La facture électronique impose l'utilisation de données structurées pour un traitement automatique par les logiciels comptables. La réforme s'appuie sur trois formats officiels : Factur-X, UBL et CII.
Un document papier numérisé ou un PDF standard envoyé par e-mail ne permettent pas de respecter ces nouvelles obligations réglementaires.
Quels formats de facture électronique sont acceptés ?
Les formats acceptés par la réforme sont Factur-X, UBL et CII. Ces trois options permettent aux systèmes informatiques de lire et d'intégrer automatiquement les données financières d'une facture.
Factur-X : un format hybride qui associe un fichier PDF visible à l'œil humain et un fichier de données XML invisible destiné aux logiciels.
UBL (Universal Business Language) : un format entièrement structuré en langage XML, conçu pour l'échange automatique de données sans PDF obligatoire.
CII (Cross Industry Invoice) : un autre format XML structuré qui répond aux mêmes objectifs techniques que l'UBL avec une organisation interne différente.
Qu'est-ce qu'une donnée structurée ?
Une donnée structurée est une information positionnée à un emplacement précis afin d'être lue directement par un ordinateur. Contrairement à une facture classique où les éléments doivent être recherchés visuellement, le format structuré attribue une signification technique stricte à chaque donnée.
Grâce à cette structure, les logiciels comptables identifient immédiatement le nom du fournisseur, le montant total, la TVA ou la date d'échéance. Cela supprime la saisie manuelle et sécurise les contrôles de conformité.
Comprendre les trois formats acceptés
Factur-X, UBL et CII répondent au même objectif : rendre la facture lisible à la fois par les logiciels et par leurs utilisateurs. Ils se distinguent surtout par leur structure technique et par la présence ou non d'une représentation PDF directement consultable.
Qu'est-ce que le format Factur-X ?
Le format Factur-X est un modèle mixte qui contient à la fois un PDF lisible et un fichier de données XML. Cette double structure permet aux équipes de consulter la facture normalement tout en offrant aux logiciels les données nécessaires à leur automatisation.
Ce format est idéal pour entamer la transition numérique, car il conserve un repère visuel familier pour les entreprises. Les factures de vente créées dans Dext sont générées au format Factur-X.
Qu'est-ce que le format UBL ?
Le format UBL est un fichier strictement structuré basé sur le langage XML. Il organise toutes les informations de facturation dans des champs normalisés pour automatiser les échanges entre les plateformes.
Ce format est conçu pour l'échange de données et n'impose pas de visuel. Un fichier UBL peut intégrer sa propre représentation PDF ou laisser votre logiciel de réception générer une visualisation claire de la facture à l'écran.
Qu'est-ce que le format CII ?
Le format CII est un standard technique XML structuré dédié à l'échange automatisé de données de facturation. Ses objectifs sont identiques à ceux du format UBL.
La différence entre UBL et CII réside uniquement dans leur architecture technique interne. Ce choix impacte principalement les éditeurs de logiciels et les plateformes agréées, sans changer le quotidien de l'entreprise.
Quel format une entreprise doit-elle choisir ?
Le choix du format de facture dépend des outils informatiques, de la plateforme agréée et de l'organisation de votre entreprise.
Plusieurs critères permettent de définir le format adapté :
Le logiciel de facturation utilisé : l'outil doit pouvoir générer le format choisi.
La compatibilité de la plateforme agréée : la plateforme doit prendre en charge le format pour transmettre les documents.
Les besoins d'intégration : le format doit s'associer facilement avec vos outils comptables et métiers.
L'accès au visuel : le choix dépend de votre besoin de conserver une représentation PDF directement accessible.
Vous n'avez pas à manipuler ces fichiers techniques vous-même. Votre logiciel de facturation ou votre plateforme agréée se charge de créer, de contrôler et de transmettre le document dans le format requis.
Les plateformes assurent également la conversion des formats pour garantir la bonne réception des documents entre le fournisseur et le client.
Questions fréquentes
Peut-on continuer à créer ses factures avec son logiciel actuel ?
Peut-on continuer à créer ses factures avec son logiciel actuel ?
Vous pouvez utiliser votre logiciel actuel s'il est compatible avec la réforme ou s'il se connecte à une plateforme agréée. L'outil doit pouvoir générer les données structurées exigées et communiquer avec le circuit réglementaire.
Un PDF envoyé par e-mail sera-t-il accepté ?
Un PDF envoyé par e-mail sera-t-il accepté ?
Non. Un PDF ordinaire ne contient pas le socle de données structurées obligatoire et ne transite pas par les canaux réglementaires imposés.
Le format Factur-X est-il un simple fichier PDF ?
Le format Factur-X est-il un simple fichier PDF ?
Non. Il s'agit d'un fichier PDF qui embarque un fichier XML masqué. C'est cette combinaison technique qui définit le Factur-X.
Le fournisseur et le client doivent-ils utiliser le même format ?
Le fournisseur et le client doivent-ils utiliser le même format ?
Non. Les plateformes agréées gèrent la réception et se chargent de convertir les formats si le destinataire utilise un standard différent.
Faut-il savoir ouvrir un fichier XML ?
Faut-il savoir ouvrir un fichier XML ?
Non. Les logiciels de facturation et les plateformes agréées traduisent ces lignes de code pour afficher les informations de manière lisible sur votre écran.