Guide : Démarrer sur Dext avec ACD (en API) en 6 Étapes (Cabinets)

Bienvenue ! Ce guide a pour but de vous aider dans vos premiers pas sur Dext avec ACD, en vous indiquant étape par étape les actions à suivre dès votre première connexion à la plateforme.

Cette action n’est réalisable que par les Administrateurs de l’espace Cabinet.

À partir du dossier du cabinet, dans la barre latérale, cliquez sur l’onglet Mon équipe puis sur le bouton Ajouter un collaborateur.

Saisissez les informations de l’utilisateur et sélectionnez le rôle adapté :

  • Si vous êtes référent Dext au cabinet, si vous encadrez le déploiement de la solution, chef de mission ou décisionnaire, sélectionnez le rôle Administrateur.

  • Si vous êtes collaborateur et que vous comptez utiliser Dext pour gérer votre portefeuille, le niveau Utilisateur standard avec la possibilité de créer vos dossiers vous-même est adapté.

  • Si vous gérez les notes de frais en interne au cabinet, le rôle d’Approbateur de dépenses vous donnera la visibilité sur tous les documents déposés sur le dossier du cabinet.

Le niveau de permissions sélectionné n’a d’impact que sur le dossier du cabinet. Un collaborateur, peu importe son rôle, aura tous les droits d’utilisation Administrateur sur les dossiers clients auxquels il aura accès. En apprendre plus sur les rôles et autorisations des accès collaborateurs

Sélectionnez ensuite les dossiers existants auxquels le collaborateur doit avoir accès, et envoyez le mail d’invitation pour qu’il se connecte à la plateforme.

1. À partir du dossier du cabinet, aller dans l’onglet Mes clients du menu latéral puis cliquez sur le bouton Ajouter un client.

2. Renseignez les informations générales du dossier. Laissez les paramètres de TVA sur Par défaut.

3. Vous êtes ensuite invité à sélectionner les utilisateurs du cabinet qui auront accès au dossier. Vous pouvez permettre à l’ensemble des collaborateurs d’y accéder où sélectionner certaines personnes dans la liste.

De manière générale, les cabinets ont tendance à donner un accès au collaborateur responsable, ainsi qu’aux chefs de mission et décisionnaires du cabinet.

4. Avant de finaliser la création du dossier, Dext vous propose d’inviter le client sur la plateforme :

  • Pour les clients digitaux, en attente des outils de dématérialisation, vous pouvez renseigner leurs informations de contact car la prise en main est très intuitive.
  • Pour les clients plus traditionnels qui demanderont plus d’accompagnement dans la prise en main, cliquez sur Ignorer l’invitation. Vous pourrez les réinviter à posteriori une fois sur le dossier.

Vous pouvez importer un fichier FEC N-1 sur Dext afin de récupérer automatiquement les éléments suivants du plan comptable :

  • Les comptes généraux commençant par 2, 6 et 7
  • Les comptes fournisseurs
  • Les comptes clients
  • Les libellés fournisseurs
  • Les libellés clients
  • Les contreparties les plus récurrentes pour chaque compte fournisseur et chaque compte client

L’import FEC permet à Dext de créer les règles fournisseurs et clients automatiquement, en observant la récurrence des affectations par compte dans les écritures du dernier exercice.

1. Tout d’abord, récupérez les écritures de l’exercice précédent au format FEC, depuis ACD. Enregistrez le FEC N-1 sur votre ordinateur.

Le fichier doit être au format .TXT, et contenir à minima les colonnes suivantes :

  • JournalCode – Attention vos journaux d’achats doivent être AC, ACH ou AH et vos journaux de ventes V, VTE, VT
  • JournalLib
  • EcritureNum – Attention parfois les écritures ne sont pas bien incrémentées en une seule série
  • CompteNum
  • CompteLib – Attention parfois certains logiciels exportent le FEC sans ces données.
  • CompteAuxNum
  • CompteAuxLib

2. Rendez-vous sur le dossier à paramétrer. Depuis la barre latérale, rejoignez la section Listes, cliquez sur Afficher plus puis cliquez sur Import FEC.

