Lorsqu’un document provenant d’un nouveau fournisseur est soumis dans Dext, le système détecte automatiquement le nom du fournisseur et crée une fiche fournisseur correspondante. Votre liste de fournisseurs s’enrichit ainsi automatiquement au fil des documents traités.
Cependant, il peut arriver que le fournisseur :
soit créé plusieurs fois, avec des variantes de nom (par exemple « EDF » et « Électricité de France ») ;
existe à la fois sous un nom commercial et un nom légal ;
ait été créé par erreur ou ne soit plus utilisé.
Dans ces cas-là, vous pouvez facilement créer ou supprimer des fournisseurs, fusionner des doublons ou gérer des alias afin de garder une liste de fournisseurs propre.
Créer un nouveau fournisseur
Si le fournisseur correct n’apparaît pas dans la liste, vous pouvez le créer directement depuis la page Détails d’un document
Ajouter un fournisseur depuis un document
Ouvrez la page Détails de la facture.
Cliquez sur le champ Fournisseur et recherchez le fournisseur.
S’il n’apparaît pas, saisissez le nom du fournisseur dans le champ Fournisseur, puis cliquez sur + Ajouter “nom du fournisseur” pour le créer.
Si vous êtes connecté à un logiciel comptable
Si un document est publié avec un fournisseur créé dans Dext qui n’existe pas encore dans votre logiciel comptable, ce fournisseur est automatiquement créé dans le logiciel comptable lors de la publication.
Vous pouvez choisir d’être averti avant cette création :
Allez dans Paramètres du dossier > Connexions.
Cliquez sur Gérer à côté de votre logiciel comptable.
Sélectionnez Paramètres.
Activez l’option Me prévenir lorsqu'un nouveau fournisseur est créé dans la section Informations générales.
Fusionner des fournisseurs en double
La fusion de fournisseurs permet de regrouper plusieurs fiches correspondant au même fournisseur en une seule. Cette action est utile lorsque le même fournisseur a été créé plusieurs fois à la suite d’une extraction automatique ou avec des variantes de nom.
Pour fusionner des fournisseurs :
Allez dans Achats > Liste des fournisseurs.
Utilisez la barre de recherche ou cliquez sur Rechercher les doublons.
Cochez les cases des fournisseurs à fusionner.
Cliquez sur Fusionner en haut de la page.
5. Sélectionnez le fournisseur à conserver, puis cliquez sur Fusionner.
Important : La fusion des fournisseurs est irréversible. Si vous êtes connecté à un logiciel comptable, assurez-vous de fusionner les fournisseurs dans celui-ci également.
Supprimer un fournisseur
Vous pouvez supprimer les fournisseurs qui existent uniquement dans Dext.
Pour supprimer un fournisseur :
Allez dans Achats > Liste des fournisseurs.
Cochez la case à côté du nom du fournisseur.
Cliquez sur Supprimer en haut de la page.
Important :
Si le fournisseur existe également dans votre logiciel comptable, supprimez-le d’abord dans celui-ci. Sinon, il se resynchronisera automatiquement dans Dext.
Une fois le fournisseur supprimé, son nom est retiré des documents associés et le champ Fournisseur devient vide.
Utiliser des alias de fournisseurs
Avec le temps, différentes variantes d’un même fournisseur peuvent apparaître (par exemple « EDF » et « Électricité de France »). Les alias de fournisseurs permettent de regrouper ces variantes sous un fournisseur principal.
Lorsqu’un document correspond à un alias, Dext l’assigne automatiquement au fournisseur principal.
Ajouter un alias depuis la page Détails de la facture
Depuis la page Détails de la facture, si Dext détecte qu’un nom de fournisseur est un alias potentiel d’un fournisseur existant, un message de confirmation s’affiche dans le champ Fournisseur.
Cliquez sur Oui, ce sont les mêmes pour confirmer.
Le nom détecté est alors ajouté comme alias, et les nouveaux documents correspondants seront automatiquement attribués au fournisseur principal.
Ajouter un alias depuis la Liste des fournisseurs
Allez dans Achats > Liste des fournisseurs
Cliquez sur le nom du fournisseur.
Faites défiler jusqu’à la section Alias.
Saisissez le nom de l’alias et cliquez sur Ajouter.
5. Sur l’écran suivant, cliquez sur Ajouter pour confirmer.
Supprimer un alias
Pour supprimer un alias :
Allez dans Achats > Liste des fournisseurs.
Cliquez sur le nom du fournisseur.
Dans la section Alias, cliquez sur l’icône de suppression à côté de l’alias.
Lors de la suppression, vous pouvez choisir de transformer l’alias en nouveau fournisseur si nécessaire.
Note : La suppression d’un alias n’affecte pas les documents déjà traités, qui restent associés au fournisseur d’origine. Si vous créez un nouveau fournisseur à partir de l’alias, il sera utilisé uniquement pour les nouveaux documents soumis.