Les Notes de Frais sur Dext permettent d’aider vos clients à gérer leurs dépenses et celles de leurs salariés directement depuis la plateforme Dext.
Paramètres généraux
1. Pour que les clients puissent ajouter les factures aux note de frais par eux-mêmes, leur accès Dext doit être réglé sur le rôle d’Administrateur, ou bien sur le niveau d’Approbateur de dépenses / Utilisateur standard, avec l’option activée pour créer des notes de frais, comme ci-dessous :
Vous pouvez également créer un utilisateur sur un dossier uniquement pour gérer ses notes de frais, sans qu’il puisse se connecter à Dext et accéder aux données du compte.
2. Assurez-vous de bien avoir ajouté les comptes de charges et comptes de crédits que vous souhaitez utiliser pour traiter les notes de frais. Depuis les ‘Paramètres du dossier’ en bas à gauche de l’écran, cliquez sur la section ‘Plan comptable’ puis naviguez dans la liste ‘Comptes généraux’.
3. Vous pouvez également lier des comptes auxiliaires aux utilisateurs d’un dossier en se rendant dans l’espace ‘Équipe’ puis au niveau de la ligne de l’utilisateur sur ‘Gérer’ puis ‘Modifier les informations’. Un encart ‘Code salarié’ est prévu à cet effet.
Ajouter des factures depuis le web
Quand une facture est ajoutée à une note de frais, la facture disparaît de la boîte de réception des Achats et sera envoyée dans les Archives.
1. Rendez-vous dans la Boîte de Réception du module ‘Achats‘ depuis la barre latérale.
2. Cliquez sur les cases à cocher pour sélectionner les factures à ajouter à une note de frais.
3. Ensuite, appuyez sur le bouton ‘Ajouter à une note de frais’ en haut de l’écran.
3. Choisissez une note de frais existante ou si vous souhaitez créer un nouveau rapport.
4. Sélectionnez le bénéficiaire parmi les utilisateurs du dossier ainsi qu’une date de fin, date butoir jusqu’à laquelle des factures peuvent être ajoutées au rapport.
5. Après avoir cliqué sur ‘Ajouter’, le nouveau rapport pourra être consulté, modifié et exporté à partir de la section ‘Notes de frais’ du module Achats.
Vous pouvez également créer un nouveau rapport de notes de frais, sans pour autant ajouter directement des pièces, ce depuis l’espace ‘Notes de frais’ en cliquant sur le bouton ‘Créer’.
Ajouter des factures depuis l’appli mobile
- Sélectionnez les factures que vous souhaitez ajouter à un rapport en appuyant sur un élément, en le maintenant enfoncé, pour afficher les cases de sélection. Puis, cochez les pièces souhaitées.
- Cliquez sur les 3 petits points en bas à droite et choisissez d’ajouter à une note de frais ou d’en créer une nouvelle.
- Pour créer une nouvelle note de frais, renseignez sur la page suivante, l’utilisateur concerné et la date de clôture. Puis, cliquez sur ‘Créer’.
- Vous retrouverez le rapport dans l’espace Note de frais de votre application