3. Cliquez sur Importer un FEC, sélectionnez le fichier sur votre ordinateur puis cliquez sur Importer.

Le traitement peut être instantané ou durer quelques secondes, en fonction du volume d’écritures. La colonne Statut indique lorsque le fichier a bien été importé. Dext affiche alors le nombre de comptes, de clients et de fournisseurs récupérés à partir du FEC N-1.

Vérifiez le bon paramétrage de vos listes depuis les onglets :

  • Comptes généraux
  • Fournisseurs
  • Clients

Connectez votre dossier Dext par API à ACD pour récupérer le plan comptable et envoyer directement les écritures comptables dans ACD.

Assurez-vous tout d’abord d’avoir :

  • la dernière mise à jour d’ACD
  • i-Suite Expert
  • des accès administrateur

1 – Prérequis sur ACD – À SUIVRE UNE SEULE FOIS

Récupérez l’adresse de votre serveur ACD

Allez sur DiaClient > Rentrez dans l’onglet Administration > Cliquez sur Outils i-Suite Expert > Cliquez sur Configuration.

Au bas de la fenêtre qui s’ouvre, récupérez et conservez :

  • l’URL publique i-Suite Expert
  • l’identifiant (login) en prenant tous les caractères avant l’antislash \

Vous aurez besoin d’utiliser ces deux éléments à chaque fois que vous connecterez un dossier Dext à ACD. L’URL i-Suite en HTTPS (lien sécurisé) ne peut pas commencer par 192

Ajustez certains paramètres système

Sur la même fenêtre, cliquez tout en bas sur Paramétrage avancé. Dans la fenêtre Paramètres Système :

  1. Cliquez en haut à droite, sur à droite de Section pour ouvrir le menu déroulant
  2. Sélectionnez SECURITE dans la liste
  3. Renseignez la valeur “NON” pour la clé CONTROLIP (réglée par défaut sur OUI)
  4. Renseignez la valeur “0” pour la clé BRUTE_FORCE_TENTATIVES (réglée par défaut sur 1)
  5. Renseignez la valeur “0” pour la clé BRUTE_FORCE_TIMEOUT (réglée par défaut sur 10)

Cette partie n’est pas obligatoire mais permet d’éviter les erreurs communes rencontrées par les cabinets.

Vérifiez les paramètres cabinet sur ComptaExpert

Lancez ComptaExpert, rentrez dans l’onglet Fichiers, cliquez sur Paramètres puis dans la fenêtre qui s’ouvre, dirigez vous vers l’onglet Saisie

Notez dans votre bloc-notes ce qui est paramétré pour les éléments suivants :

  • Gestion de l’échéancier
  • Gestion du numéro de facture

Ces deux paramètres devront être réglés à l’identique sur Dext pour correspondre aux paramètres des dossier. Généralement, ces paramètres sont configurés dans ComptaExpert au niveau du cabinet et sont les mêmes pour tous les dossiers.

2 – Publication du dossier sur i-Suite Expert (À SUIVRE POUR CHAQUE DOSSIER)

Dans la ComptaExpert de votre dossier client, cliquez sur i-Suite Expert, puis Gestion du partage du dossier dans i-Suite Expert.

Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur Tout cocher, puis Activer tout en bas. Confirmez en cliquant sur Oui.

Cette activation est à réaliser pour chaque dossier client que vous souhaitez connecter à Dext

3 – Lancer la connexion dans Dext

Rendez-vous dans l’onglet Connexions > Intégrations. Cliquez sur l’encart ACD. Dans la fenêtre qui s’ouvre, lisez les informations et cliquez sur Se connecter.

