Les notes de frais permettent de rassembler les paiements remboursables d’un utilisateur et de l’envoyer pour approbation.
Pour pouvoir créer une note de frais, vous devez disposer d’un accès de niveau administrateur ou d’avoir l’accès accordé. Pour obtenir cet accès, contactez votre administrateur de compte.
- Paramètres généraux – France
- Créer une note de frais
- Créer une note de frais à l’aide de l’application mobile
- Vérification des informations de la note de frais
- Exporter / Publier des notes de frais
Paramètres généraux – France
Note : cette section est uniquement destinée aux partenaires de France.
1. Assurez-vous de bien avoir ajouté les comptes généraux que vous souhaitez utiliser. En savoir plus sur l’import des comptes généraux.
2. Créez des comptes auxiliaires pour les employés qui utiliseront des notes de frais.
Allez dans l’onglet Utilisateurs.
Pour chaque utilisateur concerné, cliquez sur Gérer > Modifier les coordonnées.
Puis renseigné le code salarié dans le champ correspondant et enregistrez.
Créer une note de frais
Depuis l’espace Achats
1. Sélectionnez une ou plusieurs factures à l’aide des cases à cocher. Cela activera le bouton Ajouter à une note frais. Cliquez dessus.
2. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur l’option Nouvelle note de frais et renseignez
- L’utilisateur concerné
- Une date de fin
- Et le nom si vous le souhaitez
Puis cliquez sur Ajouter.
Le nouveau rapport pourra être consulté, modifié et publié à partir de l’espace Notes de frais.
Vous pouvez ajouter des factures et reçus à une note de frais existante en sélectionnant les éléments, puis en cliquant sur NDF existante > Sélectionner le rapport > Ajouter.
Depuis l’espace Notes de frais
Vous pouvez créer un rapport de notes de frais directement depuis cet espace en cliquant sur Créer. Vous pourrez y ajouter des factures et reçus par la suite.
Créer une note de frais depuis l’application mobile
1. Sélectionnez les factures et reçus que vous souhaitez ajouter à une note de frais en appuyant sur un élément et en le maintenant enfoncé pour afficher les cases à cocher. Puis cochez les cases.
2. Cliquez sur les 3 points en bas à droite et choisissez d’ajouter à une note de frais ou d’en créer une nouvelle.
Pour créer une nouvelle note de frais, renseignez sur la page suivante, l’utilisateur concerné (le bénéficiaire), la date de fin. Puis, cliquez sur Créer.
Vous retrouverez la note dans l’espace Note de frais de votre application :
France
Québec
Vous pouvez aussi créer une note de frais directement depuis l’onglet Note de frais. Cependant, vous devrez sélectionner des documents à ajouter pour pourvoir la créer.
Vérification des informations de la note de frais
Depuis votre boîte de réception Notes de frais, cliquez sur une note pour entrer dans le détail et voir toutes les factures et reçus attachés. Assurez-vous que le compte de charge soit bien renseigné, Si aucun compte n’est renseigné, le compte 467000 est utilisé par défaut.
Vous pouvez utiliser les Règles Fournisseur, pour automatiser l’affectation de comptes de charge et d’autres informations.
Exporter / Publier des notes de frais
Depuis la boîte de réception des notes de frais, sélectionnez la/les note(s) de frais à exporter et cliquez sur Publier ou Outils > Exporter.
Pour les partenaires français : vous pourrez alors choisir les différents formats d’export suivant :
- L’export TypeFEC (Notes de frais) vous permettra d’obtenir les écritures au format FEC dans un fichier .txt – Pour exporter sur Quadra, veuillez utiliser ce format uniquement.
- L’export Type FEC +images (Notes de Frais) vous permettra d’obtenir les écritures au format FEC dans un fichier .txt, ainsi que les images en PDF.