Utilisez la barre de recherche, l’icône Filtrer et l’option Avancée pour trouver des documents spécifiques ou des groupes de documents dans la Boîte de réception ou les Archives. Ces fonctionnalités permettent de localiser et de gérer rapidement des éléments, notamment lors du traitement simultané de documents similaires.
Conseil : Si un document déposé dans Dext n’apparaît pas dans la Boîte de réception Achats ou Ventes, consulter l’Historique des envois.
Filtrer des documents dans la Boîte de réception ou les Archives
Les filtres permettent d’affiner l’affichage afin de visualiser uniquement certains types de documents.
Il est possible de combiner plusieurs filtres pour réduire rapidement une longue liste de résultats.
Appliquer des filtres
Accéder à Achats ou Ventes, puis sélectionner Boîte de réception ou Archives.
Cliquez sur l’icône Filtrer en haut à droite de la page.
Sélectionner une ou plusieurs options de filtre - les filtres peuvent être combinés.
Cliquez sur Appliquer pour mettre à jour l’affichage.
Supprimer des filtres
Cliquez sur le X orange à côté d’un filtre appliqué pour le supprimer individuellement.
Cliquez sur Réinitialiser à côté des filtres actifs ou en bas du panneau des filtres pour supprimer tous les filtres en une seule fois.
Filtres disponibles
Chaque filtre correspond à un état ou une catégorie spécifique de document :
Prêt / À réviser - Documents complets ou nécessitant une révision
Avec TVA / Sans TVA - Présence d’un montant de TVA
Avec compte de TVA / Sans compte de TVA - Compte de TVA défini ou non
Avec compte / Sans compte - Compte comptable attribué ou non
Devise par défaut / Devise étrangère - Devise utilisée
Vu / Non vu - Document consulté ou non
Marqué / Non marqué - Document signalé par un drapeau
Avec note / Sans note - Présence de notes ou commentaires
Fusionné / Non fusionné - Documents regroupés ou non
Avec doublons / Sans doublon - Présence de doublons
Payé / Non payé - Paiement effectué ou en attente
Avec rapprochement / Sans rapprochement - Document rapproché d’une transaction ou non
Imputé automatiquement / Imputé manuellement - Distingue les documents avec un compte de charge affecté automatiquement ou manuellement.
Ajouté à une note de frais / Non ajouté à une note de frais - Document inclus ou non dans une note de frais.
Avec alerte / Sans alerte - Problème d’extraction détecté
Combinez les filtres pour des résultats plus rapides. Par exemple :
Pour trouver des factures non publiées sans TVA : sélectionnez Non publié + Sans TVA.
Pour consulter des documents en devise étrangère prêts à être publiés : utilisez Prêt + Devise étrangère + Non publié.
Utiliser la barre de recherche
La barre de recherche permet d’effectuer une recherche par mot clé dans tous les champs ainsi que dans le texte contenu dans l’image. Un élément peut être retrouvé même si le mot recherché apparaît uniquement dans le fichier téléversé.
Pour faire une recherche :
Saisissez un mot clé dans la barre de recherche.
Appuyer sur la touche Entrée du clavier.
Les résultats s’affichent avec les correspondances surlignées en violet.
La recherche n’a pas besoin d’être exacte. Les mots partiels et les correspondances similaires affichent également des résultats.
Exemple :
Vous avez téléversé un document mentionnant « création de logo » dans la description.
En recherchant « logo », le document est affiché.
Utiliser la Recherche avancée
La Recherche avancée permet d’effectuer une recherche détaillée en combinant plusieurs critères tels que le fournisseur, la date ou le montant.
Ouvrir la Recherche avancée
Cliquez sur Avancée dans la barre de recherche en haut à droite de la page.
Le panneau de Recherche avancée s’ouvre avec tous les filtres disponibles.
Ajoutez un ou plusieurs filtres.
Cliquez sur Appliquer pour afficher les résultats.
Supprimer des filtres de recherche
Cliquez sur le X orange à côté d’un filtre appliqué pour le supprimer individuellement.
Cliquez sur Réinitialiser à côté des filtres actifs ou en bas du panneau pour supprimer tous les filtres.
Astuce : Combinez des filtres, par exemple Fournisseur + Date d’échéance, peut réduire considérablement le temps de recherche lors de la gestion d’un volume important de documents.
Filtres de recherche disponibles
Les filtres suivants peuvent être combinés :
Mot clé - Rechercher un mot ou une expression dans les champs ou dans l’image
Fournisseur - Filtrer par nom de fournisseur
Montant - Définir une plage de montants
Date / Date d’échéance - Filtrer par date de facture ou date d’échéance (raccourcis : 7 derniers jours ou 30 derniers jours)
Date de l’ajout / Date d’export - Filtrer par date d’ajout, publication ou export
N° de facture - Rechercher par numéro
Référence Dext - Rechercher via la référence Dext
Type - Filtrer par type de document (facture, reçu, avoir, etc.)
Code devise - Utile en cas d’utilisation de plusieurs devises
Paiement - Filtrer par moyen de paiement
Envoyé par - Documents envoyés par un membre spécifique de l’équipe
Méthode d’envoi - Application mobile, email, téléversement direct, etc.
Client - Filtrer par client spécifique
Analytique - Filtrer par axe analytique
Compte comptable - Filtrer selon le compte associé
Notes de frais - Documents liés à une note de frais
Un document est introuvable ?
Si un document n’apparaît pas dans la Boîte de réception ou les Archives :
Consulter l’Historique d’envoi - tous les envois, y compris les éléments supprimés ou en doublon, y sont conservés.
Supprimer tous les filtres et termes de recherche, puis relancer la recherche.
Vérifier que l’onglet correct est sélectionné - Achats ou Ventes, puis Boîte de réception ou Archives.