Renseignez ici l’URL i-Suite Expert, l’identifiant de connexion CNX préalablement copiés d’ACD, ainsi que vos identifiants ACD (pas ceux de Dext remplis par défaut).

Sélectionnez le dossier client ACD à rattacher au dossier Dext à l’aide du menu déroulant.

La connexion est faite ! Dext vient de récupérer automatiquement tout votre plan comptable. Cela peut prendre quelques minutes.


Paramétrage sur Dext

Une fois la connexion réalisée, la page intégration affiche le nom du compte ACD connecté ainsi que les paramètres généraux nécessaires pour publier vos factures dans ACD.

Paramètres Généraux

  • Si vous activez Gestion de l’échéancier ou Gestion du n° de facture, assurez-vous de les avoir activés aussi dans ComptaExpert. Précisez si vous souhaitez voir apparaître dans les écritures le numéro de facture ou la référence Dext
  • Découpage n° de facture : choisissez si vous souhaitez conserver les premiers ou derniers caractères du numéro de facture lorsqu’il fait plus de 16 caractères
  • Sélectionner un plan de classement pour le stockage des factures si ceux paramétrés sur ACD ne conviennent pas, sinon laisser vide.
  • Date de publication : sélectionnez une date si vous souhaitez bloquer la publication des factures antérieure à cette date. Cette date peut coïncider avec la date de clôture de l’exercice précédent. Si ce champ est laissé vide, toutes les factures pourront être publiées, quelle que soit leur date.
  • Renseignez les taux de TVA par défaut pour permettre à Dext d’envoyer vos écritures à ACD lorsque le montant est extrait automatiquement. Pas d’inquiétude, ces taux renseignés n’ont pas la priorité sur les taux spécifiés au niveau du fournisseur ou dans le détail de la facture.

Transfert des règles ⚠️

Ce bouton permet de transférer les règles d’affectation dans Dext créées par l’import du FEC N-1 ou si vous en aviez déjà créées manuellement auparavant, afin de les conserver avec l’intégration. Cela permet de garder toute l’automatisation pour les fournisseurs, les clients ou la banque.

Si le nouveau plan comptable diffère du précédent, vous pouvez réassocier un ancien compte avec le nouveau correspondant pour garder l’affectation automatique.

TVA Autoliquidée / Intracom

Deux options sont possibles pour affecter l’intracom :

Les comptes doivent être bien paramétrés dans ACD espace Accueil > Paramétrage + > Paramétrage de la TVA > Paramétrage des codes TVA pour que Dext reconnaisse l’Intracom.

Lors de la création des taux, assurez-vous que le libellé contienne Autoliquidation ou Intracom ou Intracommunautaire. Le taux sera repris et les comptes de TVA utilisé pour l’autoliquidation seront ceux renseignés dans la Déductible et la Collectée.

Pour vérifier qu’un compte de TVA Intracommunautaire est bien affiché dans Dext, allez dans Liste > Comptes TVA. Cliquez sur Recharger la liste si vous ne le voyez pas. L’autoliquidation s’affichera sur deux lignes comme ceci :

Sur Dext, vous pouvez facilement déposer vos factures d’achats et de ventes avec plusieurs méthodes adaptées au format des documents. Choisissez la ou les méthodes les plus adaptées à votre manière de fonctionner.

Au départ, vous allez déposer les factures en interne au cabinet. À terme, l’objectif est d’inviter votre client sur Dext afin qu’il dépose directement les pièces comptables de manière autonome.

À partir de la plateforme web, il suffit de cliquer sur le bouton Ajouter des documents en haut à droite.

Choisissez le mode de découpage adapté au document :

  • Une facture par fichier : pour tous les fichiers de factures uniques.
    Cela peut être un petit ticket ou une facture au format A4 qui s’étale sur plusieurs pages, l’important est qu’il n’y ait qu’une facture dans ce fichier, peu importe la longueur.
  • Une facture par page : pour tous les fichiers PDF regroupant des factures uniquement monopages
  • Découpage automatique : pour tous les fichiers PDF où il y a plusieurs factures à l’intérieur.
    Dext s’occupe de découper automatiquement les pièces au bon endroit en comprenant quand une facture débute et quand elle s’arrête dans le document.

