Suite à un audit réalisé par le cabinet KPMG en 2022, Dext se conforme aux règles françaises en vigueur concernant l’archivage des factures digitales, garantissant ainsi leur valeur probante.
- Qu’est-ce que la valeur probante ?
- Documents d’origine numérique : Valeur probante garantie
- Documents numérisés : Soyez vigilant
- Pragmatisme et retour d’expérience
- Conclusion : Peut-on jeter les papiers ?
Qu’est-ce que la valeur probante ?
La valeur probante se réfère à la capacité d’un document à prouver un fait en justice ou lors d’un contrôle fiscal. Pour qu’un document au format digital soit considéré comme probant, il doit garantir son intégrité et prouver qu’il n’a pas été modifié après sa création ou sa numérisation. Cela prouve ainsi l’authenticité du document numérique et assure que ce n’est pas un faux.
Dext vous permet de numériser et gérer vos documents comptables en toute sécurité, mais qu’en est-il de leur valeur probante ?
Documents d’origine numérique : Valeur probante garantie
Les documents natifs numériques, tels que les factures électroniques récupérées directement au format digital, par exemple depuis les sites de vos fournisseurs, et déposées ensuite sur Dext, conservent leur valeur probante. Vous pouvez donc détruire ces documents si vous les avez en papier, car Dext assure leur conservation sécurisée et intègre.
Documents numérisés : Soyez vigilant
Pour les documents scannés ou pris en photo (via une imprimante ou l’appli mobile), la valeur probante n’est pas garantie. En effet, la numérisation peut entraîner une altération de l’intégrité du document (mauvaise qualité de numérisation, pertes de détails, couleurs…), et nous ne pouvons pas assurer que ces copies sont 100% fidèles à l’original.
Par conséquent, comme l’indique l’Article L102 B du Livre des procédures fiscales, il est recommandé de conserver les originaux papier, même si vous n’avez pas besoin de les classer de manière minutieuse. Une simple boîte suffit, car tout est déjà classé et archivé de manière fiable grâce à Dext.
Aucun logiciel ne peut se substituer à la responsabilité de vos clients de bien numériser leurs documents.
Pragmatisme et retour d’expérience
Depuis l’introduction de Dext en France, aucun cabinet ou entreprise n’a signalé de problème avec les documents conservés sur la plateforme lors de contrôles fiscaux. Pourtant, nous équipons plus de 200 000 entreprises depuis plus de 10 ans, et plusieurs milliers de contrôles fiscaux ont eu lieu.
Cela prouve que, dans la pratique, les autorités fiscales acceptent généralement les documents archivés sur Dext sans difficulté.
💡 Les retours d’expérience montrent plutôt que les contrôles fiscaux sont bien plus rapides avec moins de redressements, car les contrôleurs vérifient rapidement la véracité des comptes grâce aux factures digitalisées et à la recherche avancée de Dext.
Conclusion : Peut-on jeter les papiers ?
- Pour les documents numériques natifs, la réponse est oui, vous pouvez dire à vos clients de jeter les copies papier, et ils n’ont pas besoin de conserver les originaux numériques hors Dext.
- Pour les documents scannés ou photographiés, l’entreprise reste responsable de la qualité de la numérisation et donc de la méthode de conservation de ses documents.
Dès que l’utilisateur valide la photo, elle est directement convertie en PDF/A sans aucune modification ou compression. Dext génère ensuite une empreinte numérique unique et sécurisée pour identifier le document. Ce dernier est alors signé électroniquement avec un cachet (hash) et un horodatage, garantissant sa conformité avec les exigences légales.
En 2022, Dext a fait auditer ses processus par KPMG, qui a confirmé la conformité de la plateforme avec les normes de conservation des documents. Si un contrôleur fiscal le demande, vous pouvez solliciter la lettre d’avis de KPMG pour justifier de cette conformité.
En choisissant Dext, vous assurez une gestion centralisée et sécurisée de vos documents tout en respectant les exigences légales.