Pour commencer à traiter les notes de frais, rendez-vous dans la partie Notes de frais du module des Achats.
1. Depuis ce tableau, vous pouvez déjà observer certaines informations sur les rapports présents dans la boîte de réception. Cliquez sur l’une des lignes pour rentrer dans le détail d’un rapport.
2. Une fois dans la note, vous pouvez alors consulter les documents inclus sur la gauche de l’écran, avec le détail des affectations comptables que vous pouvez automatiser.
Sur la partie droite, l’encart ‘Informations générales’ permet de traiter la note en modifiant :
- le nom de la note de frais
- l’utilisateur concerné
- la date de clôture
- le compte de contrepartie
- la description de la note
- la devise
- le statut de paiement
- une note interne
Ni le bénéficiaire ni la date de clôture ne sont modifiables s’il s’agit d’une note de frais automatique.
Si vous cliquez sur le bouton ‘Aperçu PDF’, vous pouvez voir le rapport créé qui sera attaché aux écritures. Vous pouvez le télécharger pour le partager aux personnes concernées.
Si la note de frais nécessite une validation par un approbateur de dépenses, cliquez sur le bouton ‘Envoyer pour validation’.