UTILISER LE MODULE DE FACTURATION – Entreprises

Dext met à disposition un module pour faire de la facturation simple, qui correspond aux TPE / PME n’ayant pas encore d’outil conforme, utilisant toujours des outils de bureautique comme Word ou Excel. Facile à prendre en main, il vous permet de faire des devis, factures et avoirs depuis la plateforme web ou l’application mobileDext.

CONFIGURATION INITIALE

Note : La configuration est à faire une seule fois par compte

  • Rendez-vous dans dans le volet Ajouter des documents, partie Ventes
  • Cliquez sur Créer une facture

1. Dans la fenêtre qui s’ouvre, commencez la configuration en entrant les informations de votre entreprise. Les informations obligatoires sont :

  • La raison sociale
  • Le numéro de TVA intracommunautaire
  • Le numéro SIRET
  • La forme juridique

Note : Dans certains cas, un numéro RCS ou RM est obligatoire. Assurez-vous de le renseigner à cette étape si tel est votre cas.

2. En suivant, renseignez l’adresse de votre entreprise et cliquez sur Continuer.

3. À cette étape, vous pouvez renseigner les informations et conditions de paiement qui paraîtront dans le bas de chaque facture. Ces dernières peuvent être configurées aussi au niveau du client en tant que règle. Vous pouvez également mettre en place un calcul automatique de la da date d’échéance.

4. Enfin, la dernière étape est l’étape Numérotation des factures.

  • Choisissez si vous souhaitez ajouter un préfixe ici pour votre première série.
  • Définissez le premier numéro de la série pour la première facture.

Les factures suivantes de cette série auront un numéro automatiquement créé et de manière consécutive. 

Note : Vous pouvez créer plusieurs séries avec un préfixe et une numérotation différentes.

  • Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder votre configuration.
  • Vous pouvez cliquer sur Créer une facture pour lancer le brouillon de votre première facture.

Maintenant lorsque vous cliquerez sur Créer une facture, un brouillon sera directement généré.

Vous pouvez importer votre logo directement depuis le corps de la facture. Cliquez sur l’encart et sélectionnez un fichier au format adapté depuis votre ordinateur.

Dext enregistre le fichier pour les prochaines factures.

Importer une base de données clients (facultatif)

Paramétrer le catalogue de produits et services

Le catalogue de Produits & Services permet de créer les lignes de facturation plus rapidement en sélectionnant des articles déjà existants depuis le corps de la facture. Vous pouvez également créer les lignes à la main dans le corps de la facture.

Pour ajouter un nouvel élément au catalogue, vous pouvez :

A. Vous rendre dans le menu latéral, partie Listes, en cliquant sur Afficher plus. Ici, vous pourrez accéder à l’onglet Produits & Services.

Cliquez sur Ajouter un produit/service pour ajouter manuellement un article au catalogue.

Remplissez les informations du produit ou service, avec la contrepartie comptable correspondante pour automatiser le traitement.

Note : Vous pouvez modifier ou supprimer à tout moment les informations des articles ainsi que leur visibilité sur le module.

B. Si applicable, vous pouvez également importer votre catalogue au format CSV. Cinq colonnes titrées sont attendues, avec les informations en dessous :
– Nom
– Référence
– Libellé
– Prix unitaire (HT)
– Type

Attention : un message d’erreur peut subvenir si une cellule est vide dans le fichier importé.

C. Les articles de votre catalogue peuvent être créés directement depuis le corps de la facture.

Créer une facture de vente

1. Destinataire

  • Sélectionnez votre client dans la liste déroulante Destinataire. L’adresse de facturation du client apparaîtra automatiquement.
  • Si c’est un nouveau client, vous pouvez le créer directement en rentrant son nom dans la liste déroulante et en cliquant sur + Ajouter. La fenêtre d’ajout de client s’ouvrira pour vous permettre de renseigner ses informations et l’enregistrer.

Vous retrouverez les clients ajoutés et leur informations dans la partie Listes, onglet Clients depuis votre menu latéral. Cliquez sur le client en question, puis cliquez sur Détails de facturation.

2. Dates et numéro de la facture

Vérifiez que les dates de facturation et dates d’échéance correspondent à vos attentes.

La numérotation des factures peut être établie par séries distinctes, avec un système de numérotation propre à chaque série. Cela peut être le cas lorsque :

  • Vous avez plusieurs sites de facturation. 
  • Différentes catégories de clients avec des règles de facturation différentes.
  • En cas de sous-traitance de facturation. 

Pour établir une nouvelle série, cliquez sur Modifier à côté de N° de facture. Changez ou ajoutez un préfixe puis définissez le numéro de la première facture. Cliquez sur Enregistrer. La modification s’appliquera automatiquement sur le brouillon en cours de création.

Pour reprendre une série déjà existante, cliquez de la même manière sur Modifier. Mettez le préfixe de la série que vous souhaitez reprendre. Dext reprendra automatiquement la bonne numérotation.

3. Création des lignes

Pour créer les lignes de facturation, vous pouvez :

A. Procéder manuellement en renseignant à chaque ligne :

  • Description
  • Quantité
  • Prix unitaire (HT)
  • TVA (%)

B. Procéder plus facilement en sélectionnant un article de votre catalogue dans Produit/service. La création d’un article peut se faire directement en écrivant le nom de l’article et en cliquant sur + Ajouter

Note : Les montants des articles du catalogue restent modifiables une fois sur la facture. Vous pouvez renseigner un pourcentage de remise à chaque ligne de facturation.

