Le module Notes de Frais sur Dext permet aux dirigeants et salariés de facilement rassembler les dépenses effectuées avec leurs fonds personnels, afin d'être remboursés.
Paramétrage Généraux
1. Pour pouvoir créer une note de frais, vous devez disposer d'un accès de niveau administrateur ou d’avoir l'option activée sur votre accès. Pour inviter d'autres utilisateurs sur le compte Dext, suivez cet article.
2. Assurez-vous de bien avoir ajouté les comptes de charges et comptes de crédits que vous souhaitez utiliser pour traiter les notes de frais : en allant à partir du menu dans Listes > Comptes généraux > Ajouter un compte à cette liste.
3. Créez des comptes auxiliaires pour les employés qui utiliseront des notes de frais, en allant dans Mon équipe > Gérer > Modifier les coordonnées.
Un encart est prévu pour renseigner un code salarié.
Ajouter des factures depuis le web
Note : Quand vous ajoutez une facture à une note de frais, la facture disparaît de la boîte de réception des Achats et sera déposée dans les Archives.
Depuis l'espace Achats
1. Sélectionnez une ou plusieurs factures à l’aide des cases à cocher. Cela activera le bouton Ajouter à une note frais. Cliquez dessus.
2. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur l’option Nouvelle note de frais et renseignez :
L’utilisateur concerné
Une date de fin
Un libellé pour le rapport si vous le souhaitez
Puis cliquez sur Ajouter.
Le nouveau rapport pourra être consulté, modifié et publié à partir de l’espace Notes de frais.
Vous pouvez également ajouter des factures et reçus à une note de frais existante jusqu'à la date de clôture indiquée.
Depuis l'espace Notes de Frais
Vous pouvez créer un rapport de notes de frais directement depuis cet espace en cliquant sur Créer. Vous pourrez y ajouter des factures et reçus par la suite.
Ajouter des factures avec l'application mobile
Sélectionnez les factures que vous souhaitez ajouter à une note en appuyant sur un élément et en le maintenant enfoncé pour afficher les cases à cocher. Puis cochez les cases.
Cliquez sur les
3 points en bas à droite
et choisissez d'ajouter à une note de frais ou d'en créer une nouvelle.
Pour créer une nouvelle note de frais, renseignez sur la page suivante, l'utilisateur concerné (le bénéficiaire), la date de fin. Puis, cliquez sur Créer.
Vous retrouverez le rapport dans l'espace Note de frais de votre application :
Note : Vous pouvez aussi créer une note de frais directement depuis l'onglet Note de frais. Cependant, vous devrez sélectionner des documents à ajouter pour pourvoir la créer.
Découvrez désormais comment traiter les informations des notes de frais et exporter les écritures.