DÉPOSER LES FACTURES SUR DEXT (Cabinets)

Sur Dext, vous pouvez facilement déposer vos factures d’achats et de ventes avec plusieurs méthodes adaptées au format des documents. Choisissez la ou les méthodes les plus adaptées à votre manière de fonctionner.

Depuis votre ordinateur

À partir de la plateforme web, il suffit de cliquer sur le bouton Ajouter des documents en haut à droite.

Choisissez l’onglet Achats ou Ventes

Sélectionnez le mode adapté au document :

  • Une facture par fichier : pour tous les fichiers de factures uniques.
    Cela peut être un petit ticket ou une facture au format A4 qui s’étale sur plusieurs pages, l’important est qu’il n’y ait qu’une facture dans ce fichier, peu importe la longueur.
  • Une facture par page : pour tous les fichiers PDF regroupant des factures uniquement monopages
  • Découpage automatique : pour tous les fichiers PDF où il y a plusieurs factures à l’intérieur.
    Dext s’occupe de découper automatiquement les pièces au bon endroit en comprenant quand une facture débute et quand elle s’arrête dans le document.

Le découpage automatique ne fonctionne qu’avec les factures d’achats et ne fonctionne pas s’il y a plusieurs factures sur une même page. Par exemple si votre client a l’habitude de coller plusieurs petits tickets sur une feuille A4, ça ne marchera pas.

Ensuite, glissez directement les fichiers dans l’encart vert prévu à cet effet ou sélectionnez-les dans votre répertoire local.

Depuis l’application mobile

Téléchargeable gratuitement depuis iOS ou Android, installez l’app puis connectez-vous grâce à vos identifiants Dext.

Accédez au dossier concerné et tapez sur le bouton vert + en bas de votre écran pour rentrer dans l’appareil photo Dext.

Dext propose 3 modes de prise des factures :

  • Simple/Unique : pour prendre en photo une facture en un seul cliché
  • Multiple : pour prendre en photo jusqu’à 50 factures à la suite
    Super pratique pour enchaîner les petits tickets à prendre en rafale
  • Multipage : pour prendre en photo une facture de plusieurs pages, qui nécessite donc plusieurs clichés

Note : Vous pouvez passer de l’espace Achats à Ventes et inversement directement depuis l’appareil photo en utilisant le menu déroulant en bas à droite, avant de prendre la photo.

Après avoir pris la facture en photo, vous pouvez laisser un message qui apparaîtra dans l’encart Description sur Dext. Cliquez sur Envoyer lorsque vous êtes prêt.

Une fois envoyée, la facture sera affichée dans la boîte de réception correspondante, prête à être révisée. Elle sera aussi visible sur la version web de Dext.

Avec l’adresse e-mail dédiée

Une adresse e-mail dédiée est une adresse mail de dépôt générée automatiquement qui permet de récupérer par email une ou plusieurs factures.

Chaque dossier Dext a des adresses email distinctes finissant par @dext.cc. Récupérez-les dans le volet Ajouter des documents depuis le web ou dans l’onglet Paramètres de l’appli mobile.

Vous pouvez modifier ces adresses à partir de la version web, dans Profil > Mes détails utilisateur.

Lorsque vous ajoutez un nouvel utilisateur à un dossier Dext, des nouvelles adresses e-mail sont créées spécifiquement pour cet utilisateur. 

Transférer un mail contenant des factures à l’une de ces adresses enverra automatiquement ces factures à Dext pour extraction. Une fois les données extraites, chaque facture sera affichée dans la boîte de réception des achats ou des ventes !

✅ Pour envoyer un ou plusieurs documents contenant une seule facture chacun : 

  • nom@dext.cc : pour les achats
  • nom+ventes@dext.cc : pour les ventes

✅ Pour envoyer un ou plusieurs documents contenant plusieurs factures chacun : 

  • nom@multiple.dext.cc : pour les achats
  • nom+ventes@multiple.dext.cc : pour les ventes

Note : Les factures peuvent être soit intégrées dans le corps de l’e-mail, soit en pièces jointes.

Vous pourrez consulter depuis Dext le corps de l’email dans le détail de la facture, dans l’onglet Email

Grâce aux connecteurs marchands

Récupérer des factures via les connecteurs permet à Dext de télécharger automatiquement les factures d’achats depuis les sites fournisseurs sans que vous ayez besoin d’intervenir. Une fois tous les 7 jours, Dext vérifie si de nouvelles factures sont disponibles sur les sites connectés et récupère toute nouvelle facture. Vous les retrouverez extraites dans votre boîte de réception Achats.

Mettre en place un connecteur est possible que depuis la version web, en allant dans l’onglet Connexions du menu latéral. Vous pouvez ajouter et gérer toutes les connexions aux sites fournisseurs depuis cet espace.

Cliquez sur Ajouter une connexion pour accéder à la lise des connecteurs disponibles et utilisez la barre de recherche.

Une fois le fournisseur choisi, cliquez sur Connecter puis suivez la procédure de connexion. Vous pouvez indiquer à Dext de récupérer un historique de factures à cet instant.

La vérification des accréditations peut prendre du temps. Si un message apparaît expliquant que la connexion sera plus longue que prévu, cliquez sur Terminer en arrière-plan.

Une fois les identifiants vérifiés, un code de validation peut être demandé lorsque le fournisseur fait appel à l’authentification à deux facteurs. Ce code peut être envoyé à l’email ou au numéro de téléphone rattaché au compte fournisseur.

Le nombre de factures totales récupérées avec la date de la dernière collecte seront affichés pour vous donner une visibilité complète.

Les pièces ne remontent pas dans Dext ?

  • Vérifiez la date de la dernière connexion au compte, la connexion peut être à réactualiser. 
  • Vérifiez l’url du site fournisseur que vous avez sélectionné pour la connexion afin de vous assurer d’avoir différencié l’accès à un compte professionnel ou personnel. En effet, le portail d’accès peut différer pour un même fournisseur.
  • Si le problème technique persiste, merci de contacter notre support.

Les formats acceptés