Suite à un audit du cabinet KPMG en 2022 sur la conformité de Dext aux règles françaises en vigueur, l’archivage des factures, digitales uniquement, sur la solution Dext est conforme à la valeur probante.
- Qu’est-ce qu’une facture digitale ?
- Quelles sont les conditions d’archivage des factures digitales ?
- Comment Dext garantie l’archivage légal ?
- Puis-je jeter mes factures papiers?
Qu’est-ce qu’une facture digitale ?
La solution de Dext est conforme à l’archivage légal des factures digitales. En effet, les conditions d’archivage électronique prévues par la loi française sont remplies par la solution Dext, pour les factures :
- émises dans un format numérique et téléchargées depuis un ordinateur sur le site web de Dext,
- émises au format numérique et envoyées à une adresse électronique dédiée,
- collectées sur les sites web des fournisseurs par le biais de Fino, qui donne à Dext l’accès au site web des fournisseurs,
- collectées directement en se connectant à Dropbox et Paypal.
Ces factures sont des factures créées, transmises, reçues et archivées par voie électronique. En conséquence, ces factures collectées par Dext doivent être considérées comme des factures digitales au sens de l’article 289, IV de la CFE.
Comme nous ne pouvons pas contrôler la nature des factures numérisées sur Dext, nous ne pouvons pas garantir la valeur probante des documents qui ne sont pas de nature électronique.
Quelles sont les conditions d’archivage des factures digitales ?
Les factures électroniques collectées par Dext sont conservées dans leur forme originale, via Amazon web services, pendant une durée minimale de 10 ans couvrant les 6 années requises par l’article L.102 B du FTPC.
Par conséquent, l’archivage de Dext est conforme aux règles françaises de conservation des factures électroniques prévues à l’article L.102 B du FTPC.
Notre prestataire d’hébergement Amazon web services héberge les factures archivées sur Dext sur le sol de l’Union européenne. Par conséquent, la solution de Dext est conforme à la réglementation française en vigueur en matière de factures électroniques prévue à l’article L.102 C du FTPC.
Nous pouvons, sur demande de vos auditeurs ou clients, vous fournir la lettre d’opinion de KPMG appuyant cet article. Pour cela, contactez-nous à l’adresse partenaires@dext.com.
Comment Dext garantie l’archivage légal ?
- Dext permet d’avoir une piste d’audit fiable pour les factures numériques
- Dext ne permet pas de modifier les factures PDF archivées dans Dext
- Dext est ISO 27001, et régulièrement audité sur ses process de sécurisation des données
- Dext horodate chaque action sur chaque facture : date, heure, et utilisateur envoyant, traitant et archivant chaque facture
- Dext est certifiée RGPD
Ainsi, l’archivage est conforme aux règles françaises.
Puis-je jeter mes factures papiers ?
Pour être valeur probante un document doit être assorti :
- d’ un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
- d’une empreinte numérique ;
- d’ une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
- Ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).
–>Dext ne fournit pas ce cachet.
Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.
–> Toutes les opérations liées à la facture sont enregistrées : utilisateur, date, modification.
C’est pourquoi nous vous recommandons à vous, Cabinets d’expertise comptable et clients, de conserver vos factures originales en cas de contrôle fiscal.
Lors d’un contrôle, vous pourrez créer un accès Dext sans droit de publication au contrôleur. Il aura alors accès à l’ensemble de la Boite de réception et de l’Archive.