Connecter Dext à Dropbox permet d'envoyer automatiquement vos factures d'achats et de ventes à Dext depuis Dropbox. Dropbox est une plateforme de stockage de fichiers en ligne accessible depuis un navigateur. Une fois la connexion activée, Dext crée un dossier dédié dans votre compte Dropbox et en extrait automatiquement les documents.
Cet article explique comment récupérer des factures depuis Dropbox. Pour sauvegarder vos factures Dext vers Dropbox, dans l'autre sens, consultez Sauvegarder ses factures Dext vers Dropbox.
Pour les cabinets : activer Dropbox pour un dossier client
Pour activer Dropbox sur un dossier client, activez d'abord l'intégration sur le compte du cabinet. Si ce n'est pas encore fait, un message vous invite à le faire lorsque vous ouvrez le dossier client.
Depuis le sélecteur de compte en haut de l'écran, basculez vers le compte du cabinet.
Allez dans Paramètres du dossier > Connexions.
Dans l'encart Connecteurs Achats, cliquez sur Voir les connexions, puis sur l'onglet Dropbox et suivez les étapes d'activation décrites dans la section suivante.
Une fois l'intégration activée sur le compte du cabinet, allez dans le dossier client et répétez les mêmes étapes pour y activer Dropbox.
Note : Dropbox ne peut être désactivé que depuis le compte du cabinet. Cette désactivation s'applique alors à tous les dossiers clients.
Configurer la connexion Dropbox
Pour connecter Dropbox à Dext, activez l'intégration et autorisez l'accès à Dropbox.
Activer l'intégration Dropbox
Pour activer l'intégration Dropbox, ouvrez la page des Connecteurs Achats depuis les paramètres du dossier. Suivez ces étapes :
Allez dans Paramètres du dossier > Connexions.
Dans l'encart Connecteurs Achats, cliquez sur Voir les connexions.
3. Cliquez sur l'onglet Dropbox.
4. Cliquez sur Activer Dropbox.
Autoriser l'accès à Dropbox
Pour terminer la connexion, connectez-vous à votre compte Dropbox et autorisez Dext à accéder au dossier qu'il crée.
Cliquez sur Autoriser sur l'écran d'autorisation Dropbox. Dext crée alors automatiquement un dossier sous Applications > Dext dans votre compte Dropbox.
Important : ne renommez pas et ne déplacez pas ce dossier. Cela interromprait la connexion et empêcherait l'envoi de vos documents.
Configurer un dossier pour chaque utilisateur
Pour chaque utilisateur du compte, Dext crée un dossier Dropbox dédié et y extrait automatiquement les documents.
Retournez sur la page de connexion Dropbox dans Dext.
Cliquez sur Configurer des dossiers.
3. Cliquez sur Activer en face du dossier principal du compte ou du dossier d'un
utilisateur en particulier.
Envoyer des documents depuis Dropbox
Pour envoyer des documents à Dext depuis Dropbox, ajoutez-les dans un des sous-dossiers créés automatiquement dans votre dossier Dropbox. Chaque dossier Dropbox activé contient trois sous-dossiers :
Receipts : pour vos reçus d'achat
Invoices : pour vos factures d'achat
Sales : pour vos factures de vente
Dext récupère les documents ajoutés dans ces sous-dossiers et les affiche dans la boîte de réception correspondante. Une fois un document traité, Dext le déplace automatiquement dans un sous-dossier appelé Fichiers traités.
Chaque fichier envoyé est traité comme un document unique. Pour une image contenant plusieurs reçus ou factures, importez-la directement depuis votre ordinateur avec le découpage automatique. Pour plus d’informations, consultez Comment importer des documents d'achat et de vente dans Dext.
Certains fichiers ne peuvent pas être extraits, par exemple s'ils sont trop volumineux ou dans un format non pris en charge comme Word ou CSV. Dans ce cas, vous recevez un e-mail et le fichier reste dans le dossier d'origine. Le traitement d'un nouveau document commence généralement dans les 24 heures qui suivent la création de la connexion.
