appelée Valider automatiquement au niveau d'un fournisseur) : les doublons potentiels sont supprimés dès leur détection.
Vérifier manuellement : les doublons potentiels sont signalés dans la Boîte de réception pour vérification.
Désactiver : aucune détection des doublons n'a lieu.
Important : Les règles fournisseurs et clients sont prioritaires sur les paramètres de gestion des doublons définis au niveau du compte. Pour en savoir plus, consultez Utiliser les règles fournisseurs et clients.
Il n'est pas recommandé de désactiver la détection des doublons, car cela peut entraîner des erreurs dans vos données comptables.
Utiliser le mode de vérification manuelle
Quand le mode Vérifier manuellement est actif, les doublons potentiels affichent une pastille orange dans la boîte de réception Achats. Vous pouvez les vérifier de deux façons.
Important : Les Utilisateurs standard ne peuvent pas vérifier les doublons potentiels, même si le mode de vérification manuelle est activé.
Depuis la boîte de réception Achats
Depuis la boîte de réception Achats, survolez la pastille orange à côté du document concerné, puis cliquez sur Vérifier les doublons.
Depuis la page Détails du document
Vous pouvez aussi ouvrir le document, puis cliquer sur Vérifier les doublons dans l'encart affiché en haut de la page Détails.
Une fenêtre s'ouvre et affiche la facture existante et la nouvelle facture soumise côte à côte, avec les informations similaires mises en évidence. Au bas de la fenêtre, indiquez si les deux factures décrivent la même transaction :
Si ce n'est pas le cas, cliquez sur Non, c'est une transaction différente. Les deux documents restent dans la Boîte de réception.
Si c'est le cas, cliquez sur Oui, il s'agit de la même transaction, puis choisissez Supprimer l'image (supprime le document en double) ou Joindre une image à l'achat (conserve les deux images sur un seul document).
Utiliser le mode de fusion automatique
Quand le mode Fusion automatique (appelé Valider automatiquement au niveau d'un fournisseur) est activé, les doublons sont supprimés dès leur détection. Vous pouvez les retrouver dans l'Historique d'envoi.
Comparer un doublon supprimé avec le document original
Avant de restaurer un doublon, vous pouvez le comparer avec le document original.
Allez dans Historique d'envoi, en bas de la barre latérale gauche.
Repérez le document au statut Doublon confirmé.
Cliquez sur l'icône Historique.
4. Dans l'historique du document, repérez la référence Dext du document original
et copiez-la.
5. Allez dans la boîte de réception Achats.
6. Cliquez sur Avancé dans la barre de recherche.
7. Collez la référence dans le champ Référence Dext.
8. Cliquez sur Appliquer.
Vous pouvez à présent comparer le document original avec le doublon supprimé avant de décider de le restaurer.
Conseil : Si vous ne trouvez pas le document dans la Boîte de réception, essayez de le rechercher dans les Archives.
Restaurer un doublon supprimé
Pour restaurer un doublon supprimé :
Allez dans Historique d'envoi.
Repérez le document au statut Doublon confirmé.
Cliquez sur Restaurer dans la colonne Action.
Le document revient dans la boîte de réception Achats. Restaurer un doublon n'affecte pas le document original.
Configurer les paramètres de gestion des doublons
Vous pouvez définir le mode de gestion des doublons à trois niveaux : par défaut pour l'ensemble du compte, pour un fournisseur en particulier, ou en masse pour plusieurs fournisseurs.
Important : Seuls les Administrateurs Principaux et les Chefs d'équipe peuvent configurer les paramètres de gestion des doublons, ainsi que les collaborateurs ayant accès aux dossiers clients concernés.
Définir un mode par défaut pour tous les fournisseurs
Pour définir le mode de gestion des doublons par défaut pour l'ensemble du compte :
Allez dans Paramètres du dossier > Extraction.
Faites défiler jusqu'à la section Gestion des doublons.
Sélectionnez le mode souhaité : Fusion automatique, Vérifier manuellement ou Désactiver.
Ce mode devient le paramètre par défaut pour l'ensemble du compte.
Définir un mode pour un fournisseur spécifique
Pour définir un mode de gestion des doublons propre à un fournisseur :
Allez dans Achats > Liste des fournisseurs.
Cliquez sur le fournisseur concerné.
Dans le champ Gestion des doublons Achats, sélectionnez le mode souhaité : Suivre les Paramètres système, Valider automatiquement, Vérifier manuellement ou Désactiver.
Note : Suivre les Paramètres système signifie que le mode par défaut du compte, défini dans Paramètres du dossier > Extraction > Gestion des doublons, s'applique à ce fournisseur. Si vous sélectionnez un des trois autres modes, il écrase ce paramètre par défaut pour ce fournisseur uniquement.
Appliquer un mode en masse à plusieurs fournisseurs
Pour appliquer un même mode à plusieurs fournisseurs en une seule fois :
Allez dans Achats > Liste des fournisseurs.
Cochez les fournisseurs concernés.
Cliquez sur Modifier la sélection.
4. Choisissez un mode dans le champ Gestion des doublons Achats.
5. Cliquez sur Appliquer.
Note : La modification des paramètres en masse n'a pas d'effet sur les documents déjà présents dans la Boîte de réception.