Le découpage automatique ne fonctionne qu’avec les factures d’achats et ne fonctionne pas s’il y a plusieurs factures sur une même page. Par exemple si vous avez l’habitude de recevoir plusieurs petits tickets sur une feuille A4, ça ne marchera pas

En savoir plus sur le dépôt depuis l’ordinateur…

Téléchargeable gratuitement depuis iOS ou Android, installez l’app puis connectez-vous grâce à vos identifiants Dext. Accédez au dossier concerné et tapez sur le bouton vert + en bas de votre écran pour rentrer dans l’appareil photo Dext.

Dext propose 3 modes de prise des factures :

  • Simple/Unique : pour prendre en photo une facture en un seul cliché
  • Multiple : pour prendre en photo jusqu’à 50 factures à la suite
    Super pratique pour enchaîner les petits tickets à prendre en rafale
  • Multipage : pour prendre en photo une facture de plusieurs pages, qui nécessite donc plusieurs clichés

Après avoir pris la facture en photo, un message peut être laissé, qui apparaîtra dans l’encart Description sur Dext. Cliquez sur Envoyer lorsque vous êtes prêt.

En savoir plus sur l’application mobile…

Une adresse e-mail dédiée est une adresse mail de dépôt générée automatiquement, finissant par @dext.cc, liée à un dossier client, qui permet de récupérer par email une ou plusieurs factures.

Transférer un mail contenant des factures à l’une de ces adresses enverra automatiquement ces factures à Dext pour extraction. Une fois les données extraites, chaque facture sera affichée dans la boîte de réception des achats ou des ventes !

Récupérez les différentes dans le volet Ajouter des documents depuis le web ou dans l’onglet Paramètres de l’appli mobile.

✅ Pour envoyer un ou plusieurs documents contenant une seule facture chacun : 

  • nom@dext.cc : pour les achats
  • nom+ventes@dext.cc : pour les ventes

✅ Pour envoyer un ou plusieurs documents contenant plusieurs factures chacun : 

  • nom@multiple.dext.cc : pour les achats
  • nom+ventes@multiple.dext.cc : pour les ventes

Vos factures peuvent être soit intégrées dans le corps de l’e-mail, soit en pièces jointes.

En savoir plus l’adresse e-mail dédiée…

Récupérer des factures via les connecteurs permet de télécharger automatiquement les factures d’achats depuis les sites fournisseurs sans que vous ayez besoin d’intervenir. Une fois tous les 7 jours, Dext vérifie si de nouvelles factures sont disponibles sur les sites connectés et récupère toute nouvelle facture. Vous les retrouverez extraites dans votre boîte de réception Achats.

Mettre en place un connecteur est possible que depuis la version web, en allant dans l’onglet Connexions du menu latéral. Vous pouvez ajouter et gérer toutes les connexions aux sites fournisseurs depuis cet espace.

Cliquez sur Ajouter une connexion pour accéder à la lise des connecteurs disponibles et utilisez la barre de recherche.

Une fois le fournisseur choisi, cliquez sur Connecter puis suivez la procédure de connexion. Vous pouvez indiquer à Dext de récupérer un historique de facture à cet instant.

La vérification des accréditations peut prendre du temps. Si un message apparaît expliquant que la connexion sera plus longue que prévu, cliquez sur Terminer en arrière-plan.

En savoir plus sur les connecteurs marchands…

Pour traiter les factures, allez dans la boîte de réception pour retrouver les pièces déposées et cliquez sur l’une des lignes pour rentrer dans le détail d’une facture.

