Une règle fournisseur vous permet d'accepter ou de refuser automatiquement toutes les factures électroniques reçues d'un fournisseur donné. Cette acceptation ou ce refus est transmis automatiquement au fournisseur ainsi qu'à l'administration fiscale, via le Portail Public de Facturation : il ne s'agit pas d'un simple classement de la facture dans Dext.
Selon la méthode utilisée pour créer la règle, elle peut aussi s'appliquer aux factures électroniques de ce fournisseur déjà en attente de traitement dans la Boîte de réception. Cette automatisation permet par exemple de bloquer systématiquement les factures d'un fournisseur avec lequel vous ne souhaitez plus travailler, ou au contraire d'accepter directement celles d'un fournisseur de confiance. Pour un refus, vous choisissez une raison parmi une liste de 13 motifs de refus définis dans le cadre réglementaire et normatif français de la facturation électronique.
Important : Cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les comptes ayant désigné Dext comme Plateforme Agréée dans le cadre de la réforme de la facturation électronique. Pour en savoir plus, allez dans La réforme de la facture électronique avec Dext.
Créer une règle fournisseur pour les factures électroniques
Vous pouvez créer une règle fournisseur pour les factures électroniques de deux façons. Depuis la fiche du fournisseur, la règle s'applique toujours aux factures déjà en attente dans la Boîte de réception. Depuis une facture, vous choisissez de l'appliquer ou non à toutes les factures en attente de ce fournisseur. Pour un refus automatique, vous choisissez aussi une raison dans la liste prévue par la réglementation française.
Configurer la règle depuis la fiche du fournisseur
Pour configurer la règle depuis la fiche du fournisseur :
Allez dans Achats > Liste des fournisseurs.
Cliquez sur le nom du fournisseur concerné.
Dans la section Facture électronique, cliquez sur Ajouter une règle pour les factures électroniques.
4. Dans le menu déroulant Automatisation, choisissez Accepter automatiquement
ou Refuser automatiquement.
5. Si vous choisissez Refuser automatiquement, sélectionnez une raison dans le
menu déroulant Raison.
6. Sélectionnez Confirmer.
Note : Cette règle s'applique aux futures factures électroniques de ce fournisseur, ainsi qu'à toutes celles déjà en attente dans la Boîte de réception.
Configurer la règle depuis une facture
Vous pouvez aussi configurer cette règle directement depuis une facture reçue de ce fournisseur :
Ouvrez une facture du fournisseur concerné depuis la Boîte de réception Achats.
Sous le champ Fournisseur, cliquez sur Créer ou modifier une règle fournisseur.
3. Cliquez sur Ajouter une règle pour les factures électroniques.
4. Dans le menu déroulant Automatisation, choisissez Accepter automatiquement
ou Refuser automatiquement.
5. Si vous choisissez Refuser automatiquement, sélectionnez une raison dans le
menu déroulant Raison.
6. Cochez Appliquer à toutes les factures du fournisseur dans la Boîte de
Réception pour appliquer la règle à toutes les factures de ce fournisseur.
7. Sélectionnez Confirmer.
Choisir la raison d'un refus automatique
Lorsque vous créez une règle de refus automatique, vous choisissez la raison du refus dans le menu déroulant Raison. Ce menu apparaît dès que vous choisissez Refuser automatiquement dans le menu Automatisation. Il propose 13 motifs de refus prévus par le dispositif français de facturation électronique. Vous pouvez en rechercher une avec le champ Rechercher, en haut de la liste.
Les raisons disponibles
Les raisons disponibles
Adresse de facturation électronique erronée
Erreur de calcul de la facture
N° de commande incorrect ou manquant
Contrat terminé
Erreur de destinataire
Déjà facturé
Facture en doublon (déjà émise / reçue)
Émetteur inconnu
Montant total erroné
Mention légale manquante
Référence contractuelle nécessaire pour le traitement de la facture manquante
Transaction inconnue
Taux de TVA erroné
Consulter et modifier une règle existante
Vous pouvez consulter et modifier à tout moment la règle d'acceptation ou de refus automatique d'un fournisseur. Le statut de la règle s'affiche dans la Liste des fournisseurs, une fois la colonne Facture électronique activée. Vous modifiez la règle depuis la fiche du fournisseur ou depuis une facture de ce fournisseur.
Afficher la colonne Facture électronique
La colonne Facture électronique n'est pas affichée par défaut dans la Liste des fournisseurs : vous devez l'activer.
Pour afficher la colonne :
Allez dans Achats > Liste des fournisseurs.
Sélectionnez l'icône en forme d'engrenage, en haut à droite de la liste.
Dans la section Colonnes additionnelles, cochez Facture électronique.
Sélectionnez Appliquer.
Consulter le statut de la règle de chaque fournisseur
Une fois la colonne affichée, la Liste des fournisseurs indique le statut de la règle de chaque fournisseur :
Accepter automatiquement : les factures électroniques de ce fournisseur sont acceptées automatiquement.
Refuser automatiquement : les factures électroniques de ce fournisseur sont refusées automatiquement.
Modifier une règle existante
Pour modifier une règle existante, ouvrez la fiche du fournisseur depuis la Liste des fournisseurs, ou depuis une facture de ce fournisseur, puis cliquez sur Modifier la règle dans la section Facture électronique.
Important : Le statut transmis au fournisseur et à l'administration fiscale est exactement le même que celui d'une acceptation ou d'un refus manuel : Accepté ou Refusé. Une fois qu'une facture électronique a été acceptée ou refusée via cette règle, cette action ne peut pas être annulée. Si vous modifiez ou créez une nouvelle règle par la suite, elle ne s'applique qu'aux factures pas encore traitées : les factures déjà acceptées ou refusées ne sont pas retraitées.