Après avoir créé votre compte Dext, vous allez créer les accès pour les collaborateurs du cabinet, et ce à partir du dossier du cabinet, dans l'espace Mon équipe.
Après avoir invité les membres de votre équipe, le premier dossier client pourra être ajouté à partir de l'onglet Mes clients.
Vous allez pouvoir ensuite procéder au paramétrage initial qui consiste en l'import du plan comptable sur le dossier. La méthode varie selon le logiciel de production. mais cela comprend :
L'import des comptes généraux
L'import de vos listes fournisseurs et clients
Ensuite, vous pourrez commencer à déposer des factures d'achats / de ventes. Le bouton Ajouter des documents permet d'ouvrir un volet avec plusieurs options de dépôt :
L'import depuis l'ordinateur : le mode le plus courant avec le découpage automatique
L'application mobile : parfait pour les factures papier et autres petits tickets
L'adresse e-mail dédiée : adresse générée automatiquement, vers laquelle vous pouvez transférer des pièces jointes par mail
Les connecteurs marchands : pour récupérer automatiquement les factures d'un ou plusieurs fournisseurs récurrents
Après avoir déposé vos pièces, Dext s'occupe de reconnaître les caractères des factures dans l'onglet En cours.
Une fois l'extraction terminée, vous retrouvez les pièces dans la boîte de réception.
Pour traiter une facture, cliquez sur une des lignes. Vous arrivez dans le détail de la facture.
Grâce à l'extraction, Dext saisit automatiquement les données suivantes :
Le type de document
La date
La date d'échéance
Le n° de la facture
Les montants TTC, HT, TVA
Le libellé du fournisseur (ou celui du client)
Note :
La reconnaissance du libellé est centrale dans l'automatisation.
À partir de ce libellé de fournisseur reconnu, Dext regarde dans la liste pour retrouver un nom correspondant. Si le fournisseur existe déjà dans votre plan comptable, Dext imputera automatiquement le compte fournisseur qui lui est lié. S'il n'existe pas, vous pourrez saisir le compte tiers à imputer pour ce fournisseur et Dext s'en souviendra pour les prochaines factures.
Le reste du traitement se fait grâce à des règles d'affectation. Chaque fournisseur a sa propre fiche avec ses paramètres de traitement spécifique, comme ci-dessous :
Par défaut, s'il n'y a pas de règle préétablie, Dext suggère un compte de charges / produits
Même si Dext vous propose le bon compte, il est toujours important de créer une règle, ce qui vous assure le bon traitement automatique pour les prochaines factures de ce fournisseur. Idem pour les ventes !
Après avoir créé la règle d'automatisation, marquez la facture comme étant prête en haut à gauche, afin de différencier les factures déjà traitées de celles en attente de traitement. Vous pouvez ensuite continuer à traiter le reste des pièces. Si vous êtes en intégration, la facture devient Prête toute seule une fois que les champs ont été saisis.
Pour récupérer les écritures avec les images, vous pouvez vous rendre dans l'onglet Prêt et exporter les données avec le format adapté à votre logiciel comptable.
Les pièces seront ensuite conservées dans l'onglet Archives pour être conservées.