Importer des factures de Google Drive dans Dext avec Zapier
Zapier connecter à Dext vous permet d’automatiser des séries d’actions avec des logiciels externes comme Google Drive pour importer des factures dans Dext.
Note : Vous avez la possibilité de faire jusqu’à 5 Zaps avec la version gratuite de Zapier, au-delà il vous faudra souscrire à une offre.
2. Lancez la création d’un Zap
Depuis le dashboard vous pouvez lancer la création d’un Zap directement.
Sélectionnez Google Drive en premier, car le Zap se déclenchera de Google Drive vers Dext lorsqu’une nouvelle facture est ajoutée dans Google Drive. Puis sélectionnez Dext comme application à connecter avec Google Drive.
3. Ajoutez le déclencheur et l’action
Déclencheur (‘When this happen’): Ici, le déclencheur est l’ajout d’une nouvelle facture dans Drive :
New file : si le compte Google Drive contient uniquement des factures à importer.
New file in folder : si votre compte Google Drive ne contient pas seulement des factures et donc vous avez un dossier spécialement pour les factures à importer dans Dext. Ainsi, vous souhaitez connecter exclusivement ce dossier via Zapier.
Action (Then do this): ici, l’action est d’envoyer une facture dans Dext :
Submit receipts : sélectionnez celui-ci pour les factures d’achats.
Submit sales invoices : sélectionnez celui-ci pour les factures de ventes.
Vous ne pouvez pas sélectionner les deux actions. Créez un Zap unique pour les factures d’achats et un autre pour les factures de ventes (en séparant bien les factures dans des dossiers respectifs).
Ensuite cliquez sur Try it pour configurer les accès aux comptes et tester le déclencheur et l’action.
4. Configurer le déclencheur
Les étapes nécessaires au bon fonctionnement du Zap sont listées sur la partie droite de l’outil.
Commencez par connecter le compte Google Drive qui sera utilisé en cliquant sur Sign in puis Continue.
Ensuite, sélectionnez le dossier dans Drive à connecter si vous avez sélectionné le déclencheur New file in folder, comme c’est le cas dans cet exemple.
Enfin, il est proposé de tester le déclencheur (trigger) pour s’assurer que cela fonctionne bien.
En testant, Zapier repère bien 3 documents qui sont les 3 factures mis dans le dossier pour cet exemple.
5. Configurer l’action
De la même manière, connectez votre compte Dext à Zapier
Note : Une autorisation d’accès vous sera demandé, cliquez sur Allow.
Une fois connecté, passez à l’étape Action. Pour toutes actions, Zapier demande de préciser les ‘champs’ à envoyer à partir des informations détectées.
Ici, l’action Submit Receipts a été choisie, donc Zapier a besoin qu’on lui indique quel est le champ Photo qui correspond au document parmi toutes les informations détectées. Sélectionnez dans la liste le champ File: (Existes but not shown) qui correspond au document dans son entièreté.
Ensuite, pour les comptes Dext cabinets, sélectionnez le dossier client sous Client filter dans lequel vous souhaitez importer les factures.
Maintenant, testez l’action pour vous s’assurer de bien recevoir les factures. Tester suppose que Zapier envoie une facture dans Dext, un message informatif sera affiché :
Cliquez sur Testaction. Zapier indique si le test a bien fonctionné et les informations liées au document. Ici, nous avons envoyé l’image du document donc une seule information est détectée : L’ Id qui correspond au numéro de la pièce.
Dans Dext, une nouvelle facture a été ajoutée dans le dossier client correspond !
En cliquant dans le détail de la facture, vous retrouverez le numéro de la pièce qui correspond bien à l’Id du document envoyé pour le test. Le Zap fonctionne ! Vous n’avez plus qu’à l’activer en cliquant sur Publish.
