Utilisez la barre de recherche, l’icône Filtrer et l’option Avancée pour trouver des documents spécifiques ou des groupes de documents dans votre Boîte de réception ou vos Archives. Ces fonctionnalités vous permettent de localiser et de gérer rapidement vos éléments, notamment lorsque vous traitez plusieurs documents similaires en même temps.
Conseil : Si un document déposé dans Dext n’apparaît pas dans votre Boîte de réception Achats ou Ventes, consultez l’Historique d’envoi.
Filtrer des documents dans la Boîte de réception ou les Archives
Les filtres permettent d’affiner l’affichage afin de visualiser uniquement certains types de documents dans votre espace.
Vous pouvez combiner plusieurs filtres pour réduire rapidement une longue liste de résultats.
Appliquer des filtres
Accédez à Achats ou Ventes, puis sélectionnez Boîte de réception ou Archives.
Cliquez sur l’icône Filtrer en haut à droite de la page.
Sélectionnez une ou plusieurs options de filtre - les filtres peuvent être combinés.
Cliquez sur Appliquer pour mettre à jour l’affichage.
Supprimer des filtres
Cliquez sur le X orange à côté d’un filtre appliqué pour le supprimer individuellement.
Cliquez sur Réinitialiser à côté des filtres actifs ou en bas du panneau des filtres pour supprimer tous les filtres en une seule fois.
Filtres disponibles
Chaque filtre correspond à un état ou une catégorie spécifique de document :
Prêt / À réviser - Documents complets ou nécessitant une révision
Avec TVA / Sans TVA - Présence d’un montant de TVA
Avec compte de TVA / Sans compte de TVA - Compte de TVA défini ou non
Avec compte / Sans compte - Compte comptable attribué ou non
Devise par défaut / Devise étrangère - Devise utilisée
Vu / Non vu - Document consulté ou non
Marqué / Non marqué - Document signalé par un drapeau
Avec note / Sans note - Présence de notes ou commentaires
Fusionné / Non fusionné - Documents regroupés ou non
Avec doublons / Sans doublon - Présence de doublons
Payé / Non payé - Paiement effectué ou en attente
Avec rapprochement / Sans rapprochement - Document rapproché d’une transaction ou non
Imputé automatiquement / Imputé manuellement - Distingue les documents avec un compte de charge affecté automatiquement ou manuellement
Ajouté à une note de frais / Non ajouté à une note de frais - Document inclus ou non dans une note de frais
Avec alerte / Sans alerte - Problème d’extraction détecté
Combinez les filtres pour obtenir des résultats plus rapidement. Par exemple :
Pour trouver des factures non publiées sans TVA, sélectionnez Non publié + Sans TVA.
Pour consulter des documents en devise étrangère prêts à être publiés, utilisez Prêt + Devise étrangère + Non publié.
Utiliser la barre de recherche
La barre de recherche permet d’effectuer une recherche par mot clé dans tous les champs ainsi que dans le texte contenu dans l’image. Vous pouvez ainsi retrouver un document même si le mot recherché apparaît uniquement dans le fichier téléversé.
Pour faire une recherche :
Saisissez un mot clé dans la barre de recherche.
Appuyez sur la touche Entrée du clavier.
Les résultats s’affichent avec les correspondances surlignées en violet.
La recherche n’a pas besoin d’être exacte. Les mots partiels et les correspondances similaires affichent également des résultats.
Exemple :
Vous avez téléversé un document mentionnant « création de logo » dans la description.
En recherchant « logo », le document est affiché.
Utiliser la Recherche avancée
La Recherche avancée permet d’effectuer une recherche détaillée en combinant plusieurs critères tels que le fournisseur, la date ou le montant afin d’affiner vos résultats.
Ouvrir la Recherche avancée
Cliquez sur Avancée dans la barre de recherche en haut à droite de la page.
Le panneau de Recherche avancée s’ouvre avec tous les filtres disponibles.
Ajoutez un ou plusieurs filtres.
Cliquez sur Appliquer pour afficher les résultats.
Astuce : Combinez des filtres, par exemple Fournisseur + Date d’échéance, pour réduire considérablement le temps de recherche lorsque vous gérez un volume important de documents.
Supprimer des filtres de recherche
Cliquez sur le X orange à côté d’un filtre appliqué pour le supprimer individuellement.
Cliquez sur Réinitialiser à côté des filtres actifs ou en bas du panneau pour supprimer tous les filtres.
Filtres de recherche disponibles
Les filtres suivants peuvent être combinés :
Mot clé - Rechercher un mot ou une expression dans les champs ou dans l’image
Fournisseur - Filtrer par nom de fournisseur
Montant - Définir une plage de montants
Date / Date d’échéance - Filtrer par date de facture ou date d’échéance, avec raccourcis 7 derniers jours ou 30 derniers jours
Date de l’ajout / Date d’export - Filtrer par date d’ajout, publication ou export
N° de facture - Rechercher par numéro
Référence Dext - Rechercher via la référence Dext
Type - Filtrer par type de document facture, reçu, avoir, etc.
Code devise - Utile si vous utilisez plusieurs devises
Paiement - Filtrer par moyen de paiement
Envoyé par - Documents envoyés par un membre spécifique de votre équipe
Méthode d’envoi - Application mobile, email, téléversement direct, etc.
Client - Filtrer par client spécifique
Analytique - Filtrer par axe analytique
Compte comptable - Filtrer selon le compte associé
Notes de frais - Documents liés à une note de frais
Un document est introuvable ?
Si un document n’apparaît pas dans votre Boîte de réception ou vos Archives :
Consultez l’Historique d’envoi - tous les envois, y compris les éléments supprimés ou en doublon, y sont conservés.
Supprimez tous les filtres et termes de recherche, puis relancez la recherche.
Vérifiez que l’onglet correct est sélectionné - Achats ou Ventes, puis Boîte de réception ou Archives.