4. Renseigner informations supplémentaires

  • L’encart Conditions de paiement peut être modifié à tout moment, même s’il a été rempli lors du processus de configuration initiale
  • L’encart Notes / Mentions particulières : pour tout commentaire / mentions légales particulières qui pourraient s’appliquer ici

5. Enregistrer le brouillon ou finaliser la facture

Pour sauvegarder le brouillon, cliquez sur le bouton Sauvegarder le brouillon en haut à droite.

Vous pourrez les retrouver dans l’onglet Brouillons du module Ventes et cliquer sur la ligne pour revenir sur la page d’édition.

Avant de finaliser la facture, vous pouvez cliquer en haut sur Prévisualiser pour avoir un aperçu du document qui sera créé.

Si vous êtes satisfait, vous pouvez cliquer sur Finaliser la facture.

Note : Une fois la facture finalisée, celle-ci est définitive. Pour la modifier, vous devrez l’annuler et émettre un avoir. Veuillez vérifier que toutes les informations sont exactes avant de finaliser la facture.

Dans la fenêtre qui s’ouvre, confirmez votre souhait d’émettre la facture en choisissant la manière dont vous souhaitez l’envoyer :

  • Laisser Dext envoyer le mail à votre client
  • Télécharger la facture au format PDF et vous charger de l’envoi
  • Garder la facture sur Dext sans l’envoyer

Une fois votre facture finalisée, elle se retrouvera dans votre Boîte de réception. En cliquant dessus, vous retrouverez toutes les informations dans la page de détails avec l’image générée en PDF.

Les différents articles ajoutés sont automatiquement enregistrés comme lignes ventilées avec leur contrepartie respective si vous l’avez paramétrée dans le catalogue.

Créer un devis

Créer un avoir / remboursement

Dupliquer une facture

Les mentions particulières

Dans certains cas, des mentions spéciales s’ajoutent aux mentions obligatoires. Lorsque que vous créez votre facture, Dext vous permet de renseigner ces mentions dans l’encart Notes / Mentions spéciales.

Voici la liste des cas de figure et la mention à ajouter dans cet encart :

Les cas d’exonération de TVALa mention à ajouter
Si vous êtes en autoliquidation dans le cadre du commerce intra-communautaire, vente de biens.“Exonération de TVA, article 262 ter, I du CGI.’’
Si vous êtes en autoliquidation dans le cadre du commerce intra-communautaire, prestation de services“Exonération de TVA, article 283 du CGI.’’
Le vendeur a un régime de franchise de TVA. 
La facture est hors taxe.
“Non assujetti à la TVA article 293B du CGI.’’
Si vous êtes sous-traitant dans le secteur du bâtiment, vous ne déclarez plus la TVA, c’est l’entreprise principale qui la déclare.“Auto-liquidation de la TVA’’
Dans le cadre de ventes hors Union européenne.“TVA non applicable, art 262-1 du CGI.’’

Autres cas de figureLa mention à ajouter
Le vendeur ou prestataire est membre d’un centre de gestion ou d’une association agréée.“Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté.’’
Les artisans ou les micro-entrepreneurs exerçant une activité artisanale pour laquelle une assurance professionnelle est obligatoire.Ajoutez le nom de l’assurance souscrite au titre de l’activité.
Si vous êtes redevable de la TVA sur marge“Article 297 A du CGI et directive communautaire 2006/112/CE’’ + “Régime particulier-Biens d’occasions/objets d’art/Objets de collections ou antiquités”
Si le client produit lui-même la facture à la place du vendeur ou prestataire.“Autofacturation’’
Achat de produits ou d’équipements électroniques ou de meubles.“Eco-participation DEEE”

Les mentions obligatoires

L’outil de création de factures de Dext respecte les normes en vigueur et inclut toutes les mentions obligatoires comme l’identité du vendeur ou du prestataire de services, la date de la vente ou de la prestation de service. La liste complète peut être retrouvée sur gouv.fr. Cela inclut aussi les règles de numérotation des factures et des avoirs. 

Les règles de numérotation des factures et des avoirs

La numérotation des factures et des avoirs est représentée par un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue, sans rupture.

  • Il n’est pas possible d’émettre des factures plus tard, elles doivent être émises au moment de la vente ou de la prestation de service. 
  • Deux factures ne peuvent pas avoir le même numéro. 
  • Si la facture contient plusieurs pages, le numéro de facture apparaîtra sur chaque page.

Dext vous permet d’ajouter un préfixe et vous demandera de définir le premier numéro de facture à partir duquel vous souhaitez commencer pour la première facture.

  • Le numéro de facture ne sera définitif qu’une fois cette facture finalisée. 
  • Il pourra être différent si une autre facture est finalisée entre temps.

La numérotation peut être établie par séries distinctes, avec un système de numérotation propre à chaque série. Cela peut être le cas lorsque :

  • Vous avez plusieurs sites de facturation. 
  • Différentes catégories de clients avec des règles de facturation différentes.
  • En cas de sous-traitance de facturation.

Dans Dext, il suffira de modifier ou ajouter un préfixe depuis la page de la facture en création pour changer votre séquence. Voir section Générer une nouvelle série de factures.

Retirer la mention “Généré par Dext”

Modifier ses informations commerciales