Avec l’extraction des données faîte par notre OCR, Dext saisit automatiquement les données suivantes :

  • Le type de document
  • La date
  • La date d’échéance
  • Le numéro de la facture
  • Les montants TTC, HT et TVA
  • Lelibellé du fournisseur

S’il s’agit d’un nouveau fournisseur qui n’est pas présent dans votre liste, vous allez tout d’abord devoir imputer le compte fournisseur. Dext se souviendra que ce compte fournisseur est lié à ce libellé fournisseur et imputera directement le compte pour les prochaines factures.

Cela vous permet d’ajouter un nouveau compte fournisseur au plan comptable directement depuis le détail de la facture.

Même s’il n’y a pas de règle préétablie pour ce fournisseur, Dext suggère un compte parmi les comptes de charges présents dans le plan comptable. Le petit sigle en gris vous indique qu’il s’agit de l’affectation automatique.

Dans l’objectif de gagner du temps, même si Dext propose le bon compte, il est toujours important de cliquer sur Créer une règle fournisseur afin de créer vous-même la règle d’affectation.

En cliquant sur ce bouton, vous allez accéder dans une fenêtre supplémentaire à la fiche du fournisseur, avec tous les paramètres de traitement qui lui sont propres

  • Ici, le principal est de sélectionner le compte de charges le plus récurrent, afin que le traitement soit automatisé pour les prochaines factures.
  • Laissez le compte de TVA sur le Montant extrait, sauf si un taux spécifique doit être appliqué.
  • Vous pouvez modifier le compte fournisseur et d’autres éléments de traitement
  • Cliquez sur Appliquer pour enregistrer

Cochez Appliquer à toutes les factures du fournisseur dans la Boîte de Réception pour que la règle s’applique sur l’ensemble des factures du fournisseur déjà présentes et non archivées.

En savoir plus sur les règles de ventilation…

En savoir plus sur les règles pour gérer l’autoliquidation…

Après avoir traité les factures, le statut Prêt indique que tous les champs nécessaires à la publication des écritures vers ACD sont remplis. Les factures en À réviser doivent être complétées avant d’être publiées. Le champ manquant pour pouvoir envoyer sera surligné en orange :

Après avoir traité vos factures d’achats et de ventes sur Dext, vous pouvez récupérer les écritures en les publiant en un clic.

  • Rendez-vous dans les Achats ou les Ventes
  • Allez dans l’onglet Prêt
  • Cochez les factures à publier puis cliquez sur le bouton Publier

Les écritures sont enfin dans vos journaux sur ACD avec les images !


Les fonctionnalités supportées par la publication ACD

Avoirs Achat et Ventes
Champ description
Gestion des doublonsdans Dext
Intracom / Autoliquidation
Méthodes de paiement
Nombre d’Axes Analytiques1
Note de Frais
PayéPayé / Non payé
Possibilité de définir son Code journal
Relevés bancaires
TVA intra VENTES
VENTES images
Ventilation des lignes
DevisesToutes
Date d’échéance
Gestion des consignes/déconsignes
Type de document :
Reçu
Retrait DAB
Images
Facture
Déclaration/Avis de paiement
Avoir/Remboursement
Bordereau de livraison
Frais Kilométriques

Gérer l’intracom dans ACD

Dans les paramétrages des comptes HT, sur le compte de charge correspondant, cochez la colonne IC et renseignez le code TVA. Cela peut se faire aussi dans la fiche du compte en cochant la case autoliquidation et renseigner le code TVA.

Puis, pour générer les écritures d’autoliquidation, allez dans votre onglet Déclaration de TVA > Écritures > Écritures de TVA autoliquidation.

Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez la période souhaitée et/ou la centralisation. Si la case n’est pas cochée, cela génère pour chaque mouvement dans le compte une écriture d’autoliquidation. En la cochant cela globalise les montants en une seule écriture par mois.

Après avoir cliqué sur Ok, cela ouvre la fenêtre de la génération d’écritures, en la fermant cela transfert les écritures dans le journal OD.