Recevoir une alerte en cas d'échec d'envoi
Pour être informé si un document Dropbox échoue, activez les notifications par e-mail depuis vos paramètres utilisateur.
Cliquez sur votre nom en haut à droite de l'écran.
Cliquez sur Paramètres utilisateur.
Ouvrez l'onglet Notifications générales par e-mail.
Réglez Pièces rejetées sur Oui.
Cette notification vous alerte si des documents sont rejetés ou si Dropbox rencontre un problème.
Désactiver la connexion Dropbox
Pour désactiver Dropbox, allez dans Connexions et désactivez un dossier en particulier ou la connexion entière.
Allez dans Paramètres du dossier > Connexions.
Dans l'encart Connecteurs Achats, cliquez sur Gérer en face de Dropbox.
Choisissez ensuite une des options suivantes :
Cliquez sur Désactiver en face d'un dossier pour arrêter l'envoi pour cet utilisateur uniquement.
Cliquez sur Désactiver l'intégration Dropbox pour supprimer toute la connexion.
Questions fréquentes
Pourquoi mes documents Dropbox n'apparaissent-ils pas dans Dext ?
Pourquoi mes documents Dropbox n'apparaissent-ils pas dans Dext ?
Les documents Dropbox n'apparaissent pas dans Dext le plus souvent parce que le dossier Dext a été renommé, déplacé ou partagé dans Dropbox. Dans ce cas, désactivez la connexion puis reconnectez Dropbox.
Le dossier doit rester exactement à l'emplacement créé lors de la configuration.
Vérifiez aussi que la connexion est active depuis au moins 24 heures : le traitement commence seulement après ce délai.
Puis-je renommer les dossiers Dext dans Dropbox ?
Puis-je renommer les dossiers Dext dans Dropbox ?
Non. Renommer ou déplacer le dossier Dext, ou l'un des dossiers créés pour chaque utilisateur, empêche l'envoi de vos documents.
Les dossiers Dropbox partagés fonctionnent-ils ?
Les dossiers Dropbox partagés fonctionnent-ils ?
Non. L'intégration fonctionne uniquement avec le dossier créé automatiquement sous Applications > Dext. Les dossiers partagés ne sont pas pris en charge.
Pourquoi mes documents sont-ils rejetés ou n'arrivent-ils pas à s'envoyer ?
Pourquoi mes documents sont-ils rejetés ou n'arrivent-ils pas à s'envoyer ?
Vérifiez que le fichier est une image ou un PDF pris en charge et que le nom du dossier est correct. Le document ne doit contenir qu'une seule facture. Pour une image contenant plusieurs reçus ou factures, importez-la directement depuis votre ordinateur avec le découpage automatique. Consultez Comment importer des documents d'achat et de vente dans Dext.
Un nouveau collègue vient de rejoindre l'équipe : pourquoi n'a-t-il pas de dossier ?
Un nouveau collègue vient de rejoindre l'équipe : pourquoi n'a-t-il pas de dossier ?
Les dossiers par utilisateur ne se créent pas automatiquement après la configuration initiale. Retournez sur la page de connexion Dropbox dans Dext. Cliquez sur Configurer des dossiers.
Puis-je désactiver l'envoi pour un seul utilisateur ?
Puis-je désactiver l'envoi pour un seul utilisateur ?
Oui. Allez dans Paramètres du dossier > Connexions. Cliquez sur Gérer en face de Dropbox. Désactivez ensuite le dossier de l'utilisateur concerné.
Que se passe-t-il si je supprime l'intégration Dropbox ?
Que se passe-t-il si je supprime l'intégration Dropbox ?
Dext arrête immédiatement de surveiller vos dossiers Dropbox. Les documents déjà envoyés restent dans votre boîte de réception, mais aucun nouveau document n'est traité.