Le suivi du Temps passé vous offre une visibilité précise sur la manière dont votre équipe utilise Dext au sein de votre cabinet d’expertise comptable.
Il vous aide à comprendre où le temps est investi, à détecter les pics de charge de travail et à identifier des opportunités pour améliorer l’organisation et la productivité du cabinet.
Le Temps passé est calculé à partir de vérifications d’activité effectuées toutes les 30 secondes.
À chaque vérification, le système contrôle s’il y a eu une activité dans Dext au cours des 30 dernières secondes. En l’absence d’activité sur cette période, l’intervalle est considéré comme inactif et n’est pas pris en compte.
Attention : Le suivi du Temps passé est actuellement en version bêta et accessible uniquement aux cabinets d’expertise comptable participant à la phase de test.
À qui s’adresse le suivi du Temps passé ?
Le suivi du Temps passé est conçu pour les associés et responsables souhaitant une meilleure visibilité sur l’activité du cabinet.
Il permet notamment de :
répartir la charge de travail entre collaborateurs
identifier les dossiers clients les plus chronophages
repérer les pics d’activité
appuyer les honoraires sur des données concrètes
Accès à la fonctionnalité
L’accès au suivi du Temps passé est soumis aux conditions suivantes :
Le cabinet doit disposer d’un abonnement Premium.
La fonctionnalité est réservée aux Administrateurs et aux Chefs d’équipe.
Comment accéder au Suivi du temps passé ?
Pour ouvrir le tableau de bord :
Accédez à Tableau de bord.
Sélectionnez Temps passé.
La page Temps passé regroupe quatre indicateurs permettant d’analyser la répartition du temps au sein du cabinet :
Temps passé sur Dext
Tendances
Temps passé par dossier client
Activité des collaborateurs
Chaque indicateur présente les informations clés pour la période sélectionnée.
Selon l’indicateur :
vous pouvez accéder à une vue détaillée en cliquant sur Voir le détail ;
pour certains indicateurs, vous pouvez ensuite ouvrir une page individuelle dédiée à un dossier client ou à un collaborateur.
Comment utiliser les filtres ?
Les filtres s’appliquent à l’ensemble des indicateurs, aux vues détaillées ainsi qu’aux pages individuelles de dossiers clients et de collaborateurs.
Pour appliquer des filtres :
Sélectionnez l’icône Filtrer en haut à droite.
Choisissez vos critères.
Sélectionnez Appliquer.
Vous pouvez affiner les données selon :
Date (plage personnalisée, 7 derniers jours, 30 derniers jours)
Tenue du dossier (Cabinet ou Client)
Fréquence de saisie/tenue
Responsables du dossier
Équipes
Bureaux
Rôle
Sélectionnez Réinitialiser pour supprimer l’ensemble des filtres.
Indicateurs disponibles
Les sections suivantes détaillent le fonctionnement de chaque indicateur du tableau de bord Temps passé.
Dans les vues détaillées, vous pouvez passer d’un indicateur à l’autre grâce à la liste déroulante située en haut de la page, sans revenir au tableau de bord principal.
Temps passé sur Dext
L’indicateur Temps passé sur Dext donne une vision globale du temps passé sur la plateforme.
Vue principale
La vue principale affiche :
Temps total (mois dernier)
Moyenne par collaborateur
Équipes et bureaux les plus actifs
Répartition par rôle
Cette vue permet d’avoir un aperçu immédiat de l’activité du cabinet. Cliquez sur Voir le détail pour afficher les informations complètes.
Vue détaillée
La vue détaillée comprend :
Temps total par jour (jusqu’à 30 jours maximum)
Temps passé sur Dext par équipe
Temps passé sur Dext par bureau
Elle permet d’observer l’évolution quotidienne et la répartition de l’activité.
Tendances
L’indicateur Tendances affiche une carte de chaleur montrant le temps quotidien passé par votre équipe sur Dext au cours des 6 derniers mois.
L’intensité des couleurs varie selon le volume d’activité, avec une légende Min / Max pour faciliter la lecture.
Vous pouvez inclure ou exclure les week-ends afin d’adapter l’affichage.
Cette vue permet de repérer les variations d’activité et les périodes de charge.
Temps passé par dossier client
L’indicateur Temps passé par dossier client permet d’identifier les dossiers clients les plus ou les moins consommateurs de temps.
Vue principale
La vue principale met en avant les cinq dossiers clients selon :
Activité la plus élevée
Activité la plus faible
Cliquez sur Voir le détail pour afficher les informations complètes.
Vue détaillée
La vue détaillée comprend :
Un graphique linéaire affichant le temps quotidien passé sur Dext au cours du dernier mois. En survolant un point du graphique, vous pouvez consulter le temps enregistré pour une date précise.
Un tableau listant les dossiers clients, avec les colonnes suivantes :
Client
Code cabinet
Temps passé sur le dossier
Jours d’activité
Utilisateurs actifs
Fréquence de tenue
Depuis ce tableau, vous pouvez sélectionner un dossier client pour accéder à son détail individuel.
Détail d’un dossier client
La page individuelle d’un dossier client affiche :
Une carte de chaleur annuelle intitulée Activité des collaborateurs, avec la possibilité d’inclure ou non les week-ends et une légende Min / Max.
Le temps passé par jour sur les 7 derniers jours.
Le filtre de période général n’affecte pas ces données.Le temps total passé par les collaborateurs.
Un tableau récapitulatif indiquant :
Collaborateur
Temps passé sur Dext
Jours d’activité
Cette page permet de visualiser la contribution des collaborateurs sur un dossier client spécifique.
Activité des collaborateurs
L’indicateur Activité des collaborateurs permet de visualiser la répartition du temps passé sur Dext par collaborateur. Il soutient l’organisation du travail au sein du cabinet et ne constitue pas un outil d’évaluation de performance.
Vue principale
Dans la vue principale, vous pouvez basculer entre Le plus actif et Le moins actif.
La section affiche un graphique en barres représentant les cinq collaborateurs les plus actifs ou les moins actifs selon le volume de Temps passé sur Dext pour la période sélectionnée. Chaque barre correspond à un collaborateur et indique le temps total passé sur la plateforme.
Sélectionnez Voir le détail pour accéder à la liste complète des collaborateurs.
Vue détaillée
La vue détaillée affiche un tableau listant l’ensemble des collaborateurs correspondant aux filtres appliqués.
Les collaborateurs sont classés par volume de Temps passé sur Dext, du plus élevé au plus faible.
Le tableau comprend les colonnes suivantes :
Collaborateur
Rôle
Temps passé sur Dext
Jours d’activité
Dossiers clients traités
Depuis cette page, vous pouvez sélectionner un collaborateur pour accéder à sa page individuelle et analyser son activité en détail.
Détail d’un collaborateur
La page individuelle d’un collaborateur affiche :
Une carte de chaleur annuelle représentant l’activité par client, avec une légende Min / Max et la possibilité d’inclure ou non les week-ends.
Le temps passé par client.
Un Suivi par heure permettant de visualiser la répartition de l’activité dans la journée, avec l’option Afficher 24 heures.
Un tableau récapitulatif présentant le client, le temps passé sur Dext et les jours d’activité.
Cette page permet de mieux comprendre la répartition du travail d’un collaborateur sur ses dossiers clients.