Pour fusionner des documents dans Dext, sélectionnez deux documents ou plus dans vos Achats ou vos Ventes. Utilisez ensuite le menu Actions pour les regrouper en un seul document. Cette fonction est utile en cas d'envoi en plusieurs parties, de doublons ou de documents liés entre eux.
Avant de commencer
Avant de fusionner des documents, vérifiez les points suivants :
Tous les documents se trouvent dans la même section (Achats ou Ventes)
Les documents concernent la même transaction ou doivent être traités ensemble
Vous avez vérifié chaque document pour confirmer qu'ils doivent être regroupés
Fusionner des documents depuis la boîte de réception
Pour fusionner des documents dans Dext, utilisez le menu Actions depuis votre boîte de réception.
Rendez-vous dans Achats ou Ventes.
Cochez la case d'au moins deux documents que vous souhaitez fusionner.
Sélectionnez Actions.
Choisissez Fusionner.
Note : L'ordre dans lequel vous sélectionnez les documents détermine leur ordre d'apparition dans le document fusionné. Sélectionnez les documents dans l'ordre souhaité pour le résultat final.
Pourquoi un avertissement de fusion peut-il s'afficher ?
Un avertissement peut s'afficher avant l'ouverture de l'écran de fusion si les documents sélectionnés présentent des différences.
Cela peut arriver dans les cas suivants :
Les documents sélectionnés ont un montant total différent
Les documents sélectionnés ont des dates différentes
Les documents sélectionnés appartiennent à des utilisateurs différents
Si les documents appartiennent à des utilisateurs différents, le document fusionné appartiendra à l'utilisateur ayant envoyé le premier document.Il se peut que les autres utilisateurs ne puissent plus le consulter.
Pour continuer, sélectionnez Continuer. Pour arrêter la fusion, sélectionnez Annuler.
Vérifier et confirmer le document fusionné
Pour vérifier et confirmer le document fusionné, passez en revue l'écran de fusion qui s'ouvre après avoir sélectionné Fusionner.
Vous y trouverez :
L'aperçu du document à gauche
Les détails du document fusionné à droite, avec des champs comme Type, Date, Fournisseur, Compte et Montant TTC
Un récapitulatif en haut de l'écran indiquant le nombre de documents concernés par la fusion
Faites défiler l'aperçu pour vérifier toutes les pages incluses dans la fusion. Le document fusionné final contiendra chaque page des documents sélectionnés.
Quand vous êtes prêt(e) :
Vérifiez et ajustez les détails du document si nécessaire.
Sélectionnez Fusionner pour confirmer.
Si vous décidez de ne pas continuer, sélectionnez Annuler.
Que deviennent les documents d'origine ?
Après la fusion, les documents d'origine sont déplacés vers l'Historique d'envoi avec le statut Fusionné.
Ils ne sont plus visibles dans la boîte de réception active, car ils ont été regroupés dans un nouveau document fusionné.
Note : Si un ou plusieurs des documents fusionnés ont été envoyés via l'une des adresses e-mail d'envoi de Dext, l'échange d'e-mails d'origine est conservé. Vous le retrouvez dans l'onglet E-mail de la page de détails du document fusionné.
Puis-je annuler une fusion ?
Oui. Vous pouvez annuler une fusion depuis la page de détails du document fusionné.
Ouvrez le document fusionné.
Sélectionnez Défusionner.
Cette action sépare le document fusionné et restaure les documents individuels d'origine dans la boîte de réception.
Puis-je restaurer un document fusionné depuis l'Historique d'envoi ?
Oui. Vous pouvez restaurer un document d'origine depuis l'Historique d'envoi, mais cette action n'annule pas la fusion.
Restaurer un document fusionné :
Remet ce document d'origine dans la boîte de réception
Ne supprime pas et ne modifie pas le document fusionné créé
N'annule pas la fusion
Si vous devez annuler complètement la fusion, utilisez plutôt Défusionner sur le document fusionné.
Quand fusionner des documents ?
La fusion est utile dans les cas suivants :
Un reçu a été envoyé en plusieurs parties
Une facture et son justificatif associé ont été envoyés séparément
Le même document a été envoyé plusieurs fois
Plusieurs pages liées appartiennent à une même transaction
Si vous devez plutôt déplacer un document d'une section à une autre, utilisez les options Actions/Déplacer vers au lieu de Fusionner.