Plateforme agréée, solution compatible et logiciel de facturation ne désignent pas la même chose, même si ces termes sont souvent confondus. Chacun correspond à un rôle précis dans la réforme de la facture électronique, et ils peuvent se cumuler au sein d'une même entreprise.
Dans tous les cas, les factures électroniques devront passer par une plateforme agréée, directement ou par l'intermédiaire d'une solution compatible.
Qu'est-ce qu'une plateforme agréée ?
Une plateforme agréée, anciennement appelée plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), est un prestataire immatriculé par la Direction générale des Finances publiques (DGFiP). Elle constitue l'intermédiaire réglementaire entre les entreprises et assure notamment :
l'émission, la transmission et la réception des factures électroniques
l'acheminement des factures vers la plateforme du client
la conversion éventuelle entre différents formats
la gestion de certains statuts du cycle de vie
la transmission des données de facturation à l'administration
la transmission des données de transaction et de paiement relevant du e-reporting
la mise à jour des informations de réception dans l'annuaire
Seules les plateformes figurant dans la liste officielle publiée par la DGFiP peuvent assurer directement l'ensemble de ces fonctions.
Qu'est-ce qu'une solution compatible ?
Une solution compatible est un logiciel capable de produire ou de traiter les factures et les données conformément aux exigences de la réforme. Il peut s'agir :
d'un logiciel de facturation
d'un logiciel comptable
d'un ERP
d'un logiciel de caisse
d'une application bancaire
d'un outil métier utilisé dans le BTP, la santé, le commerce ou un autre secteur
Contrairement à une plateforme agréée, une solution compatible n'est pas immatriculée pour assurer elle-même les échanges réglementaires. Elle doit donc être raccordée à au moins une plateforme agréée.
Lorsqu'un utilisateur envoie une facture depuis cette solution, celle-ci transmet les données à la plateforme agréée, qui assure ensuite le routage et les transmissions réglementaires.
Qu'est-ce qu'un logiciel de facturation ?
Un logiciel de facturation est un outil qui permet notamment de :
créer des devis et des factures
gérer une base clients
enregistrer des produits ou des prestations
calculer les montants et la TVA
suivre les échéances et les règlements
produire des avoirs
conserver l'historique commercial
L'expression décrit donc les fonctionnalités de l'outil, et non son statut dans le dispositif réglementaire.
Un logiciel de facturation peut se trouver dans 4 situations :
il est lui-même une plateforme agréée
il est une solution compatible raccordée à une plateforme agréée
il utilise indirectement les services d'une plateforme partenaire, sans que l'utilisateur voie plusieurs interfaces
il n'est pas encore compatible avec la réforme
Le simple fait qu'un logiciel produise un fichier PDF ou Factur-X ne prouve donc pas qu'il puisse transmettre réglementairement une facture électronique.
Le cumul possible entre ces 3 catégories
Ces 3 catégories ne sont pas mutuellement exclusives : elles peuvent se cumuler au sein d'une même entreprise.
Une plateforme agréée peut également proposer des fonctionnalités de création de factures, de comptabilité ou de gestion documentaire. Elle joue alors à la fois le rôle d'outil métier et d'intermédiaire réglementaire.
À l'inverse, une entreprise peut conserver son logiciel de facturation actuel et le connecter à une plateforme agréée distincte.
L'expérience de l'utilisateur peut ainsi reposer sur un seul outil visible, même lorsque plusieurs solutions techniques interviennent en arrière-plan.
Quelle configuration choisir pour son entreprise ?
Le choix de la configuration dépend de la façon dont l'entreprise souhaite créer, transmettre et suivre ses factures. Trois grandes options existent :
Utiliser directement une plateforme agréée
Utiliser directement une plateforme agréée convient notamment à une entreprise qui souhaite créer, envoyer, recevoir et suivre ses factures dans un même environnement. Cette option limite généralement le nombre de connexions et d'interlocuteurs à gérer.
Conserver son logiciel et le connecter à une plateforme agréée
Conserver son logiciel actuel et le connecter à une plateforme agréée peut être pertinent si ce logiciel répond à des besoins métier avancés ou fait déjà partie intégrante des processus de l'entreprise. Il faut alors vérifier que la connexion couvre bien tous les flux nécessaires.
Utiliser plusieurs outils spécialisés
Utiliser plusieurs outils spécialisés concerne les organisations plus complexes, qui peuvent combiner un ERP, un logiciel métier, un logiciel comptable et une ou plusieurs plateformes agréées. Dans ce cas, l'entreprise doit clairement définir :
quel outil crée la facture
lequel détient les données de référence
quelle plateforme assure l'émission et la réception
où les statuts sont consultés
qui transmet les données de e-reporting
comment les erreurs et les doublons sont évités
Quelles questions poser à son éditeur de logiciel ?
Pour vérifier si un logiciel est prêt pour la réforme, posez les questions suivantes à votre éditeur :
Votre solution est-elle elle-même une plateforme agréée ?
Si ce n'est pas le cas, est-elle reconnue comme solution compatible ?
À quelle plateforme agréée est-elle raccordée ?
La connexion couvre-t-elle l'émission et la réception ?
Le e-reporting de transaction et de paiement est-il pris en charge ?
Les statuts réglementaires sont-ils visibles dans le logiciel ?
Quels formats de factures peuvent être produits et reçus ?
Quelles données devront encore être renseignées manuellement ?
Qui accompagnera l'entreprise en cas de rejet ou d'erreur de transmission ?
Important : une simple affirmation de « conformité à la facture électronique » ne suffit pas. Demandez le nom précis de la plateforme agréée utilisée et le périmètre exact des flux couverts.
Questions fréquentes
Une entreprise doit-elle obligatoirement choisir une plateforme agréée ?
Une entreprise doit-elle obligatoirement choisir une plateforme agréée ?
Oui, le recours à une plateforme agréée est obligatoire. L'entreprise peut l'utiliser directement ou accéder à ses services par l'intermédiaire d'une solution compatible.
Une solution compatible peut-elle transmettre seule une facture au client ?
Une solution compatible peut-elle transmettre seule une facture au client ?
Non, une solution compatible ne peut pas transmettre seule une facture. Elle doit passer par une plateforme agréée pour assurer la transmission réglementaire à la plateforme du client.
Faut-il abandonner son logiciel de facturation actuel ?
Faut-il abandonner son logiciel de facturation actuel ?
Pas nécessairement. Un logiciel actuel peut rester en service s'il devient une solution compatible ou s'il est correctement raccordé à une plateforme agréée.
Un logiciel qui produit du Factur-X est-il automatiquement compatible ?
Un logiciel qui produit du Factur-X est-il automatiquement compatible ?
Non, produire du Factur-X ne rend pas un logiciel automatiquement compatible. La production d'un format structuré est un prérequis utile, mais le logiciel doit aussi être raccordé à une plateforme agréée et couvrir les données et les échanges attendus.
Dext est-il un logiciel ou une plateforme agréée ?
Dext est-il un logiciel ou une plateforme agréée ?
Dext est lui-même une plateforme agréée. Il cumule également d'autres fonctions : création et traitement de factures, automatisation comptable et gestion documentaire.
Pour en savoir plus sur le rôle de Dext dans la réforme de la facture électronique, allez sur La réforme de la facture électronique avec Dext.