Utilisez les charges constatées d'avance (CCA) pour comptabiliser les dépenses déjà réglées ou enregistrées, mais qui appartiennent à une période comptable future. Ces charges peuvent inclure des assurances annuelles, des licences logicielles ou des abonnements facturés et payés d'avance.
Sans traitement adapté, ces dépenses faussent les rapports mensuels en concentrant la totalité du montant sur une seule période. La fonctionnalité CCA permet de répartir et de solder automatiquement ces charges dans le temps grâce à des écritures de journal automatisées.
Important : Cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les comptes connectés à Xero et QuickBooks Online.
Comment utiliser les charges constatées d'avance (CCA)
Pour utiliser les CCA dans Dext, configurez d'abord une catégorie par défaut, puis activez la fonctionnalité pour chaque dépense concernée.
Accédez à Paramètres du dossier > Connexions.
Sélectionnez Gérer > Paramètres.
3. Sélectionnez une Catégorie des paiements anticipés par défaut.
4. Dans la Boîte de réception Achats, ouvrez la dépense concernée.
5. Sur la page Détails de l'élément, faites défiler vers le bas et activez l'option
Charges constatées d'avance en la passant à Oui.
6. Sélectionnez une Méthode de comptabilisation des paiements anticipés.
7. Renseignez une Date de début et une Date de fin.
Une fois tous les autres détails de l'élément complétés, vous pouvez le publier vers Xero ou QuickBooks Online.
Choisir une méthode de comptabilisation des CCA
Lorsque vous configurez une CCA dans Dext, vous choisissez comment la charge est comptabilisée dans le temps, soit par mois, soit par jours, ainsi que les dates de début et de fin de la période.
Par mois
La méthode par mois répartit le montant de façon égale sur le nombre de mois de la période, quel que soit le nombre de jours dans chaque mois (répartition simplifiée et uniforme).
Exemple :
Assurance de 1 200 $ CA payée pour 12 mois (janv. – déc.).
Dext comptabilise et enregistre une écriture de journal de 100 $ CA par mois dans Xero ou QuickBooks Online, que le mois comporte 28, 30 ou 31 jours.
Par jours
La méthode par jours divise le montant total par le nombre exact de jours de la période de couverture. Dext comptabilise ensuite la charge quotidiennement et consolide les totaux à la fin de chaque mois.
Exemple :
Assurance de 1 200 $ CA couvrant du 1er février au 31 janvier de l'année suivante (365 jours).
Chaque jour, 3,29 $ CA est comptabilisé (1 200 $ CA ÷ 365).
Février enregistre 92,12 $ CA (28 × 3,29 $ CA), mars 101,99 $ CA (31 × 3,29 $ CA), etc.
Cette flexibilité garantit que la comptabilisation de vos charges correspond précisément à la période de service, ce qui produit des rapports financiers plus clairs et plus précis.
Que se passe-t-il une fois l'élément publié ?
Lorsqu'une CCA est publiée vers Xero ou QuickBooks Online, le processus habituel de publication s'applique, avec une logique supplémentaire.
Réaffectation initiale à la date de la facture
Lors de la publication, Dext crée une écriture de journal manuelle qui :
Débite le compte « Frais payés d'avance »
Crédite la catégorie de dépenses initialement assignée (p. ex., « Assurance »)
Cette écriture retire le montant total du compte de dépenses et le transfère vers un compte de bilan de charges payées d’avance.
Écritures de comptabilisation mensuelle
Dext génère ensuite une série d'écritures de journal manuelles, une par mois de la période de couverture :
Chaque écriture crédite le compte « Frais payés d'avance »
Chaque écriture débite la catégorie de dépenses d'origine
Puisque Xero et QuickBooks Online ne permettent pas la création d'écritures récurrentes via leur API, toutes les écritures sont créées individuellement et en une seule fois. Le calendrier complet des écritures est donc établi d'avance en fonction de la plage de dates du document.