Sur Dext, vous pouvez facilement déposer vos factures d’achats et de ventes avec plusieurs méthodes adaptées au format des documents. Choisissez la ou les méthodes les plus adaptées à votre manière de fonctionner au quotidien.
- Déposer les fichiers votre ordinateur
- Prendre en photo les petits tickets avec l’appli mobile
- Transférer les pièces jointes avec l’adresse e-mail dédiée
- Récupérez automatiquement les factures fournisseurs avec les connecteurs marchands
Déposer les fichiers votre ordinateur
À partir de la plateforme web, sur votre dossier, il suffit de cliquer sur le bouton ‘Ajouter des documents’ en haut de l’écran, puis sélectionner ‘Achats’ ou ‘Ventes’ en haut du volet.
Dext propose 3 modes de découpe en fonction du contenu du document que vous souhaitez déposer :
- Une facture par fichier : pour un ou plusieurs fichiers, contenant une facture chacun, qu’elle fasse une ou plusieurs pages de long.
- Une facture par page : pour un ou plusieurs fichiers, contenant plusieurs factures monopages. Chaque page du PDF doit être une facture différente. Dext fera une découpe mécanique page à page.
- Découpage automatique : pour tous les fichiers PDF où il y a plusieurs factures à l’intérieur, de longueur variante. Dext s’occupe de découper automatiquement les pièces au bon endroit en comprenant quand une facture débute et quand elle s’arrête dans le document.
Après avoir choisi le mode adapté, glissez directement les fichiers dans l’encart vert prévu à cet effet ou sélectionnez-les dans votre répertoire local.
Prendre en photo les petits tickets avec l’appli mobile
Installez l’application depuis votre iPhone / Android et connectez-vous avec vos identifiants Dext. Tapez sur le bouton vert + en bas de votre écran pour rentrer dans l’appareil photo.
3 modes de prise en photo des factures sont proposés :
- Simple/Unique : pour prendre en photo une facture en un seul cliché
- Multiple : pour prendre en photo jusqu’à 50 factures à la suite
- Multipage : pour prendre en photo une facture de plusieurs pages, qui nécessite donc plusieurs clichés
Après avoir pris les documents en photo, cliquez sur ‘Envoyer’ et rajoutez optionnellement un message qui apparaîtra dans la description sur Dext.
Transférer les pièces jointes avec l’adresse e-mail dédiée
L’adresse mail dédiée Dext est une adresse générée automatiquement lors de la création de votre compte. Elle permet de recevoir des factures en pièces jointes directement dans Dext via les e-mails.
Récupérez l’adresse e-mail dédiée à votre structure en allant dans les ‘Paramètres utilisateur’ depuis la plateforme web, en cliquant sur votre nom en haut à droite. Copiez-les depuis la section ‘E-mail d’envoi’. Vous pouvez également récupérer cette adresse depuis l’appli mobile dans les paramètres.
Pour envoyer des documents avec une seule facture par fichier :
- nom@dext.cc : pour les achats
- nom+ventes@dext.cc : pour les ventes
Les factures peuvent être soit intégrées dans le corps de l’e-mail, soit en pièces jointes.
Récupérez automatiquement les factures fournisseurs avec les connecteurs marchands
Récupérer des factures via les connecteurs permet à Dext de télécharger automatiquement les factures d’achats depuis les sites fournisseurs, sans que vous ayez besoin d’intervenir.
1. La mise en place d’un connecteur marchand se fait depuis la plateforme web.
2. Cliquez en bas à droite de l’écran sur ‘Paramètres du dossier’ puis sur la section ‘Connexions’.
3. À l’encart ‘Connecteurs Achats’, cliquez sur ‘Se connecter’ puis cherchez dans la liste le fournisseur auquel vous souhaitez vous connecter.
4. Renseignez vos identifiants du site du fournisseur (pas ceux de Dext !) et choisissez si vous souhaitez récupérer l’historique complet des factures ou si vous souhaitez récupérez les factures depuis une certaine date.
La vérification des accréditations peut prendre du temps et peut inclure une vérification par code de sécurité en cas de double authentification mise en place chez le fournisseur.