Les notes de frais automatiques permettent aux clients de voir leurs notes de frais se créer automatiquement après avoir déposé les factures sur Dext, sans action manuelle supplémentaire.
Fonctionnement
Les notes de frais automatiques s'activent par utilisateur.
Les factures importées par l'utilisateur seront automatiquement ajoutées à sa note de frais respective.
Lorsque la date de fin de la note de frais arrive, la note de frais se clôture automatiquement et une nouvelle note de frais est créée pour le prochain cycle.
La fréquence peut être ajustée en fonction des besoins.
Quand une facture est ajoutée à une note de frais, la facture disparaît de la boîte de réception des Achats et sera envoyée dans les Archives.
Mise en place
Tout d’abord, assurez-vous d’avoir invité les utilisateurs et d’avoir adapté leur rôle sur Dext à leurs besoins.
1. Rendez-vous ensuite dans les 'Paramètres du dossier' en bas à gauche de l'écran.
2. Allez dans l'onglet 'Automatisation'.
3. Une fois sur la page, descendez dans l'encart 'Notes de frais automatiques' puis cliquez sur le bouton 'Configurer des NDF automatiques'.
Si une note de frais automatique a déjà été configurée sur le compte Dext, cliquez sur 'Modifier'.
4. Vous pouvez alors choisir la fréquence à laquelle vous souhaitez que les rapports soient créés (hebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle).
Une fois la première note de frais clôturée, une nouvelle sera créée automatiquement pour le cycle suivant, dès qu'une nouvelle facture est envoyée.
5. Renseignez la date à laquelle vous souhaitez que la première note de frais soit clôturée puis cliquez sur 'Suivant'.
6. Choisissez le ou les utilisateurs du compte Dext pour lesquels vous souhaitez activer l'automatisation des notes de frais. Un rapport sera associé à chaque utilisateur.
Toutes les factures d’achat ajoutées sur Dext par ces utilisateurs seront automatiquement ajoutées à leur note de frais.
7. Indiquez si vous souhaitez que les factures d’achat déjà importées sur Dext par ces utilisateurs soient incluses dans la première note de frais. Cliquez ensuite sur 'Enregistrer'.
Vous pouvez modifier les paramètres de notes de frais automatiques à tout moment à partir du module Achats, dans l'espace 'Notes de frais', sous le bouton 'Actions'.