Le menu Outils permet d’effectuer des actions en masse sur les éléments sélectionnés, qu’il s’agisse de factures, de transactions bancaires ou de documents.
Il est disponible dans les modules Achats, Ventes, Banque et Documents (GED), avec des options qui varient selon le module utilisé.
Pour utiliser le menu Outils :
Sélectionnez une ou plusieurs lignes à l’aide des cases à cocher.
Cliquez sur Outils dans la barre d’actions en haut de la page.
Choisissez l’action souhaitée.
Achats et Ventes
Les options du menu Outils sont identiques dans les sections Achats et Ventes.
Note : Certaines options du menu Outils sont disponibles uniquement pour les comptes connectés à un logiciel comptable par API.
Exporter (comptes connectés par API)
L’option Exporter permet de télécharger les éléments sélectionnés dans un format compatible avec votre logiciel comptable.
Fusionner
L'option Fusionner permet de regrouper deux ou plusieurs pages d’un même document importées séparément par erreur.
Cas d’usage fréquents :
Regrouper les pages d’une facture scannée en plusieurs fichiers
Joindre un bon de livraison ou un justificatif complémentaire à une facture
Modifier en masse
L'option Modifier en masse permet d’appliquer le même traitement à plusieurs pièces simultanément.
Vous pouvez par exemple :
Modifier le compte comptable
Changer le taux de TVA
Mettre à jour un fournisseur ou un client
Envoyer par e-mail
L’option Envoyer par e-mail permet de transmettre les pièces sélectionnées par e-mail, sans les télécharger au préalable sur votre ordinateur.
Cela facilite le partage rapide de documents avec un client ou un collaborateur.
Un e-mail contenant un lien pour télécharger un fichier CSV et un fichier PDF de toutes les pièces sélectionnées est envoyé au destinataire. Ce lien expire 30 jours après l’envoi.
Effacer les données de publication (comptes connectés par API)
L’option Effacer les données de publication supprime les informations liées à la publication des éléments sélectionnés vers le logiciel comptable intégré.
Après cette action :
Dext ne détecte plus que la pièce a déjà été publiée
La pièce peut être republiée comme si elle n’avait jamais été envoyée
Cette fonctionnalité est utile en cas d’erreur de publication ou de besoin de renvoi vers le logiciel comptable.
Marquer
L’option Marquer ajoute un drapeau de marquage à une pièce afin de la distinguer visuellement.
Cela peut servir à :
Identifier des factures payées par carte bancaire
Signaler des pièces à revoir
Mettre de côté certains documents pour traitement ultérieur
Retirer le marquage
Cette option supprime le drapeau précédemment ajouté.
Il est possible d’utiliser les Filtres en haut à droite du tableau pour afficher uniquement les pièces marquées, puis appliquer un traitement en masse.
Supprimer
L’option Supprimer permet d’effacer les documents sélectionnés des modules Achats ou Ventes.
Les éléments effacés peuvent être restaurés depuis l’Historique d’envoi.
Banque
Dans la section Banque, le menu Outils propose des actions spécifiques aux transactions bancaires.
Modifier la sélection
L’option Modifier la sélection permet de modifier plusieurs transactions bancaires en masse.
Il est possible notamment de :
Modifier le compte
Changer le compte fournisseur ou client
Ajuster le taux de TVA
Créer une règle
L’option Créer une règle permet de créer une règle bancaire à partir des transactions sélectionnées.
Cette règle applique automatiquement le même traitement comptable aux transactions similaires à l’avenir, par exemple lorsqu’un même libellé ou fournisseur est détecté.
L’automatisation permet de gagner du temps et de limiter les corrections manuelles.
Archiver
L’option Archiver permet de déplacer les transactions bancaires sélectionnées vers l’onglet Archives.
Les transactions archivées y sont conservées de manière permanente après traitement et ne s’affichent plus dans la Boîte de réception.
Documents
Dans l’espace Documents (GED), le menu Outils est dédié à la gestion des tags et du marquage des fichiers.
Modifier les tags
L’option Modifier les tags permet d’ajouter ou de modifier les tags d’un ou plusieurs fichiers.
Il est possible de :
Ajouter un tag existant
Sélectionner un tag fréquemment utilisé
Les tags facilitent la recherche et le classement des fichiers dans la GED.
Marquer
L’option Marquer permet d’ajouter un drapeau orange afin de différencier certaines pièces des autres, selon vos besoins.
Une fois marqué, le document est ajouté à l’onglet À réviser, tout en restant visible dans les sections Dossiers et Tous les documents.
Cette action peut servir à :
Identifier des documents à traiter
Signaler des pièces sensibles
Mettre en attente certains fichiers
Retirer marquage
L’option Retirer marquage permet de supprimer le drapeau ajouté à un document.
Le document revient alors à son état normal dans la liste.
Bonnes pratiques d’utilisation
Sélectionner les éléments concernés avant d’ouvrir le menu Outils
Vérifier la section utilisée (Achats, Ventes, Banque ou Documents), car les options diffèrent
Utiliser les actions en masse pour gagner du temps et standardiser les traitements