Même si un document est déposé plusieurs fois sous différents formats, Dext est en mesure d’identifier les doublons.
Dext analyse toutes les nouvelles pièces déposées en les comparant avec les pièces déjà présentes sur le compte. Notre système compare :
- Pour les factures
- le numéro de la facture
- le montant de la facture
- le fournisseur reconnu
- Pour les reçus
- le montant du reçu
- le fournisseur reconnu
- la date sur le reçu
- l’utilisateur ayant déposé la pièce
Derrière, quand un doublon est reconnu, c’est à dire lorsque les informations extraites sont identiques à un document déjà déposé sur le compte, Dext traite le doublon selon le mode de gestion choisi :
- La validation automatique (par défaut)
- La vérification manuelle
Fonctionnement par défaut en validation automatique
La validation automatique des doublons est le mode appliqué par défaut lorsque vous créez le dossier Dext. Cela signifie que lorsqu’un doublon est reconnu par Dext, il est immédiatement supprimé.
Vous pouvez retrouver les pièces supprimées en allant dans Profil > Historique d’envoi, en vous aidant de la recherche avancée.
Ce mode est pratique, cependant si vous souhaitez plus de contrôle et de vérification, optez pour le second choix ci-dessous.
Fonctionnement avec la vérification manuelle
La vérification manuelle des doublons ne peut pas être faite par un Utilisateur standard.
Avec la vérification manuelle, Dext ne supprime pas systématiquement les doublons reconnus après extraction.
1. Le doublon détecté est visible dans la boîte de réception grâce à une pastille orange.
2. Un encart plus important est visible depuis le détail de la facture, comme ci-dessous :
3. En cliquant sur Vérifier les doublons, une fenêtre supplémentaire s’ouvre et juxtapose la pièce déjà présente sur Dext avec le doublon reconnu.
4. En bas de la fenêtre, c’est à vous d’indiquer à Dext s’il faut considérer la pièce arrivante comme un doublon ou non.
