NAVIGUER DANS LES ARCHIVES – Entreprises

L’onglet Archives permet de conserver vos justificatifs à portée de main, et de les retrouver facilement avec les outils de recherche. Vos factures sont archivées pour une durée de 10 ans.

Fonctionnement de l’Archivage

Vous pouvez modifier quand vos factures sont archivées dans Mon Profil >Paramètres Système >Archivage. Nous vous conseillons de mettre en place l’archivage automatique lorsque la pièce est exportée en CSV ou ajoutée en note de frais. 

Pour archiver manuellement une ou plusieurs factures depuis les espaces Achats et Ventes, cochez la case de sélection des factures puis cliquez sur Archiver.

Si vous souhaitez désarchiver une facture, vous pouvez sélectionner la facture concernée dans l’onglet Archives et cliquer sur Désarchiver.

Rechercher des Documents

Chez Dext, nous avons un moteur de recherche avancée qui vous permet de rechercher des pièces selon différents critères.

1. Ouvrez la Boîte de réception ou vos Archives

2. Cliquez en haut à droite sur Avancé dans la barre de recherche

3. Une fenêtre de recherche apparaîtra au milieu de votre écran avec plusieurs options de filtrage comme par exemple chercher par fournisseur, compte de charge ou devise. N’oubliez pas de cliquer sur Appliquer.

Note : Vous pouvez également créer des filtres de recherche en cliquant sur le symbole de filtre à gauche de la recherche avancée

La recherche par mot clé

La recherche avancée permet de chercher des mots clés spécifiques présents parmi l’ensemble des pièces déposées sur un dossier.

La recherche par mot clé s’applique sur :

  • les mots présents sur les documents
  • les mots présents dans l’encart Description sur Dext
  • les mots présents dans l’onglet Note des factures

Comment l’utiliser

  1. Rendez-vous dans le module Achats ou Ventes sur votre dossier
  2. Restez sur la Boîte de réception ou allez dans les Archives
  3. En haut à droite dans la barre de recherche, écrivez directement le mot clé recherché

Note : Un champ Mot clé est visible dans le menu de recherche avancée

Après avoir appuyé sur le bouton Appliquer dans le menu de recherche avancée, Dext recherchera la présence du mot clé au sein des factures, ainsi que dans l’encart Description ou dans l’onglet Note.

Dext affiche ensuite les pièces où le mot clé à été trouvé :

  • Un encart violet entoure le symbole de l’image si le mot clé se situe sur la facture.

Cliquez sur le symbole d’image pour voir la pièce où le mot clé est présent.

  • Le symbole image n’est pas encadré en violet, le mot clé se situe donc dans l’encart Description ou Note