Créer une note de frais avec Dext, vous permet d’avoir accès au résumé de vos dépenses. Vous avez par la suite la possibilité de l’envoyer pour approbation.
Paramétrage des comptes généraux et employé
Ajouter des factures à une Note de Frais
Vérification des informations de la note de frais
Paramétrage des comptes généraux et employé
Assurez-vous de bien avoir ajouté les comptes généraux que vous souhaitez utiliser. Vous pouvez les ajouter individuellement ou importer tout votre plan comptable en une fois depuis l’onglet ‘Comptes Généraux‘ sous ‘Listes’.
Puis, créez des comptes auxiliaires pour les employés qui utiliseront des notes de frais :
Dans ‘Paramètres du Compte’ ou ‘Paramètres Client’, allez dans ‘Utilisateurs‘. Vous pourrez ajouter des comptes pour chaque employé en cliquant sur ‘Gérer’, ‘Coordonnées’ et en remplissant la case ‘Compte Employé’.
Ajouter des factures à une Note de Frais
Ajoutez des factures à une note de frais depuis la Boîte de Réception Achats. Sélectionnez les factures à ajouter et cliquez sur l’icône note de frais.
Vous aurez alors l’option d’ajouter les factures à une note de frais existante, ou d’en créer une nouvelle.
Si vous créez une nouvelle note, vous aurez à renseigner :
- Le Bénéficiaire : l’employé devant être remboursé. C’est son compte employé qui sera utilisé, donc pensez à paramétrer les comptes employés auparavant.
- Date de clôture : date de la fin de la note de frais.
- Nom : nom de la note de frais.
Vérification des informations de la note de frais
Une fois la note de frais créée, vous la retrouverez sous l’onglet ‘Notes de Frais – Boîte de Réception’. Cliquez dessus pour voir toutes les factures et vous assurer que les comptes de charge sont bien renseignés. Vous pouvez utiliser les Règles Fournisseur, pour automatiser l’affectation de comptes de charge et d’autres informations.
Sur la droite, vérifiez les informations générales de la Note de Frais, et ajoutez un compte comptable. Si aucun compte n’est renseigné, le compte 467000 est utilisé par défaut.
Export des Notes de Frais
Depuis la Boîte de Réception des Notes de Frais, sélectionnez la/les note(s) de frais à exporter et cliquez sur ‘Exporter’. Vous pourrez alors choisir le format d’export.
- L’export ‘Type FEC Notes de Frais’ vous permettra d’obtenir les écritures au format FEC dans un fichier .txt – Pour exporter sur Quadra, veuillez utiliser ce format uniquement.
- L’export ‘Type FEC Notes de Frais (+images)’ vous permettra d’obtenir les écritures au format FEC dans un fichier .txt, ainsi que les images en PDF.
Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter en cliquant ici.