Chaque utilisateur ajouté dans Dext dispose d’une adresse e-mail dédiée à l’envoi de facture d’achats et de ventes.
- Qu’est-ce qu’une adresse email dédiée ?
- Créer, retrouver, modifier une adresse email dédiée
- Envoyer une facture avec l’adresse email dédiée
Qu’est-ce qu’une adresse email dédiée ?
Une adresse e-mail dédiée permet d’envoyer par email une ou plusieurs factures dans Dext.
Vous avez 3 adresses email distinctes finissant par @dext.cc pour les achats/ventes/multipages.
Exemple : boulangerie@dext.cc // boulangerie+ventes@dext.cc // boulangerie@multiple.dext.cc
Transférer à l’une de ces adresses un email contenant des factures enverra automatiquement ces factures à Dext pour extraction. Une fois extraites, chaque facture sera affichée dans la boîte de réception correspondante, achats ou ventes !
Note : L’envoi peut prendre quelques minutes pendant lesquelles vos factures ne seront pas visibles dans Dext.
Créer, retrouver, modifier une adresse email dédiée
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Créer une adresse
Les adresses e-mail dédiées sont créées lorsque vous créez un compte Dext pour la première fois.
Dans votre compte, depuis votre menu latéral > Mon Équipe, votre profil utilisateur a été ajouté avec vos identifiants et vos adresses e-mail dédiées à l’envoi de factures.
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Lorsque vous ajoutez un nouvel utilisateur à un compte existant, des nouvelles adresses e-mail sont créées spécifiquement pour cet utilisateur.
- Vous pouvez choisir une personnalisation au moment de créer ce nouvel utilisateur.
- Si vous laissez le champ de personnalisation vide, les e-mails seront automatiquement générés avec le nom de l’utilisateur et le nom du compte auquel cet utilisateur est rattaché
Note :
Un utilisateur standard n’a pas accès à l’onglet Mon Équipe. Rapprochez-vous d’un administrateur de votre compte pour ajouter un collaborateur / utilisateur à votre compte.
Un utilisateur standard cabinet peut ajouter un utilisateur dans les dossiers clients pour lesquels il a accès.
💡Bon à savoir : Que l’utilisateur soit invité à utiliser Dext ou non, ces adresses e-mail dédiées aux factures seront créées.
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Retrouver une adresse
Le meilleur endroit pour retrouver vos adresses emails d’envoi est de cliquer sur +Ajouter des documents. Dans votre panel d’ajout de document, la section Envoyer par e-mail affiche vos adresses emails pour les achats et pour les ventes.
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Sur l’application mobile, une fois connectez, cliquez sur les 3 points ‘Plus’ > Paramètres > Emails d’envoi pour retrouver vos adresses emails dédiées.
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❗Important : Si vous avez accès à plusieurs comptes Dext avec votre identifiant, assurez-vous de bien copier l’adresse e-mail dédiée correspondante au compte dans lequel vous souhaitez envoyer des factures.
Les adresses e-mails dédiées sont uniques par compte !
Exemple :
Pierre Dupont, avec son identifiant pierreltd@yopmail.com, a accès aux comptes Colibri AB, Café du coin et 123 Ferme.
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Pour envoyer des factures avec son adresse e-mail dédiée dans le compte Café du Coin, Pierre Dupont, doit s’assurer de copier l’adresse e-mail associée au compte Café du coin.
Adresses e-mail dédiées Café du Coin :
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Adresses e-mail dédiées Colibri AB :
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Dans les deux comptes, les adresses sont bien rattachées à l’utilisateur Pierre Dupont, mais spécifiques au compte concerné.
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Modifier une adresse
À tout moment, vous pouvez modifier la personnalisation de vos adresses e-mail dédiées.
1. Allez dans Mon Profil > Mes détails utilisateur
2. Dans la section Envoi par e-mail, modifiez la personnalisation dans l’encart Adresse e-mail d’envoi prévu à cet effet.
La mise à jour sera automatiquement appliquée aux déclinaisons de votre adresse d’envoi : pour les achats, pour les ventes, dans le cas d’un envoi multiple.
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Pour modifier l’adresse email d’envoi d’un autre utilisateur, allez dans l’onglet Mon équipeou Utilisateurs, cliquez sur Gérer pour l’utilisateur concerné puis Modifier les coordonnées.
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Dans la fenêtre qui s’affiche, modifiez l’e-mail d’envoi dans l’encart prévu à cet effet.Ensuite, Enregistrez.
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Envoyer une facture avec l’adresse email dédiée
Utiliser l’adresse email dédiée de l’utilisateur concerné pour le type de document correspondant.
✅ Pour envoyer un ou plusieurs documents contenant une seule facture chacun :
nom@dext.cc : pour les achats
nom+ventes@dext.cc : pour les ventes
Exemple : boulangerie@dext.cc // boulangerie+ventes@dext.cc
✅ Pour envoyer un ou plusieurs documents contenant plusieurs factures chacun :
nom@multiple.dext.cc : pour les achats
nom+ventes@multiple.dext.cc : pour les ventes
Exemple : boulangerie@multiple.dext.cc // boulangerie+ventes@multiple.dext.cc
💡Bon à savoir :
- Vos factures peuvent être soit intégrées dans le corps de l’e-mail soit en pièces jointes.
- Les formats acceptés : JPG, PNG, GIF, BMP, TIFF, PDF, fichiers zip avec images, DOC, DOCX, ODT, et RTF.
Note : L’envoi peut prendre quelques minutes pendant lesquelles vos factures ne seront pas visibles dans Dext.
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Ajouter des notes
Dext vous permet d’envoyer des notes pour accompagner vos factures, qui seront ajoutées dans l’encart description du détail de chaque facture.
Après avoir joint à votre mail les factures, écrivez entre deux ‘#note‘ les descriptions que vous souhaitez récupérer avec la ou les factures.
Écrivez votre note de cette manière : #note à revérifier #note.
Exemple :
![](/static/3931b806699ea4f5fa3483d8b1cdd2e6/image-19.png)
→ Vous pouvez écrire autant de notes que vous le souhaitez. Elles seront toutes extraites et affichées dans le champ description.
→ Si vous avez plusieurs factures jointes, la ou les notes intégrées dans votre mail seront ajoutées à la description de chaque facture.
🤩 Astuces :
Pour des factures régulières, comme les factures d’énergies, mettez en place un transfert automatique des emails que vous recevez avec les factures vers votre adresse e-mail dédiée.
Enregistrez les adresses e-mail dans les contacts de votre boîte mail pour les retrouver rapidement.